Czy istnieje możliwość wystawienia faktury gdy brak paragonu?

Paragon fiskalny jest dokumentem, którego cechą jest nietrwałość. Z reguły jest on mały przez co podatny na zgubienie, drukowany na delikatnym papierze więc łatwo go uszkodzić. Informacje w nim zawarte mogą z upływem czasu wyblaknąć i stać się nieczytelne. Zatem czy taki ułomny dowód sprzedaży lub wręcz jego brak daje podstawę do wystawienia faktury? Stanowisko organów skarbowych dotyczące możliwości wystawienia faktury do paragonu w przypadku niezwrócenia ich sprzedawcy jest mocno ugruntowane i sądzić należy, iż nie ulegnie ono zmianie.

Sprzedaż dla podmiotów gospodarczych ma być potwierdzana fakturami, natomiast dokonywana na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (konsumentów) ewidencjonowana w kasie fiskalnej, przy założeniu, że sprzedawca jest zobligowany do posiadania i stosowania takiego urządzenia ewidencyjnego.

Zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Obowiązek ten nie jest bezwzględny. Często spotykanym zwolnieniem z niego jest wynikające z tytułu nieprzekroczenia w poprzednim roku limitu obrotu na rzecz osób fizycznych oraz rolników ryczałtowych wynoszącego 20 000 zł. W przypadku rozpoczęcia działalności w trakcie roku limit ten ustalany jest w proporcji do okresu jej prowadzenia.

Innym nierzadkim zwolnieniem jest przysługujące z tytułu dostawy towarów w systemie wysyłkowym jeżeli dostawca otrzymał całość lub część zapłaty na rachunek bankowy lub w SKOK-u, usług finansowych, ubezpieczeniowych.

Przedsiębiorcy korzystający ze zwolnienia z obowiązku stosowania kasy fiskalnej celem udokumentowania transakcji mają możliwość wystawienia nabywcy paragonu niefiskalnego. Jest on dokumentem handlowym, który stanowi podstawę zwrotu towaru sprzedawcy oraz dochodzenia uprawnień z tytułu rękojmi lub gwarancji.

Podział, o którym wyżej mowa nie oznacza jednak, iż w przypadku otrzymania przez nabywcę paragonu fiskalnego niemożliwa jest jego wymiana na fakturę.

Faktura na żądanie klienta

W myśl art. 106b ustawy o VAT vatowcy nie mają obowiązku wystawiania faktur osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej. Mają jednak obowiązek zadośćuczynić żądaniu wystawienia takiego dokumentu zgłoszonemu przez tę kategorię osób.

Na podstawie art. 106i ust. 6 ww. ustawy podatnik ma obowiązek spełnić takie żądanie w następujących przypadkach:

• jeżeli zgłoszenie nastąpiło do końca miesiąca, w którym towar dostarczono lub usługę wykonano bądź otrzymano całość lub część zapłaty. Fakturę wystawia się nie później niż 15 dnia kolejnego miesiąca,
• nie później niż do 15 dnia od dnia zgłoszenia żądania, gdy nastąpiło ono po upływie miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty.

Sprzedawca obowiązany jest wystawić fakturę, jeżeli nabywca wystąpi z takim żądaniem w ciągu trzech miesięcy licząc od końca miesiąca, w którym miała miejsce dostawa towaru, wykonanie usługi bądź otrzymanie całości lub części zapłaty. Po upływie tego terminu sprzedawca obowiązku takiego nie ma a wystawienie faktury uzależnione jest od jego dobrej woli.

Konieczny paragon

Zgodnie z art. 106h ust. 1 ustawy o VAT jeżeli wystawiona faktura dotyczy sprzedaży zarejestrowanej w kasie fiskalnej, przedsiębiorca ma obowiązek dołączyć do posiadanej kopii faktury oryginał paragonu dokumentującego sprzedaż. Jest to dowód potwierdzający fakt przeprowadzenia takiej transakcji oraz to, że została ona prawidłowo ujęta pod kątem VAT.

Odmienna sytuacja zachodzi w przypadku gdy faktura wystawiana jest do paragonu dla podmiotu gospodarczego. Tego rodzaju faktura zawsze musi zostać ujęta w ewidencji sprzedaży VAT a następnie przesłana w formie pliku JPK_VAT Ministerstwu Finansów. W celu uniknięcia zdublowanej zapłaty VAT podatnik powinien zmniejszyć sprzedaż udokumentowaną paragonami ujętą w ewidencji sprzedaży o sprzedaż paragonową, która wynika z raportu miesięcznego z kasy fiskalnej.

