Biura rachunkowe. Obowiązek rejestrowania niektórych transakcji

Ustawa z 16 listopada 2000 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (tekst jedn. Dz.U. z 2010 r., nr 46, poz. 276, z późn. zm.) nakłada na biura rachunkowe pewne obowiązki. Muszą one np. rejestrować i zgłaszać niektóre transakcje swoich klientów. Sprawdźmy, o jakie transakcje chodzi.

Podkreślić należy, że jeżeli dane biuro rachunkowe obsługuje jedynie takich klientów, którzy prowadzą podatkową księgę przychodów i rozchodów lub ewidencję przychodów, postanowienia przywołanej ustawy nie mają do niego zastosowania.

Podstawowe obowiązki instytucji obowiązanej

Do obowiązków biur rachunkowych wynikających ze wskazanej wyżej ustawy zaliczymy:

1. obowiązek rejestrowania transakcji przeprowadzanych przez instytucję obowiązaną, które przekraczają równowartość 15 000 euro, oraz
2. obowiązek rejestrowania transakcji „podejrzanych” bez względu na ich wartość,

przy czym oczywiste wydaje się, że w przypadku instytucji obowiązanej, którą jest biuro rachunkowe prowadzące działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, niewątpliwie dominować będą transakcje (jeżeli w ogóle wystąpią), o których mowa w pkt 2.

Transakcje przekraczające 15 000 euro

Z art. 8 ust. 1 ustawy wynika, że instytucja obowiązana przeprowadzająca transakcję, której równowartość przekracza 15 000 euro, ma obowiązek zarejestrować ją również wtedy, gdy jest ona przeprowadzana za pomocą więcej niż jednej operacji, a ich okoliczności wskazują, że są one ze sobą powiązane i zostały podzielone na operacje o mniejszej wartości z zamiarem uniknięcia obowiązku rejestracji.
 
Wyraźnie należy jednak zaznaczyć, że obowiązek ten dotyczy jedynie „instytucji obowiązanych przeprowadzających transakcję”, a przez „przeprowadzanie transakcji” rozumie się wykonanie zlecenia lub dyspozycji klienta przez instytucję obowiązaną. „Transakcją” jest natomiast dokonywanie we własnym oraz w cudzym imieniu, na własny i na cudzy rachunek wpłaty i wypłaty w formie gotówkowej lub bezgotówkowej.

Z uwagi na to, że biura rachunkowe co do zasady takich transakcji nie przeprowadzają, nie będzie na nich ciążył obowiązek rejestrowania każdej transakcji, której równowartość przekracza 15 000 euro.

Wszystkie transakcje „podejrzane”

Instytucja obowiązana, a więc także biuro rachunkowe, ma obowiązek rejestrowania transakcji bez względu na ich wartość, jeśli jej okoliczności wskazują, że może mieć ona związek z praniem pieniędzy lub finansowaniem terroryzmu. Takie transakcje podlegają rejestrowaniu bez względu na ich wartość i charakter, jeśli tylko biuro rachunkowe, w związku z wykonaniem umowy z klientem, wiedziało lub przy zachowaniu należytej staranności powinno o nich wiedzieć.

Pozostałe obowiązki instytucji obowiązanej

Z powyżej wspomnianymi podstawowymi obowiązkami instytucji obowiązanej wiążą się wynikające z ustawy inne powinności, takie jak:

• posiadanie wewnętrznej procedury w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu oraz dokonywanie bieżącej oceny ryzyka,
• wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za wykonanie obowiązków określonych w ustawie,
• obowiązek odbywania szkoleń w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu,
• obowiązek przekazywania informacji Generalnemu Inspektorowi Informacji Finansowej.

Wewnętrzna procedura

Wewnętrzna procedura w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu powinna mieć formę pisemną oraz w szczególności zawierać:

1. określenie sposobu wykonania środków bezpieczeństwa finansowego, rejestracji transakcji, sposobu analizy i oceny ryzyka, przekazywania informacji o transakcjach Generalnemu Inspektorowi Informacji Finansowej,
2. procedury wstrzymania transakcji, blokady rachunku i zamrożenia wartości majątkowych,
3. określenie sposobu przyjmowania oświadczeń dotyczących tego, czy dany klient jest osobą zajmującą eksponowane stanowisko polityczne, o ile takie oświadczenia są przyjmowane, oraz sposobu przechowywania informacji.

W tym miejscu warto podkreślić, że na instytucji obowiązanej ciąży nie tylko obowiązek posiadania wspomnianej pisemnej procedury, lecz także jej stosowania. Szczególną uwagę w biurach rachunkowych trzeba skierować na dwa aspekty, a mianowicie: przeprowadzanie bieżącej analizy ryzyka oraz prawidłowe prowadzenie rejestru transakcji podlegających rejestracji.

