Co musi zawierać umowa wynajmu nieruchomości komercyjnej?

Umowa wynajmu nieruchomości do celów związanych z prowadzeniem firmy to jeden z najczęściej podpisywanych rodzajów kontraktów. Wynajem to opcja korzystna zarówno dla małych, jednoosobowych firm, jak i dla dużych korporacji czy międzynarodowych przedsiębiorstw. Według przepisów, w ramach umowy najmu wynajmujący zobowiązuje się do oddania najemcy rzeczy do użytku przez czas określony lub nieokreślony. Z kolei najemca jest zobligowany do zapłaty umówionego czynszu wynajmującemu. Jak zadbać o to, aby postanowienia umowne zabezpieczały interesy obu stron?

Oznaczenie stron i przedmiotu umowy

Pierwszym krokiem jak zawsze musi być odpowiednie oznaczenie stron kontraktu. Tutaj zawsze jest to wynajmujący (osoba dysponująca pierwotnie lokalem) i najemca (osoba przejmująca lokal w zamian za obowiązek opłacania czynszu).

Główna różnica między najmem z udziałem konsumenta (czyli np. najmu mieszkania), a najmem komercyjnym, jest fakt, iż w tym drugim przypadku po obu stronach umowy mamy przedsiębiorców – a więc podmioty prowadzące dowolną działalność gospodarczą. W jaki sposób oznaczyć więc strony w odniesieniu do formy prowadzonej przez nie działalności gospodarczej?

1. Działalność jednoosobowa – w tym przypadku należy wskazać imię i nazwisko przedsiębiorcy, nazwę firmy, numer NIP i PESEL (jeżeli został nadany), numer i serię dowodu osobistego (gdy dokument został wydany) oraz adres wykonywania działalności gospodarczej. Przykład:
   
   „Janusz Nowak, prowadzący działalność gospodarczą pod nazwą HURT-METAL Janusz Nowak z siedzibą w Gdyni, ul. Długa 5 lok. 8, NIP: 771-323-98-55, PESEL: 88091333765, legitymujący się dowodem osobistym o numerze i serii ABC 112233”
2. Spółka cywilna – spółki cywilne nie mają osobowości prawnej, więc umowa jest w ich mieniu zawierana przez wspólników. Dane w umowie z taką spółką wyglądają tak samo, jak w przypadku firm jednoosobowych – jednak z tą różnicą, że w miejsce strony wpisujemy wszystkich wspólników i wskazujemy, iż działają oni w formie spółki cywilnej. Należy jednocześnie zamieścić w umowie NIP i REGON spółki (niezależnie od danych wspólników).
3. Spółka prawa handlowego – z kolei przy spółkach osobowych lub kapitałowych prawa handlowego oznaczenie strony wygląda nieco inaczej. W ich przypadku uwzględniamy głównie fakt wpisania ich do rejestru przedsiębiorców KRS, osoby uprawnione do reprezentowania podmiotu. Przykład:
   
   „XYZ spółka jawna z siedzibą w Warszawie przy ul. Krótkiej 10, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Krakowie, pod numerem KRS 000123456, NIP: 771-272-12-14, REGON: 123456789, reprezentowana przez: Janusza Nowaka – wspólnika oraz Jerzego Kowalskiego – prokurenta”

Dla spółek kapitałowych sytuacja jest zbliżona, ale z tą różnicą, że konieczne jest podanie wysokości kapitału zakładowego oraz faktu jego opłacenia, a także wskazanie imiennie członków zarządu bądź prokurentów legitymowanych do reprezentacji spółki.

Niezależnie od formy prowadzonej działalności gospodarczej, do umowy trzeba załączyć aktualne na dzień podpisania kontraktu odpisy z KRS, wydruki z CEIDG bądź inne dokumenty, które umożliwią ustalenie prawidłowości reprezentacji spółki.

Warto zaznaczyć, że kwestie związane z reprezentacją są bardzo ważne z punktu widzenia obowiązywania umowy. Uregulowanie ich w nieprawidłowy sposób może spowodować, że cały kontrakt będzie nieważny.

