Ceny transferowe: Forma dokumentacji

Ustawodawca nie określił konkretnej postaci dokumentacji podatkowej dla potrzeb cen transferowych, pozostawiając podatnikom dowolność w jej fizycznym kształtowaniu. 

Dokumentacja o charakterze stałym stanowi fundament dla oceny dokumentacji tworzonej na bieżąco z punktu widzenia przydatności tej ostatniej do odparcia zarzutu przerzucania dochodów przy wykorzystaniu cen transferowych. Dokumentacja stała powinna obejmować w szczególności:

• przyjęte przez zarząd spółki dokumenty określające strategię gospodarczą i zasady współpracy z jednostkami powiązanymi, struktury przepływu pieniędzy, rzeczy, usług,
• biznesplan, analizy finansowe, badania rynku, analizy produktów – dotyczy to zarówno produktów i usług własnych, jak i będących przedmiotem obrotu między osobami trzecimi,
• umowy o stałej współpracy z jednostkami powiązanymi z towarzyszącym załącznikiem obejmującym przedmiot dokumentacji,
• opis zakładanych efektów ze współpracy z jednostkami powiązanymi i dodatkowych korzyści płynących z tej współpracy w porównaniu z jednostkami niepowiązanymi,
• okresowe analizy wyników współpracy z jednostkami powiązanymi będące dowodem jej neutralnego charakteru.

Dokumentacja tworzona na bieżąco obejmuje dowody dokumentujące przeprowadzone transakcje, takie jak: faktury, dowody zapłaty, porozumienia i różnego rodzaju specyfikacje, wyjaśnienia pracowników i kontrahentów oraz wyniki tzw. białego wywiadu zebranego za pośrednictwem mediów.

Dokumentacja tworzona na bieżąco ma często formę aneksu do dokumentacji stałej. Aneksy takie pozwalają na aktualizowanie dokumentacji w kolejnych latach. Jeżeli bowiem transakcje z podmiotem powiązanym realizowane będą w dłuższym czasie, to – co logiczne – warunki tej transakcji będą się zmieniały wraz z upływem czasu (np. zmienia się cena, często zmieniają się koszty ponoszone przez strony transakcji). Takie zmiany należy udokumentować, najlepiej właśnie w ramach dokumentacji tworzonej na bieżąco.

Przykład:
Powiązane ze sobą spółki A i B w roku 2014 zawarły ze sobą umowę ramową, na podstawie której spółka A sprzedaje spółce B produkowane przez siebie wyroby. W związku z zawarciem tej umowy spółki w 2014 r. sporządziły dokumentację cen transferowych, która od tego czasu nie była aktualizowana.

W 2014 r. zyskowność na sprzedaży tych wyrobów wynosiła 15%, co spółka A w dokumentacji uzasadniała jako racjonalny i rozsądny zysk z tej transakcji.

Organ podatkowy zażądał od spółki A dokumentacji dotyczącej tej transakcji za rok 2016.

Rodzą się tutaj dwa zasadnicze problemy:

1. Czy jeżeli spółka A dostarczy dokumentację sporządzoną w 2014 r., to czy organ podatkowy nie uzna, że spółka nie dostarczyła wymaganej dokumentacji?

Owszem, organ podatkowy mógłby twierdzić, że podatnik dostarczył nie tę dokumentację, której organ żądał. Ale jeśli dokumentacja sporządzona w 2014 r. jest także aktualna w roku 2016, to będzie oznaczało, że dokumentacja sporządzona w 2014 r. dotyczy również roku 2016. Z tym wiąże się jednak drugi problem.

2. W 2016 r. zyskowność z tej transakcji z różnych powodów wynosiła nie 15, a 10%. Spółka A utrzymała bowiem ceny na niezmiennym poziomie, mimo że w ciągu tych 2 lat wzrosły jej koszty, zmieniła się też sytuacja na rynku.

Jeżeli spółka A dostarczy organowi podatkowemu dokumentację, w której uzasadnia, że zysk na poziomie 15% jest zyskiem rynkowym i racjonalnym, to trochę tak, jakby sama chciała, aby organ podatkowy dokonał szacowania ceny i ustalił ją na takim poziomie, by marża w 2016 r. wynosiła 15%.

Nie ma potrzeby sporządzania oddzielnej dokumentacji na każdy rok podatkowy, ale niezbędne jest „zarządzanie dokumentacją” i aktualizowanie jej w związku ze zmianami w transakcji.

Mariusz Makowski

W maju zapraszamy Państwa do Katowic na szkolenie pt. Ceny transferowe - przygotowanie dokumentacji i podmioty powiązane.