CIT pracodawcy. Skutki zwrotu kosztów używania prywatnego samochodu

Pytanie podatnika: Czy zwrot pracownikom kosztów używania prywatnego samochodu dla celów odbycia podróży służbowej (w kwocie ustalonej przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu), oraz zwrot dodatkowych kosztów poniesionych podczas podróży służbowej, takich jak opłaty za parkingi oraz autostrady (zwracanych pracownikom w pełnej wysokości bez uwzględniania limitu Kilometrówki), stanowią dla Spółki koszt uzyskania przychodu?

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r., poz. 613, z późn. zm.) oraz § 4 pkt 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2015 r., poz. 643) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działający w imieniu Ministra Rozwoju i Finansów stwierdza, że stanowisko – przedstawione we wniosku z dnia 25 listopada 2016 r. (data wpływu 12 grudnia 2016 r.), uzupełnionym pismem z dnia 20 stycznia 2017 r. (data nadania 20 stycznia 2017 r., data wpływu 23 stycznia 2017 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów kwot zwracanych pracownikom z tytułu:

• używania prywatnego samochodu dla celów odbycia podróży służbowej – jest prawidłowe;
• dodatkowych kosztów poniesionych podczas podróży służbowej, takich jak opłaty za parkingi oraz autostrady – jest nieprawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 12 grudnia 2016 r. został złożony ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów kwot zwracanych pracownikom z tytułu używania prywatnego samochodu dla celów odbycia podróży służbowej oraz kwot zwracanych pracownikom z tytułu dodatkowych kosztów poniesionych podczas podróży służbowej, takich jak opłaty za parkingi oraz autostrady.

We wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny.
Firma X Sp. z ograniczoną odpowiedzialnością (dalej jako „Spółka”) prowadzi działalność w zakresie produkcji pasz zwierzęcych. Spółka jest podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych, rozliczającym się na podstawie prowadzonych ksiąg handlowych. W ramach prowadzonej działalności Spółka wysyła swoich pracowników w podróże służbowe. Pracownicy w ramach odbywanej podróży służbowej wykorzystują prywatne samochody nie będące własnością Spółki. Pracownicy podczas odbywanych podróży służbowych ponoszą także dodatkowe koszty w postaci opłat za przejazdy autostradą oraz opłaty za miejsca parkingowe. Po zakończeniu podróży służbowej pracownicy przedstawiają pracodawcy (Spółce) prowadzoną ewidencję przebiegu pojazdu (dalej jako „Ewidencja” lub „Kilometrówka”). W sporządzanych i dostarczanych przez pracowników ewidencjach przebiegu pojazdu dokumentowana jest faktyczna ilość przejechanych przez nich kilometrów prywatnym samochodem w ramach odbywanej podróży służbowej. Ewidencje prowadzone są według zasad określonych w przepisach podatkowych. Spółka zwracając pracownikom koszty używania samochodów prywatnych do celów służbowych stosuje limity określone w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2002 r., Nr 27, poz. 271 ze zm.). Dodatkowo pracownicy przedstawiają Spółce dowody dodatkowych kosztów poniesionych podczas podróży służbowej w postaci potwierdzeń opłat za przejazd autostradą oraz biletów opłat parkingowych. Najczęściej wydatki te dokumentowane są jedynie paragonami lub biletami potwierdzającymi wysokość opłat, zdarza się także, że wydatki dokumentowane są fakturą VAT gdzie jako nabywca widnieje Spółka.

W przypadku kosztów dodatkowych wymienionych powyżej (parking, autostrada), Spółka zwraca w całości koszty poniesione przez pracowników na podstawie przedstawionych przez nich dowodów poniesienia kosztów.

Przedmiotem zapytania są wątpliwości Spółki odnośnie poprawności zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów kosztów związanych z wydatkami ponoszonymi przez pracowników Spółki podczas odbywanych podróży służbowych, które Spółka zwraca pracownikom.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie.
Czy zwrot pracownikom kosztów używania prywatnego samochodu dla celów odbycia podróży służbowej (w kwocie ustalonej przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu), oraz zwrot dodatkowych kosztów poniesionych podczas podróży służbowej, takich jak opłaty za parkingi oraz autostrady (zwracanych pracownikom w pełnej wysokości bez uwzględniania limitu Kilometrówki), stanowią dla Spółki koszt uzyskania przychodu?

Zdaniem Wnioskodawcy, zarówno zwrot kosztów używania przez pracownika samochodu prywatnego w czasie podróży służbowej obliczany według limitu kilometrów, o którym mowa w przepisach szczególnych, jak i zwrot pełnych (bez limitu kilometrów) kwot dodatkowych kosztów związanych z pokrywanymi przez pracowników wydatkami w czasie podróży służbowych, takich jak opłaty za parking oraz przejazd autostradą, stanowić będą dla Spółki podatkowy koszt uzyskania przychodu.

W myśl art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz. U. z 2014 r., poz. 851, ze zm.; dalej jako „Ustawa”) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Za koszty uzyskania przychodów można uznać takie wydatki, które spełniają łącznie warunki określone w cytowanym art. 15 ust. 1, tj.:

1. zostały poniesione przez podatnika;
2. ich poniesienie miało na celu uzyskanie przychodów lub zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów;
3. nie zostały wyłączone z kategorii kosztów podatkowych mocą art. 16 ust. 1 Ustawy.

Pierwsza z wymienionych przesłanek odnosi się do możliwości przypisania faktu poniesienia kosztu do osoby podatnika. Kosztem uzyskania przychodu mogą być wyłącznie koszty obciążające samego podatnika wartość ciężarów, jakie ponosi podatnik w toku prowadzenia działalności (funkcjonowania). Poniesienie kosztu jest co do zasady związane z faktycznym i definitywnym przesunięciem określonej wartości z majątku podatnika do majątku innego podmiotu.

Przesłankę celowości kosztu opisaną w punkcie drugim powyżej uważa się za spełnioną, gdy istnieje związek przyczynowy pomiędzy poniesieniem danego kosztu a powstaniem lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania. Nie ma przy tym znaczenia, czy dany wydatek przyniósł oczekiwany skutek w postaci osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia ich źródła. Istotne jest, czy w momencie jego ponoszenia podatnik mógł obiektywnie oceniając oczekiwać takiego efektu. Za wydatki spełniające co do zasady przesłankę celowości uważa się tzw. koszty pracownicze.

Katalog wyłączeń z kategorii kosztów uzyskania przychodów zawarty w art. 16 ust. 1 Ustawy ma charakter zamknięty. Ujęte w nim wyłączenia mają różny charakter i pełnią różne funkcje. W szczególności, część spośród nich prowadzi do bezwzględnego wyłączenia określonych rodzajów kosztów z kategorii kosztów podatkowych, część służy limitowaniu wysokości rozpoznawanych przez podatników rodzajów kosztów uzyskania przychodów (uniemożliwia zaliczenie do kosztów podatkowych wartości przewyższających ustalony przez ustawodawcę poziom wydatków), część przesunięciu momentu rozpoznawania określonych kosztów, wykluczeniu ich związku albo powiązaniu ich z konkretnym przychodem lub momentem podatkowym.

Zasady rozliczania podróży służbowych reguluje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167 ze zm.; dalej jako „Rozporządzenie”).

W myśl § 2 powołanego powyżej Rozporządzenia pracownikowi przysługują:

1. diety;
2. zwrot kosztów:

• przejazdów,
• dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
• noclegów,
• innych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Stosownie do treści § 3 ust. 1 Rozporządzenia, środek transportu właś...