Co powinniśmy wiedzieć o protokole kontroli podatkowej

Przebieg kontroli podatkowej, prowadzonej na podstawie Ordynacji podatkowej, zgodnie z art. 290 O.p., dokumentowany jest w protokole. Stan faktyczny może być ponadto utrwalony za pomocą aparatury rejestrującej obraz i dźwięk lub na informatycznych nośnikach danych. Protokół kontroli to na tyle istotny dokument, że kontrolowany musi przed jego podpisaniem mieć możliwość wnikliwej analizy jego treści i powinien dysponować czasem na podjęcie odpowiednich działań, które uzna dla siebie za korzystne. Dlatego nie powinniśmy się godzić na kompromisy w tej sprawie.

Zwróćmy uwagę na fragment uzasadnienia do Wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z 29 lipca 2008 r., sygn. akt II FSK 738/2007:

„(…) Zauważyć też należy, że ustawodawca nakazuje doręczenie protokołu kontrolowanemu i wyznaczenie mu terminu do zgłoszenia wyjaśnień i zastrzeżeń. Te wymogi zapewniają stronie możliwość spokojnego zapoznania się z treścią dokumentu i ochronę jej praw. Nie zapewni jej zaś wymóg podpisania protokołu czy też odczytanie stronie wielostronicowego często dokumentu po jego sporządzeniu. Otrzymując protokół i mając czas do zgłoszenia uwag, strona może bowiem sięgnąć do dokumentów, dokonać ich analizy, zwrócić się o poradę prawną, zgłosić ewentualne wnioski dowodowe.

Te wszystkie względy powodują, iż protokołu z kontroli podatkowej nie można utożsamiać z protokołem z czynności postępowania, a tym samym stosować do niego odpowiednio art. 173 § 1 i § 2 O.p., w tym wymóg podpisania go przez kontrolowanego (por. też pogląd wyrażony przez J. Kulickiego w Ordynacja podatkowa, pod red. H. Dzwonkowskiego, wyd. C.H. Beck, Warszawa 2008, s. 1157). Brak podpisu kontrolowanego na protokole kontroli nie pozwala zatem na uznanie tego dokumentu za niesporządzony”.

Protokół kontroli musi zawierać w szczególności:

1. wskazanie kontrolowanego;
2. wskazanie osób kontrolujących;
3. określenie przedmiotu i zakresu kontroli;
4. określenie miejsca i czasu przeprowadzenia kontroli;
5. opis dokonanych ustaleń faktycznych;
6. dokumentację dotyczącą przeprowadzonych dowodów;
7. ocenę prawną sprawy będącej przedmiotem kontroli;
8. pouczenie o prawie złożenia zastrzeżeń lub wyjaśnień oraz prawie złożenia korekty deklaracji;
9. pouczenie o obowiązku zawiadomienia organu podatkowego przez kontrolowanego o każdej zmianie swojego adresu dokonanej w ciągu 6 miesięcy od dnia zakończenia kontroli podatkowej, jeżeli w toku kontroli podatkowej ujawniono nieprawidłowości, oraz skutkach niedopełnienia tego obowiązku.

Protokół jest sporządzany w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden trafia do kontrolowanego (z wyłączeniem załączonych do protokołu kontroli fotokopii, odpisów i wydruków z akt, ksiąg oraz innych, dokumentów udostępnionych przez kontrolowanego, które zostały zwrócone przez kontrolującego, o czym w protokole kontroli powinna być wzmianka).

Co do zasady doręczenie protokołu kontroli powinno nastąpić przed upływem limitów czasu kontroli. Jeżeli jednak nie jest możliwe doręczenie protokołu kontrolowanemu przed upływem tych limitów z przyczyn niezależnych od organu (np. z powodu nieobecności kontrolowanego po zakończeniu czynności kontrolnych), doręczenie protokołu kontroli po upływie limitów nie oznacza, że dokumenty dotyczące czynności kontrolnych nie będą mogły stanowić dowodu w postępowaniu podatkowym. Doręczenie protokołu kontroli nie stanowi bowiem czynności kontrolnej.

Zastrzeżenia do protokołu kontroli

Kontrolowany, który nie zgadza się z ustaleniami protokołu, może przedstawić zastrzeżenia lub wyjaśnienia, wskazując równocześnie stosowne wnioski dowodowe (art. 291 § 1 O.p.).

Powinien to uczynić w terminie 14 dni od dnia doręczenia protokołu.

Kontrolujący są zobowiązani rozpatrzyć zastrzeżenia i w terminie 14 dni od dnia ich otrzymania zawiadomić kontrolowanego o sposobie ich załatwienia (art. 291 § 2 O.p.).

Wyjaśnienia lub zastrzeżenia podatnika do protokołu kontroli nie mogą być gołosłowne, ma on obowiązek poprzeć je stosownymi wnioskami dowodowymi i tylko do takich wniosków oraz zastrzeżeń ma obowiązek odnieść się kontrolujący.

Przepis jednak nie wyjaśnia, jakie skutki wywołuje rozpatrzenie wyjaśnień i zastrzeżeń podatnika. W sytuacji, w której kontrolujący zgadzałby się z argumentami kontrolowanego, i tak nie ma możliwości dokonania dodatkowego postępowania dowodowego, ponieważ artykuł 291 § 4 O.p. wyraźnie stwierdza, że kontrola zostaje zakończona w dniu doręczenia protokołu kontroli – a po zakończeniu nie ma możliwości dokonywania dodatkowych czynności i jej przedłużania. W takim przypadku wyjaśnienia i zastrzeżenia podatnika, które są zasadne, mogą zostać uwzględnione przez organ podatkowy w ewentualnym postępowaniu podatkowym.
 

Przedstawienie przez kontrolowanego zastrzeżeń lub wyjaśnień, jak również ich rozpatrzenie przez kontrolujących następuje w ramach czynności pokontrolnych. W zakresie niewykorzystanego czasu kontroli jest możliwe ponowne wszczęcie kontroli, do czasu wszczęcia postępowania podatkowego w sprawie będącej przedmiotem kontroli, np. z uwagi na przedstawione przez kontrolowanego nowe okoliczności sprawy, a w szczególności złożenie konkretnych wniosków dowodowych.

Przypadki, w których nie może być ponownie wszczęta kontrola, zostały określone w art. 282a O.p.

Zgodnie z tym przepisem w zakresie spraw rozstrzygniętych decyzją ostateczną organu podatkowego kontrola podatkowa nie może być ponownie wszczęta. Przepisu tego nie stosuje się jednak, jeżeli kontrola podatkowa jest niezbędna dla przeprowadzenia postępowania:

1. w sprawie stwierdzenia nieważności, stwierdzenia wygaśnięcia, uchylenia lub zmiany decyzji ostatecznej albo wznowienia postępowania w sprawie zakończonej decyzją ostateczną,
2. w związku z uchyleniem lub stwierdzeniem nieważności decyzji przez sąd administracyjny,
3. w sprawie stwierdzenia nadpłaty.

Redakcja podatki.biz