Czy każdy zakup musi być ujęty w ewidencji VAT?

Celem ewidencji VAT (tak zakupu jak i sprzedaży) jest gromadzenie danych niezbędnych do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej oraz informacji podsumowującej, co wynika z art. 109 ust. 3 ustawy o VAT. Biorąc pod uwagę cel ewidencji określony w ww. przepisie nie istnieje obowiązek ujmowania w ewidencji zakupu, zakupów związanych wyłącznie z czynnościami zwolnionymi i niepodlegającymi opodatkowaniu VAT oraz takich od których nie służy prawo do odliczenia naliczonego podatku. Powołany przepis nakazuje bowiem ujmować w ewidencji zakupu jedynie nabycie dóbr i usług związane wyłącznie z czynnościami opodatkowanymi.

Obowiązek prowadzenia ewidencji poprzez ujmowanie w niej faktur dokumentujących nabycie towarów i usług związanych z czynnościami opodatkowanymi stanowi podstawowy obowiązek czynnego podatnika VAT.

Ewidencja dla celów VAT musi być prowadzona niezależnie od wszelkich innych urządzeń dokumentacyjnych (księgi przychodów i rozchodów, ksiąg rachunkowych).

W przypadku VAT podatnicy prowadzą dwie niezależne ewidencje:

• ewidencję sprzedaży dokonanej w okresie rozliczeniowym (ewidencję sprzedaży),
• ewidencję zakupu dokonanego w owym okresie (ewidencję zakupu).

Zgodnie z art. 109 ust. 3 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług istnieje obowiązek prowadzenia ewidencji VAT w taki sposób, aby zawierała ona dane niezbędne do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej oraz informacji podsumowującej.

Powinność ta obejmuje vatowców z wyjątkiem wykonujących wyłącznie czynności zwolnione od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 ustawy o VAT (zwolnienie przedmiotowe) oraz podatników, u których sprzedaż zwolniona jest od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 lub 9 (zwolnienie podmiotowe).

Rejestry zawierać muszą w myśl powołanego przepisu:

• przedmiot oraz podstawę opodatkowania,
• kwoty podatku należnego (wraz z korektami),
• kwoty podatku naliczonego, jak również jego korekty,
• kwoty podlegające wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu,
• inne dane służące identyfikacji transakcji, w tym numer służący podatnikowi do identyfikacji na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej.

Ewidencjonowanie każdej pozycji faktury nie jest konieczne

Z powyższego zapisu można by wyprowadzić wniosek, iż podatnik zobowiązany został do prowadzenia ewidencji w taki sposób, aby zawarte w niej były wszystkie pozycje każdej faktury z osobna.

Ustawodawca nie sprecyzował jakie to powinny być dane ani nie określił jaki ma być poziom ich szczegółowości. Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej z 8 grudnia 2016 r., sygn. 0461-ITPP1.4512.761.2016.1.MN, uznał, iż brak jest w prowadzonej ewidencji obowiązku wskazywania każdej pozycji faktury zarówno sprzedażowej jak i zakupowej. Dla zidentyfikowania konkretnej transakcji wystarczające jest zawarcie w ewidencji sprzedaży i zakupu (zgodnie z brzmieniem powołanego przepisu) danych stron transakcji, w tym numeru, za pomocą którego kontrahent zidentyfikowany został na potrzeby podatku od wartości dodanej oraz numerów faktur i ich dat sprzedaży dających możliwość dokładnej identyfikacji transakcji.

Przedstawianie w ewidencji każdej pozycji faktury byłoby niewygodne i uciążliwe oraz mijałoby się z intencją ustawodawcy, który gdyby chciał taki obowiązek nałożyć na podatników wyartykułował by go wprost.

Sprzedaż na rzecz nieprzedsiębiorcy a PESEL w ewidencji

Z kolei Dyrektor Izby Skarbowej Poznaniu w interpretacji z 20 grudnia 2016 r., sygn. 3063-ILPP1-2.4512.78.2016.2.AW, wyraził stanowisko, iż w przypadku gdy stroną transakcji jest osoba fizyczna, która działalności gospodarczej nie prowadzi i nie jest vatowcem, a więc niemająca identyfikacji jako podatnik czynny, w prowadzonej ewidencji podatnik nie będzie obowiązany do podawania numeru identyfikacji podatkowej (NIP) na podstawie którego osoba taka mogłaby zostać zidentyfikowana.