Poza tym umowy najmu komercyjnego są zawierane także przez inne podmioty, np. wspólnoty, kościelne osoby prawne, osoby państwowe. Każdy z nich podlega trochę innym regułom reprezentacji, które zostały uregulowane we właściwych ustawach. W celu uniknięcia błędów już na starcie, warto skorzystać z pomocy prawników, którzy na co dzień zajmują się opiniowaniem i konstruowaniem takich umów.

Co jest przedmiotem umowy najmu nieruchomości?

Jeśli najem dotyczy nieruchomości, opisujemy precyzyjnie działkę lub budynek: jej/jego metraż, pomieszczenia wchodzące w skład budynku, położenie i wskazanie numeru księgi wieczystej, w której figuruje nieruchomość.

Dzięki temu strony nie będą mieć żadnych wątpliwości w kwestii zakresu przedmiotowego tego, czego mogą dotyczyć ich prawa, obowiązki i ewentualne roszczenia. Przykład takiego zapisu:

㤠2

Wynajmujący oświadcza, że jest właścicielem lokalu komercyjnego położonego w Gdyni przy ul. Krzywej 2, zwanego dalej Nieruchomością.

Nieruchomość jest parterowa, o łącznej powierzchni użytkowej 250 m2, składa się z hali sprzedażowej o powierzchni 100 m2, magazynu o powierzchni 100 m2 pomieszczenia socjalno-administracyjnego o powierzchni 46 m2 oraz dwóch sanitariatów o powierzchni 2 m2 każdy.

Nieruchomość jest objęta wpisem do księgi wieczystej o numerze WA2M/00011110.”

Kwestia opisania czynszu

Równie ważne jest prawidłowe opisanie czynszu w umowie najmu. Najłatwiej oznaczyć go w pieniądzu polskim, np. 1200 zł miesięcznie, jednak kwotę można podać także w innej wartości, np.:

• waluty obcej,
• wartości określonego dobra notowanego na giełdzie, tak zwane klauzule indeksowe (np. średni kurs złota),
• średniej ceny określonego surowca (np. tony stali) zgodnie z wybranymi notowaniami.

Ważne jest to, że strony muszą mieć możliwość jednoznacznego ustalenia wartości czynszu i terminu jego zapłaty. W związku z tym warto zaznaczyć w klauzuli czy będzie on płatny wyłącznie w walucie polskiej, czy dopuszcza się również płatność w walucie obcej. Znaczenie ma także precyzyjne wskazanie dnia miesiąca, w którym będzie następować przeliczenie w przypadku wskaźników ekonomicznych, np. indeks cen stali na dzień 15. każdego miesiąca według Polskiej Dystrybucji Stali.

Stosowanie różnych klauzul przy ustalaniu wysokości czynszu pozwala wynajmującemu na zapewnienie sobie ekwiwalentu kwoty bez względu na zmianę wartości nabywczej pieniądza. Określając czynsz, strony muszą pamiętać również o:

• dacie płatności czynszu,
• formie czasie zapłaty (moment uznania rachunku wynajmującego lub obciążenia rachunku najemcy),
• odsetkach od zaległego czynszu.

Jeżeli mamy wątpliwości co do tego, jak ustalić przedmiot najmu lub wysokość czynszu, warto zasięgnąć porady prawników specjalizujących się w prawie nieruchomości.

Główne obowiązki stron kontraktu

Strony najmu zobowiązują się względem siebie do konkretnych świadczeń, które są wymienione w ustawie. To minimalny zakres obowiązków, który można rozbudować o dodatkowe postanowienia. W wyniku tego, wynajmujący jest zobligowany do:

• wydania nieruchomości w stanie przydatnym do umówionego użytku,
• utrzymywania nieruchomości w umówionym stanie przez czas trwania umowy,
• wykonywanie bieżących napraw, które są niezbędne do utrzymania nieruchomości w ustalonym stanie.