Biuro rachunkowe będące instytucją obowiązaną musi przeprowadzać bieżącą analizę ryzyka oraz stosować wzmożone środki bezpieczeństwa finansowego wobec klienta w przypadkach, które mogą wiązać się z wyższym ryzykiem prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu. I tak np. w odniesieniu do osób zajmujących eksponowane stanowiska polityczne, jak wynika z art. 9e ust. 4 ustawy, instytucje obowiązane:

• wprowadzają procedury oparte na ocenie ryzyka w celu ustalenia, czy klient jest osobą zajmującą eksponowane stanowisko polityczne,
• stosują środki odpowiednie do określonego przez instytucję obowiązaną ryzyka w celu ustalenia źródła pochodzenia wprowadzanych do obrotu wartości majątkowych,
• prowadzą stałą kontrolę przeprowadzanych transakcji,
• zawierają umowę z klientem po uprzednim uzyskaniu zgody zarządu, wskazanego członka zarządu lub osoby wyznaczonej przez zarząd lub odpowiedzialnej za działalność instytucji obowiązanej.

W celu wykonania tego obowiązku, na podstawie art. 9e ust. 5 ustawy, instytucje obowiązane mogą przyjmować oświadczenia na piśmie, czy dany klient jest osobą zajmującą eksponowane stanowisko polityczne, pod rygorem odpowiedzialności karnej za podanie danych niezgodnych ze stanem faktycznym.

Rejestr transakcji

Jak wynika z art. 12 ust. 1 ustawy, w rejestrze transakcji zarejestrowanych zgodnie z art. 8 ust. 1 i 3 (czyli zarówno tych przekraczających równowartość 15 000 euro, jak i tych „podejrzanych”) powinny znaleźć się zwłaszcza takie dane, jak:

1. data przeprowadzenia transakcji,
2. dane identyfikacyjne stron transakcji,
3. kwota, waluta i rodzaj transakcji,
4. numery rachunków, które zostały wykorzystane do przeprowadzenia transakcji, w przypadku transakcji z udziałem takich rachunków,
5. uzasadnienie oraz miejsce, data i sposób złożenia dyspozycji w razie przekazywania informacji o transakcji „podejrzanej”.

Wyznaczenie osoby odpowiedzialnej

W biurze rachunkowym, które ma status instytucji obowiązanej, musi zostać wyznaczona osoba odpowiedzialna za wykonanie obowiązków określonych w ustawie.

Co istotne, w przypadku biur rachunkowych prowadzonych w formie działalności jednoosobowej osobą odpowiedzialną jest zawsze osoba wykonująca tę działalność, czyli właściciel.

Szkolenia z przeciwdziałania prania pieniędzy

Pracownicy biura rachunkowego, którym powierzone zostały obowiązki związane z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu w instytucji obowiązanej, muszą mieć zapewniony udział w programach szkoleniowych dotyczących tych obowiązków.
Jeżeli osobą odpowiedzialną jest właściciel biura rachunkowego, wówczas obowiązek odbycia szkolenia spoczywa na nim.

Przekazywanie informacji do GIIF

Na podstawie art. 11 ust. 1 instytucje obowiązane przekazują Generalnemu Inspektorowi Informacji Finansowej informacje o wszystkich zarejestrowanych transakcjach.

Ustawa nakłada również na instytucje obowiązane obowiązek nieodpłatnego i niezwłocznego przekazywania, na pisemne żądanie Generalnego Inspektora Informacji Finansowej, informacji dotyczących transakcji objętych przepisami ustawy (art. 13a ust. 1). Udostępnienie to polega w szczególności na przekazaniu informacji o stronach transakcji, zawartości dokumentów, w tym dotyczących sald i obrotów na rachunku, przekazaniu ich potwierdzonych kopii.

Kary pieniężne i sankcje karne

Na zakończenie – mając na uwadze, że nadal bardzo niska jest świadomość tego, jakie obowiązki wynikają dla biur rachunkowych z ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu – wskażmy, że ich ignorowanie może wiązać się z nałożeniem na instytucję obowiązaną kary pieniężnej. Ponadto kto, działając w imieniu lub interesie instytucji obowiązanej, wbrew przepisom ustawy, nie dopełnia obowiązku m.in. wprowadzenia wewnętrznej procedury czy wyznaczenia osoby odpowiedzialnej, podlega karze pozbawienia wolności do lat 3.

Tak więc, jeśli w danym biurze rachunkowym prowadzone są księgi rachunkowe nawet niewielkich podmiotów, należy mieć na uwadze wyżej przedstawione obowiązki. Dura lex, sed lex.

Izabela Rutkowska