Prowadzący ewidencję podatnik nie ma też obowiązku w takim przypadku w prowadzonej dokumentacji odnotowywać numeru PESEL takiej osoby, która jest stroną umowy cywilnoprawnej.

Podatek VAT w ewidencji

W myśl art. 109 ust. 3 ustawy o VAT ewidencja VAT winna zawierać dane konieczne do określenia kwoty podatku podlegającej wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z urzędu. Zapis taki oznacza, że ewidencja objąć może wyłącznie kwoty podatku naliczonego i podatku należnego, których rozliczenie da kwotę podatku podlegającego wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z niego.

Dodać należy, że jeżeli w danym okresie rozliczeniowym podatnik wykazuje nadwyżkę podatku do przeniesienia, powinien ją wykazać w prowadzonym rejestrze VAT. Będzie mu ona bowiem niezbędna do sporządzenia deklaracji za następny okres rozliczeniowy.

Ponadto, w ewidencji VAT winny zostać ujęte takie zakupy, od których podatnik ma prawo do odliczenia podatku naliczonego w całości oraz takie, w stosunku do których prawo do odliczenia służy jedynie w części.

Zatem jeżeli podatnik prowadzi sprzedaż mieszaną i do dokonywania odliczania naliczonego podatku określa wstępną proporcję, wystarczające jest by w ewidencji zakupu VAT w stosunku do zsumowanych kwot należnego podatku podlegającego odliczeniu w danym okresie rozliczeniowym zastosował odpowiedni współczynnik. Jednakże w przypadku, gdy podatnik stosuje strukturę JPK, właściwszym a szczególnie praktyczniejszym rozwiązaniem będzie zastosowanie wskaźnika do każdej faktury związanej z działalnością mieszaną i wyliczenie kwoty, która może zostać odliczona.

Takie działanie ma podstawę w zapisie art. 90 ust. 1 ustawy o VAT. Przepis ten mówi, iż w stosunku do towarów i usług, które są wykorzystywane przez podatnika do wykonywania czynności, w związku z którymi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, jak i czynności w związku z którymi prawo takie nie przysługuje, vatowiec ma obowiązek odrębnie określić kwoty podatku naliczonego związane z czynnościami, w stosunku do których służy prawo do obniżenia kwoty podatku należnego.

Zgodnie z art. 90 ust. 2 ustawy o VAT jeżeli nie jest możliwe wyodrębnienie całości lub części ww. kwot podatnik może pomniejszyć wartość podatku należnego o taką część kwoty podatku naliczonego, którą można proporcjonalnie przypisać czynnościom, w stosunku do których podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego.

Proporcję tę ustala się jako udział rocznego obrotu z tytułu czynności, w związku z którymi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, w całkowitym obrocie uzyskanym z tytułu czynności, w związku z którymi podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, oraz czynności, w związku z którymi prawo takie nie przysługuje.

Bez sprzedaży zwolnionej?

Celem ewidencji VAT (tak zakupu jak i sprzedaży) jest więc gromadzenie danych niezbędnych do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej oraz informacji podsumowującej, co wynika z art. 109 ust. 3 ustawy o VAT.

Biorąc pod uwagę cel ewidencji określony w ww. przepisie nie istnieje obowiązek ujmowania w ewidencji zakupu, zakupów związanych wyłącznie z czynnościami zwolnionymi i niepodlegającymi opodatkowaniu VAT oraz takich od których nie służy prawo do odliczenia naliczonego podatku. Powołany przepis nakazuje bowiem ujmować w ewidencji zakupu jedynie nabycie dóbr i usług związane wyłącznie z czynnościami opodatkowanymi.

Takie stanowisko zajął m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 24 lutego 2009 r., sygn. IPPP2/443-1882/08-2/BM, stwierdzając, że zakupy tego rodzaju nie mają żadnego wpływu na rozliczenie VAT i wysokość zobowiązania podatkowego.

Ustawodawca nie zakazuje jednak ujmowania tego rodzaju zakupów w ewidencji VAT. Odnotowania takich zakupów w osobnych rubrykach jako nieuprawniających do odliczenia VAT nie można uznać za nieprawidłowość niosącą dla podatnika jakiekolwiek negatywne konsekwencje.

Adam Okonkwo