Czy można anulować fakturę elektroniczną?

Sprzedawca wdrożył u siebie elektroniczny portal przeznaczony dla swoich klientów. Planuje umożliwić klientom, po zalogowaniu się na swoje konta, wgląd do faktur oraz umożliwić im pobieranie faktur w postaci załącznika w formacie pdf. Czy w przypadku gdy wystawiona faktura będzie dokumentowała czynności, które nie zostały faktycznie dokonane, a sprzedawca usunie tę fakturę z portalu zanim zostanie ona pobrana przez nabywcę, będzie on uprawniony do jej anulowania?

Faktura będzie automatycznie udostępniana na portalu na koncie konkretnego nabywcy w momencie jej wprowadzenia do systemu księgowego sprzedawcy. Sprzedawca będzie posiadać wiedzę o tym czy i kiedy nabywca pobrał fakturę z portalu. Jednocześnie informacja o udostępnieniu faktury na portalu nie będzie przekazywana do nabywcy (np. e-mailem). Faktura udostępniana na portalu będzie zawierała te same dane (w tym będzie posiadała tę samą formę graficzną), co faktura wysłana nabywcom w formie elektronicznej lub w formie papierowej.

Faktura jest dokumentem sformalizowanym (potwierdzającym zaistnienie określonego zdarzenia gospodarczego), który powinien spełniać szereg wymogów przewidzianych przepisami prawa. Celem faktury jest przede wszystkim udokumentowanie rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych, pełni ona bowiem szczególną rolę dowodową w prawidłowym wymiarze podatku VAT. Prawidłowość materialnoprawna faktury zachodzi, jeżeli odzwierciedla ona prawdziwe zdarzenie gospodarcze, czyli w istocie stwierdza fakt nabycia określonych towarów lub usług, czy też otrzymania zaliczki, co oznacza, że nie można uznać za prawidłową fakturę, gdy nie wskazuje ona zaistniałego zdarzenia gospodarczego. Faktura jest zatem dokumentem potwierdzającym zaistnienie zdarzenia gospodarczego i nierozerwalnie związana jest z powstaniem obowiązku podatkowego.

Wystawienie faktury należy rozumieć jako sporządzenie ww. dokumentu oraz jego przekazanie innemu podmiotowi (nabywcy), a przez to wprowadzenie faktury do obrotu prawnego.

Faktura VAT sporządzona, a niewprowadzona do obrotu prawnego, nie jest zatem fakturą wystawioną i nie stanowi podstawy do zapłaty podatku w niej wykazanego w trybie art. 108 ust. 1 ustawy.

Przepisy prawa podatkowego nie regulują wprost kwestii udostępniania klientom wersji elektronicznej faktur, które są wystawiane w systemie finansowo-księgowym, a następnie przekazywane klientom w formie elektronicznej lub papierowej. Tym samym nie ma ograniczeń, aby tą sama fakturę (fakturę, która będzie zawierała te same dane, w tym formę graficzną) wysłaną elektronicznie lub papierowo do klienta udostępniać klientom na portalu. Zatem faktura udostępniana klientom w portalu i zarazem przekazywana w formie elektronicznej bądź papierowej jest dokumentem potwierdzającym zaistnienie jednego zdarzenia gospodarczego. Tym samym sprzedawca nie będzie zobowiązany do rozliczenia VAT należnego od transakcji udokumentowanej za pomocą faktury przesłanej w formie elektronicznej lub papierowej oraz udostępnionej dodatkowo nabywcom na portalu.

Anulowanie faktury

Niewprowadzenie faktury do obrotu prawnego może mieć miejsce, gdy faktura nie zostanie wysłana do kontrahenta, bądź gdy faktura zostanie wysłana, ale nie zostanie odebrana przez kontrahenta, bądź gdy faktura zostanie wysłana i odebrana, a następnie odesłana przez kontrahenta (w taki sposób, że podatnik posiada oba egzemplarze faktur - oryginał i kopię - a kontrahent nie uwzględnił faktury w swoich ewidencjach), a jednocześnie nie doszło do zrealizowania transakcji.

Jednocześnie, wskazać należy, że faktura elektroniczna, zostaje wprowadzona do obrotu prawnego poprzez wysłanie jej na podany przez odbiorcę adres. Ponadto nie może być zwrócona przez odbiorcę.

Z uwagi na fakt, że wystawione faktury będą dokumentowały czynności, które faktycznie nie zostały dokonane, faktury nie zostaną przekazane nabywcom, bądź zostaną wysłane nabywcy w formie papierowej ale nie zostaną przez nabywcę odebrane, bądź też faktura w formie papierowej zostanie odesłana sprzedawcy (bez uwzględniania jej w ewidencji rachunkowej i podatkowej) oraz przed pobraniem przez nabywcę z portalu faktury zostaną usunięte, nie można mówić, że zostały one wprowadzone do obrotu prawnego.

Należy zauważyć, że ani przepisy ustawy o podatku od towarów i usług, ani przepisy rozporządzeń wykonawczych do tej ustawy, nie regulują kwestii dotyczącej anulowania wystawionych faktur. Należy jednak podkreślić, że anulowanie faktury powinno dotyczyć wyłącznie sytuacji, kiedy faktura nie została wprowadzona do obrotu prawnego i dokumentuje czynność niedokonaną. Ponadto należy zaznaczyć, że anulowanie faktury VAT powinno być traktowane w sposób wyjątkowy i wykorzystywane tylko w przypadku zaistnienia takiej konieczności.

Zatem mając na uwadze powyższe sprzedawcy przysługuje prawo do anulowania wystawionych faktur opisanych w pytaniu.

Interpretacja indywidualna z 3 lutego 2022 r., sygn. 0111-KDIB3-1.4012.934.2021.1.IK - Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej - pełna treść interpretacji

Redakcja podatki.biz