Czy wynajem mieszkania może być kosztem podatkowym?

Czy osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą może traktować koszty najmu mieszkania lub domu w całości jako koszty uzyskania przychodu? Czy może będzie to jednak wydatek o charakterze osobistym, który kosztem być nie może?

Odpowiedź na tak postawione pytanie była przedmiotem interpretacji Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 28 kwietnia 2017 r., nr 0112-KDIL3-3.4011.27.2017.2.DS. Z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego wynikało, że podatnik – przedsiębiorca, osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą zamierza wykonywać część swojej działalności gospodarczej poza dotychczasowym miejscem wykonywania swojej działalności i zamieszkania. Z tego względu przedsiębiorca zamierza wynająć mieszkanie lub dom w innej miejscowości i mieszkać tam w trakcie trwania współpracy gospodarczej z usługobiorcą usług. Koszty najmu mają zawierać koszty opłaty najmu płacone wynajmującemu na podstawie umowy najmu oraz opłaty eksploatacyjne.

Czym są koszty uzyskania przychodów?

Odpowiadając na pytanie podatnika, Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w pierwszej kolejności zwrócił uwagę, że zgodnie z przepisem art. 22 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. Dz.U. z 2016 r., poz. 2032 z późn. zm.) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. Podkreślił, że przyjmuje się, że kosztami uzyskania przychodów prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej są wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z tą działalnością, których celem jest osiągnięcie przychodów bądź też zabezpieczenie lub zachowanie tego źródła przychodów, o ile w myśl przepisów ww. ustawy nie podlegają wyłączeniu z tych kosztów. Przy czym związek przyczynowy między poniesieniem wydatku a osiągnięciem przychodu bądź zachowaniem lub zabezpieczeniem jego źródła należy oceniać indywidualnie w stosunku do każdego wydatku. Z oceny tego związku powinno wynikać, że poniesiony wydatek obiektywnie może przyczynić się do osiągnięcia przychodu bądź służyć zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów.

Wydatek osobisty nie może być kosztem podatkowym

Do kosztów uzyskania przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej spełniających powyższe kryteria nie można jednak zaliczyć wydatków osobistych osoby prowadzącej działalność gospodarczą.

O wydatkach decyduje podatnik, nie organ podatkowy

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej podkreślił, że o tym co jest celowe i potrzebne, czyli racjonalnie uzasadnione w prowadzonej działalności, decyduje podmiot prowadzący działalność gospodarczą, a nie organ podatkowy. Na podatniku spoczywa także obowiązek wykazania, że dany wydatek spełnia ustawowe kryteria uznania go za koszt uzyskania przychodu, tj. w szczególności obowiązek wykazania związku kosztów z działalnością gospodarczą, zwłaszcza w sytuacji wystąpienia sporu w tej kwestii.

Koszty najmu kosztem podatkowym?

Odnosząc się do stanu faktycznego, organ podatkowy potwierdził, że do wydatków z tytułu opłaty najmu płacone wynajmującemu na podstawie umowy najmu oraz wydatków eksploatacyjnych związanych z bieżącym utrzymaniem lokalu/domu, związanych z prowadzoną przez przedsiębiorcę działalnością gospodarczą, niemających charakteru wydatków osobistych, znajdują zastosowanie postanowienia art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Wydatki te spełniają kryterium celowości, o którym mowa we wspomnianym powyżej przepisie, i jednocześnie nie są wymienione w tzw. negatywnym katalogu kosztów uzyskania przychodów, ujętym w art. 23 ust. 1 ww. ustawy. Wydatki te mogą więc stanowić koszty uzyskania przychodów pozarolniczej działalności gospodarczej.

Organ podatkowy podkreślił dodatkowo, że obowiązek wykazania związku poniesionych kosztów z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz okoliczności, że ich poniesienie ma wpływ na wysokość osiąganych przychodów z tej działalności (lub na zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów), obciąża podatnika. Przypomniał także o obowiązku właściwego udokumentowania ponoszonych wydatków z tytułu najmu. Wskazał, że niezbędne jest, aby zgromadzone dokumenty świadczyły także o wykonanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej usługach w okolicach wynajmowanego mieszkania/domu i umożliwiały w sposób bezsporny ustalenie związku przyczynowo-skutkowego poniesionych wydatków z uzyskanymi przychodami (lub z zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów), a ponadto potwierdzały racjonalność poniesionych wydatków.

Reasumując, organ podatkowy potwierdził, że podatnik jako osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą może traktować koszty najmu mieszkania lub domu w całości jako koszty uzyskania przychodu w świetle art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Krzysztof Koślicki