Można również ustalić w umowie, co dokładnie rozumiemy jako „stan przydatny do umówionego użytku”. Zależnie od przeznaczenia lokalu czy pozycji negocjacyjnej stron może być to sam dostęp do bieżących mediów, albo i wymiana okien, malowanie ścian, czy innego rodzaju remonty oraz adaptacje.

Z kolei najemca zobowiązuje się do:

• terminowej zapłaty czynszu,
• używania rzeczy najętej w sposób określony w umowie, a przy braku takiego zastrzeżenia, zgodnie z przeznaczeniem i właściwościami rzeczy,
• utrzymania nieruchomości w odpowiednim stanie technicznym i techniczno-sanitarnym.

Zmiany w obowiązkach najemcy dotyczą najczęściej zakresu dopuszczalnych modyfikacji w lokalu lub możliwości prowadzenia w nim działalności gospodarczej o odgórnie ustalonym profilu, np. biura księgowego. Inną istotną kwestią może być wpisanie katalogu napraw koniecznych i pozostałych, gdyż będzie to pomocne przy eliminowaniu przyszłych sporów na temat tego, kto powinien ponieść koszty remontu.

Ponadto strony mogą ustalić między sobą, kto będzie pokrywał opłaty związane z ubezpieczeniem nieruchomości, a także usług agencji ochrony i dodatkowych. Zazwyczaj te koszty obciążają najemcę.

Co wybrać: najem na czas określony czy nieokreślony?

Zgodnie z przepisami polskiego prawa, można zawierać umowy na czas oznaczony lub nieoznaczony. Przyjęło się uważać, że pierwszy rodzaj kontraktów jest zagrożeniem dla wynajmującego, który ryzykuje tym, że już nigdy nie pozbędzie się najemcy z lokalu. W praktyce jest jednak zupełnie inaczej.

Gdy najem jest zawierany między przedsiębiorcami, uznaje się, iż umowa zawarta na dłużej niż 30 lat zostaje zawarta na czas nieokreślony. Główna różnica polega tutaj na możliwościach i terminach wypowiedzenia.

Przy kontraktach bezterminowych, okresy wypowiedzenia mogą wynikać:

• z umowy – wtedy moment rozwiązania umowy określają strony,
• z ustawy – w tym przypadku okres wypowiedzenia wynosi odpowiednio trzy miesiące, miesiąc, trzy dni lub jeden dzień, zależnie od częstotliwości płatności czynszu.

W ustawie nie uwzględniono ograniczeń w kwestii tego, kiedy strony mogą wypowiedzieć bezterminową umowę najmu. W rezultacie, jeśli partnerzy chcą utrzymać współpracę przez określony czas, lepszą opcją jest zawarcie umowy na czas oznaczony. Według art. 673 § 3 k.c.: (…) Jeżeli czas trwania najmu jest oznaczony, zarówno wynajmujący, jak i najemca mogą wypowiedzieć najem w przypadkach określonych w umowie.(…).

Strony same ustalają okoliczności, których zaistnienie będzie na tyle istotne, że uzasadni zakończenie współpracy. Mogą  być to np. następujące powody:

• prowadzenie w lokalu innej działalności gospodarczej niż została pierwotnie ustalona,
• wprowadzenie przez wynajmującego lub najemcę modyfikacji nieruchomości, które są sprzeczne z umową stron,
• brak objęcia nieruchomości ochroną ubezpieczeniową,
• podnajem bez zezwolenia wynajmującego.

Dodatkowe postanowienia umowne

Zgodnie z zasadą swobody umów możemy dodawać do kontraktu dodatkowe postanowienia tak długo, jak nie stoją one w sprzeczności z regułami życia społecznego i naturą danego stosunku prawnego. W przypadku najmu nieruchomości można zastanowić się więc nad uzupełnieniem umowy, wpisując np.:

• klauzulę, która zakazuje podnajmowania lokalu bez zgody wynajmującego,
• umowne prawo odstąpienia, które pozwala na odstąpienie od umowy w ciągu oznaczonego terminu,
• kaucji zabezpieczającej roszczenia wynajmującego,
• rozszerzenie obowiązków jednej lub obu stron np. na wykonanie określony prac dostosowawczych przed oddaniem nieruchomości.