Dołączenie paragonu do kopii faktury pozostającej u sprzedawcy służy uniknięciu podwójnej zapłaty VAT od tej samej sprzedaży. Faktury wystawione dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej nie są po raz wtóry ujmowane w ewidencji sprzedaży VAT. Wartości w nich zawarte są już bowiem udokumentowane w raportach fiskalnych (dobowym i miesięcznym), które są podstawą do ujęcia danej transakcji sprzedaży na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej w ewidencji sprzedaży VAT.

Przepis art. 106h ust. 2 niniejszej ustawy stanowi, iż sprzedawca nie musi posiadać paragonu dołączonego do pozostawionego egzemplarza wystawionej faktury (kopii) w przypadkach gdy wartość sprzedaży i kwota podatku są zarejestrowane w raporcie fiskalnym kasy.

Zagubiony, zniszczony, nieczytelny...

Paragon fiskalny jest dokumentem, którego cechą jest nietrwałość. Z reguły jest on mały przez co podatny na zgubienie, drukowany na delikatnym papierze więc łatwo go uszkodzić. Informacje w nim zawarte mogą z upływem czasu wyblaknąć i stać się nieczytelne. Zatem czy taki ułomny dowód sprzedaży lub wręcz jego brak daje podstawę do wystawienia faktury.

Sprzedawca ma argument by odmówić nabywcy wystawienia faktury do transakcji, która została zarejestrowana w kasie fiskalnej, gdy nabywca nie posiada paragonu lub innego dokumentu ją potwierdzającego czy też nie jest w stanie podać informacji, która dawałaby możliwość jej zidentyfikowania, czym byłoby np. podanie daty zakupu. Takie stanowisko zajął np. Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z 12 stycznia 2016 r., sygn. ILPP2/4512-1-781/15-4/MN, stwierdziwszy, iż wystawienie faktury do transakcji zarejestrowanej w kasie fiskalnej bez paragonu fiskalnego jest możliwe, lecz nie może stać się procedurą praktykowaną przez podatników powszechnie.

Zagadnienie możliwości udowodnienia przez nabywcę dokonania transakcji sprzedaży w sposób inny niż za pomocą paragonu fiskalnego było przedmiotem interpretacji indywidualnej z 11 maja 2011 r., sygn. IPPP2/443-430/11-2/KAN, Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie. Uznał w niej, że gdy nabywca przedstawi inne dowody potwierdzające zawarcie transakcji, wymieniając wśród nich potwierdzenia bankowe dokonania zakupu w określonym czasie i jej opłacenie, poparte pisemnym oświadczeniem nabywcy z podaniem czasu i innych parametrów ją identyfikujących stanowi to dostateczne potwierdzenie jej dokonania mogące być podstawą do wystawienia faktury VAT.
Podobnie wypowiedział się ten sam organ w interpretacji indywidualnej z 23 czerwca 2010 r., sygn. IPPP2-443-175/10-4/JB/KG. Uznał on, że sprzedawca ma obowiązek wystawić fakturę VAT na rzecz nabywcy prowadzącego działalność gospodarczą, w sytuacji, gdy będzie on dysponował dokumentami jednoznacznie potwierdzającymi fakt dokonania sprzedaży. W stanie faktycznym rozpatrywanym przez Dyrektora sprzedawca miał możliwość ustalenia danej transakcji na podstawie oświadczenia klienta, potwierdzonego raportem fiskalnym, paragonem wydrukowanym z pamięci kasy czy innego dowodu wskazującego kwotę oraz czas transakcji.

Stanowisko organów skarbowych dotyczące możliwości wystawienia faktury do paragonu w przypadku niezwrócenia ich sprzedawcy jest mocno ugruntowane i sądzić należy, iż nie ulegnie ono zmianie. Jedną z nowszych jest interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 12 czerwca 2018 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.223.2018.1.ISZ. Uznano w niej za prawidłowe postępowanie podatnika, który wystawiał nabywcy zbiorczą fakturę pomimo, iż nie otrzymał od niego wystawionych mu paragonów. Było to działanie prawidłowe pod warunkiem dysponowania przez niego danymi na podstawie których będzie w stanie jednoznacznie zweryfikować i zidentyfikować transakcje, do których ma zostać wystawiona faktura. W przypadku rozpatrywanym przez Dyrektora przeprowadzenie operacji potwierdzały dowód wydania towaru oraz paragony fiskalne w postaci elektronicznej pozostające u sprzedawcy.

Adam Okonkwo