16.12.2019

Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Podróż służbowa z reguły wiąże się dla pracownika z ponoszeniem kosztów, których nie musi ponosić, gdy wykonuje pracę w stałym miejscu pracy. Dlatego też przepisy nakazują pracodawcom „rekompensować” pracownikom koszty i inne „niedogodności” podróży. Tych dodatkowych świadczeń pracodawca nie wypłaca w przypadku oddelegowania (odesłania).

Jedynym kryterium różniącym podróż służbową od odesłania jest ustalenie, czy wyjazd pracownika oznacza wykonywanie pracy poza miejscem pracy, czy też pracownik będzie wykonywał pracę w miejscu bądź na terytorium wskazanym jako miejsce pracy.

Pozornie to kryterium dość łatwe do zweryfikowania. Problemem jest jednak to, że przepisy dopuszczają pewną elastyczność w określaniu miejsca pracy. Nie zawsze musi to być miejsce ściśle zdefiniowane, np. adres siedziby pracodawcy. Dopuszcza się określanie miejsca pracy w sposób terytorialny, np. teren powiatu, województwa. W związku z tym pojawia się pytanie: jak duże terytorium może być miejscem pracy?

Odpowiedź nie jest jednoznaczna, ale inspekcja pracy radzi kierować się kryterium czasu i rodzaju pracy. Oznacza to, że miejsce pracy powinno być tak określone, by pracownik w ramach umówionego czasu i rodzaju pracy miał możliwość wykonywania pracy, na którą się umówił. Przejazdy po terytorium wskazanym jako miejsce pracy nie powinny się generalnie odbywać kosztem czasu pracy.

Przykład

Pan Janusz jest pracownikiem firmy zajmującej się montażem i demontażem rusztowań na budowach. W umowie o pracę wskazano, że jego miejscem pracy są „budowy prowadzone przez pracodawcę na terenie Polski”. W efekcie pan Janusz z 40 godzin tygodniowego czasu pracy średnio 10 godzin spędza, podróżując pomiędzy miejscami pracy.

Taka okoliczność dla inspekcji pracy może oznaczać, że jedynym powodem, dla którego pracodawca określił miejsce pracy tak szeroko, była chęć uniknięcia ponoszenia kosztów diet i innych świadczeń związanych z podróżami służbowymi.

Kwestia zdefiniowania „miejsca pracy” i co za tym idzie – ustalenia, czy pracownik był, czy nie był w podróży służbowej, jest kontrowersyjna i trudno jest rozstrzygnąć jednoznacznie sytuację pracownika we wszystkich przypadkach. Problemem jest także to, że różne instytucje, które mogą kontrolować przedsiębiorców, różnie na to zagadnienie patrzą. Inspekcja pracy, stojąc po stronie pracownika, często twierdzi, że wyjazd, który pracodawca potraktował jako odesłanie, faktycznie był podróżą służbową, a więc pracodawca powinien wypłacić pracownikowi należne świadczenia z tego tytułu.

Z drugiej strony organy podatkowe czy ZUS zazwyczaj patrzą na tę kwestię odwrotnie i wyjazd, który pracodawca potraktował jako podróż służbową, próbują uznać za odesłanie twierdząc, że wypłacone diety i inne świadczenia powinny zostać opodatkowane i oskładkowane. Pewnym argumentem w sporach z fiskusem czy ZUS może być stanowisko, które podzielają sądy administracyjne:

„(…) organy podatkowe i ZUS nie są instytucjami uprawnionymi do interpretowania przepisów prawa pracy, takie kompetencje posiada inspekcja pracy”.

Przepisy nie określają również, jak długo może trwać podróż służbowa. Pomocny w rozstrzygnięciu tej kwestii jest art. 42 § 4 Kodeksu pracy:

„Wypowiedzenie dotychczasowych warunków pracy lub płacy nie jest wymagane w razie powierzenia pracownikowi, w przypadkach uzasadnionych potrzebami pracodawcy, innej pracy niż określona w umowie o pracę na okres nieprzekraczający 3 miesięcy w roku kalendarzowym, jeżeli nie powoduje to obniżenia wynagrodzenia i odpowiada kwalifikacjom pracownika”.

Z przepisu wynika, że zmiana warunków pracy, która trwałaby dłużej niż 3 miesiące w roku, nakłada na pracodawcę obowiązek złożenia wypowiedzenia zmieniającego warunki pracy.

Ponieważ zmiana miejsca pracy jest z pewnością zmianą warunków pracy, to w sytuacji, gdy wyjazd pracownika miałby trwać dłużej niż 3 miesiące, należałoby zaproponować pracownikowi zmianę warunków pracy przez wskazanie nowego miejsca pracy.

Najczęściej taka zmiana miejsca pracy jest czasowa, dlatego strony zawierają aneks do umowy o pracę, w którym na czas określony zmienia się pracownikowi miejsce pracy.

W takim przypadku nie będziemy już mieli do czynienia z podróżą służbową, a z odesłaniem.

Mariusz Makowski

Autor będzie wkrótce w Warszawie prowadził szkolenie: Delegowanie pracowników za granicę - jak przygotować się do rewolucyjnych zmian, na które zapraszamy naszych Czytelników.