Rozliczenie za zużyte media

Media to po prostu należność za energię, którą wykorzystuje najemca w trakcie korzystania z nieruchomości. Obejmują wodę ciepłą i jej podgrzanie, gaz, prąd, a także opłaty za korzystanie z Internetu. Najczęściej strony umowy najmu przyjmują jeden z poniższych modeli rozliczeń należności za media:

• Najemca we własnym zakresie reguluje wszystkie opłaty – dla wynajmującego jest to dobra opcja i ułatwienie – pod warunkiem, że najemca regularnie płaci rachunki.
• Doliczenie opłat do czynszu – wynajmujący uśrednia wysokość opłat, z kolei najemca dolicza tę kwotę do czynszu najmu. To komfortowy sposób rozliczania, choć w przypadku okresowych cen zmiany energii wymaga każdorazowej zmiany umowy w tym zakresie.
• Opłaty za media uiszcza wynajmujący, a następnie rozlicza się z najemcą – w wyniku tego wynajmujący zyskuje gwarancję, że płatności są wykonywane terminowo.
• Przepisanie mediów na najemcę – wynajmujący może również przepisać liczniki na najemcę na czas trwania umowy. Jest to dość czasochłonne zadanie, ale zdejmuje z wynajmującego jakikolwiek ciężar związany z rozliczaniem.

Aby rozliczać media w 100% prawidłowo, warto wpisać w protokole zdawczo-odbiorczym nieruchomości stan początkowy wszystkich liczników. Dzięki temu strony kontraktu nie poniosą strat w wyniku nieprawidłowego rozliczenia mediów.

Dopuszczalność wprowadzania zmian w lokalu

Każda umowa nieruchomości zawiera określenie stron czy i w jakim zakresie najemca może wprowadzać zmiany w lokalu. Zgodnie z ustawową regulacją, przy braku innych postanowień, wynajmujący ma prawo do: zatrzymania ulepszenia za zapłatą sumy odpowiadającej ich wartości w chwili zwrotu; lub zażądać od najemcy ich usunięcia.

Jednak można ustalić z góry, jakie ulepszenia (bądź do jakiej kwoty) akceptuje wynajmujący, a kiedy konieczna będzie jego zgoda. W ten sposób najemca może lepiej planować zarządzanie lokalem, z kolei wynajmujący – oszacować opcjonalne koszty na przyszłość.

Tego typu zastrzeżenie jest przydatne zwłaszcza w przypadku nieruchomości, które potencjalnie mogą wymagać wielu adaptacji infrastruktury oraz instalowania specjalistycznych sprzętów, np. w branży logistycznej.

Kara umowa a umowa najmu nieruchomości

Kary umowne w umowach najmu komercyjnego służą do zdyscyplinowania najemcy i zwykle dotyczą takich postanowień, jak: oddanie nieruchomości w podnajem pomimo umownego zakazu takiego działania,

• prowadzenie na terenie nieruchomości działalności gospodarczej o innym profilu niż ustalony w umowie,
• nieprzekazanie wynajmującemu nieruchomości w określonym terminie po zakończeniu umowy,
• wykonanie niedozwolonych adaptacji i zmian w nieruchomości.

Jednocześnie trzeba pamiętać, aby nie zastrzegać kary umownej na wypadek niewykonania zobowiązania o charakterze pieniężnym, np. nieuregulowania należności za media czy opóźnień w opłacie czynszu. Tego typu zastrzeżenia są nieważne.

Z kolei kary zastrzeżone na korzyść najemcy występują rzadziej i mogą być związane np. z opóźnieniem w oddaniu lokalu do użytku lub uchybienia wynajmującego w kwestii właściwego wyrządzenia lokalu.

Zbycie przedmiotu najmu lub wypowiedzenie umowy przez nabywcę. Co robić?

Zdarza się, że nieruchomość oddany w najem zostaje sprzedana osobie trzeciej przez wynajmującego. Jakie możliwości ma nabywca?

Według artykułu 678 kodeksu cywilnego, nabywca wstępuje w miejsce zbywcy i ma prawo wypowiedzenia umowy z zachowaniem ustawowych terminów wypowiedzenia. Mimo to taka możliwość nie powstaje jeżeli:

• umowa najmu została zawarta na czas oznaczony,
• strony dochowały zachowania formy pisemnej i z datą pewną dla umowy,
• rzecz została najemcy wydana.

Gdy strony w chwili zawarcia kontraktu biorą pod uwagę, że może dojść do zmiany konfiguracji podmiotowej w umowie, najemca powinien zadbać o spełnienie wszystkich powyższych przesłanek.

Dodatkową formą ochrony jest treść artykułu 679 par. 1 k.c., zgodnie z którym jeżeli umowa została rozwiązana przez nabywcę wcześniej niż wynika to z jej treści, najemca ma prawo dochodzenia naprawy szkody wyrządzonej mu z tego tytułu bezpośrednio od nabywcy.

Jednocześnie najemca powinien jak najszybciej zawiadomić zbywcę o przedwczesnym wypowiedzeniu umowy. Inaczej zbywca będzie mógł podnieść przeciw niemu wszystkie zarzuty, których najemca nie zgłosił, a które spowodowały bezskuteczność wypowiedzenia umowy.

Wstępując na drogę sądową w związku z wypowiedzeniem umowy najmu, warto skorzystać z pomocy profesjonalnej, doświadczonej w tym aspekcie kancelarii prawnej.

Upadłość w przypadku umowy najmu komercyjnego

Umowa zawierana przez przedsiębiorców wymaga zwrócenia uwagi na jeszcze jedną kwestię: na możliwość ogłoszenia upadłości przed kontrahenta. Co w takiej sytuacji dzieje się z lokalem oddanym na wynajem? Wiele zależy od tego, czy nieruchomość wydano już najemcy, czy jeszcze do tego nie doszło.

1. Sytuacja po wydaniu nieruchomości

Według artykułu 107 ust. 1 ustawy prawo upadłościowe, (…) umowa najmu lub dzierżawy nieruchomości upadłego wiąże strony, jeżeli przedmiot umowy przed ogłoszeniem upadłości został wydany najemcy lub dzierżawcy(…).

Syndyk może wypowiedzieć umowę z zachowaniem trzymiesięcznego okresu wypowiedzenia, jeśli trwanie umowy utrudnia likwidację masy upadłości bądź wysokość czynszu odbiega od przeciętnych wartości takich transakcji. Oświadczenie o wypowiedzeniu będzie skuteczne nawet gdy zgodnie z umową nie można było jej rozwiązać wcześniej.

Z kolei druga strona ma prawo do dochodzenia odszkodowania za rozwiązanie umowy przed upływem jej terminu obowiązywania.

2. Sytuacja przed wydaniem nieruchomości

Gdy do ogłoszenia upadłości dochodzi jeszcze przed wydaniem nieruchomości, każda ze stron umowy może od niej odstąpić w terminie dwóch miesięcy od daty ogłoszenia upadłości. Co istotne, takie działanie nie pociąga za sobą powstania roszczeń odszkodowawczych.

Z reguły umowy najmu komercyjnego nieruchomości są rozbudowanymi kontraktami, mającymi nawet po kilkadziesiąt stron. W celu jak najlepszej ochrony interesów kontrahentów warto powierzyć ich przygotowanie lub opiniowanie prawnikom, którzy wskażą ewentualnie pułapki i zależności między poszczególnymi zapisami kontraktu.

Kamila Wasilewska

Kancelaria Prawna RPMS Staniszewski & Wspólnicy