Anulowanie faktury możliwe także po jej wysyłce kontrahentowi

W toku działalności spółki zdarzają się sytuacje, w których kontrahent zwraca przesłaną mu fakturę bez jej księgowania. Dotyczy to sytuacji, gdy wystawiona omyłkowo faktura dotyczy transakcji, która w rzeczywistości nie miała miejsca (towary nie zostały dostarczone / nie doszło do wykonania usługi w rozumieniu przepisów o VAT). Czy spółka jest uprawniona do anulowania faktur, które nie zostały zaksięgowane przez kontrahentów i zostały jej zwrócone?

Faktury nie dokumentują żadnej zaliczki, która byłaby uiszczona przez kontrahenta na rzecz spółki z tytułu przyszłej dostawy towarów lub świadczenia usług.

Faktury mogą być opatrzone adnotacją wskazującą, że przed zwróceniem ich spółce znajdowały się w posiadaniu kontrahenta (np. w postaci tzw. prezentaty z datą otrzymania faktury przez kontrahenta).

Po otrzymaniu egzemplarza faktury odesłanej przez kontrahenta, spółka jest w posiadaniu obu egzemplarzy faktury. Spółka stosuje w odniesieniu do takich faktur następującą procedurę anulowania takich faktur:

• oba egzemplarze faktury (w tym egzemplarz zwrócony przez kontrahenta) zostają przekreślone;
• na przekreślonych egzemplarzach faktury spółka umieszcza adnotację potwierdzającą fakt dokonania anulowania faktury i wskazującą przyczynę jej anulowania;
• anulowane faktury są przechowywane wraz z dokumentacją księgową spółki.

Zwrócona przez kontrahenta faktura mogła być już uprzednio ujęta przez spółkę w rozliczeniu podatku należnego za dany okres, za który została już złożona deklaracja VAT (co wynika z faktu, że zwrot przez kontrahenta niezasadnie wystawionej faktury następuje po upływie pewnego czasu od jej wystawienia).

Faktura jest dokumentem sformalizowanym (potwierdzającym zaistnienie określonego zdarzenia gospodarczego), który powinien spełniać szereg wymogów przewidzianych przepisami prawa.

Należy w tym miejscu podkreślić, że celem faktury jest przede wszystkim udokumentowanie rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych, pełni ona bowiem szczególną rolę dowodową w prawidłowym wymiarze podatku VAT. Prawidłowość materialnoprawna faktury zachodzi, jeżeli odzwierciedla ona prawdziwe zdarzenie gospodarcze, czyli w istocie stwierdza fakt nabycia określonych towarów lub usług, czy też otrzymania zaliczki, co oznacza, że nie można uznać za prawidłową fakturę, gdy nie wskazuje ona zaistniałego zdarzenia gospodarczego. Faktura jest zatem dokumentem potwierdzającym zaistnienie zdarzenia gospodarczego i nierozerwalnie związana jest z powstaniem obowiązku podatkowego.

Wystawienie faktury należy rozumieć jako sporządzenie ww. dokumentu oraz jego przekazanie innemu podmiotowi (nabywcy), a przez to wprowadzenie faktury do obrotu prawnego.

Faktura VAT sporządzona, a niewprowadzona do obrotu prawnego, nie jest zatem fakturą wystawioną w rozumieniu przepisów i nie stanowi podstawy do zapłaty podatku w niej wykazanego w trybie art. 108 ust. 1 ustawy o VAT.

Faktura korygująca wystawiana jest w celu podania właściwych, prawidłowych i zgodnych z rzeczywistością kwot i innych danych, decydujących o rzetelności wystawionego dokumentu. Dokonanie korekty faktury jest możliwe jedynie w przypadku, gdy pierwotna faktura została wprowadzona do obrotu prawnego, tzn. została przyjęta (odebrana) przez nabywcę towaru lub usługi oraz ujęta w jego rozliczeniach. Natomiast nie ma możliwości dokonywania korekty faktury w sytuacji, gdy pierwotna faktura została wystawiona, ale nie weszła do obrotu prawnego, gdyż nie wywołuje wówczas żadnych skutków prawnych.

Co do zasady korygowanie treści pierwotnie wystawionej faktury VAT powinno nastąpić przez wystawienie przez sprzedawcę faktury korygującej.

Jednakże w sytuacji, gdy wystawiona faktura nie została wprowadzona do obrotu prawnego (spółka jest w posiadaniu 2 egzemplarzy faktury), nie ma podstaw do poprawienia błędów poprzez wystawienie faktury korygującej - wówczas istnieje możliwość anulowania tej faktury.

Należy zauważyć, że ani przepisy ustawy o podatku od towarów i usług, ani przepisy rozporządzeń wykonawczych do tej ustawy, nie regulują kwestii dotyczącej anulowania wystawionych faktur.

W praktyce jednak - w drodze wyjątku - jest dopuszczalne anulowanie faktury, sprowadzające się do przekreślenia oryginału i kopii faktury oraz dokonaniu na nich adnotacji uniemożliwiających ich powtórne wykorzystanie. Należy jednak w tym miejscu podkreślić, że anulowanie faktur powinno dotyczyć wyłącznie tych dokumentów rozliczeniowych, które nie zostały wprowadzone przez podatnika do obrotu prawnego. Anulowanie faktury dotyczy tylko tych przypadków, gdy faktura dokumentuje czynność rzeczywiście niedokonaną.

Jak wskazała spółka, zdarzają się sytuacje, w których dochodzi do wystawienia pomyłkowo faktur do transakcji, które w rzeczywistości nie miały miejsca (towary nie zostały dostarczone / nie doszło do wykonania usługi w rozumieniu przepisów o VAT). Kontrahent spółki zwraca przesłaną mu fakturę bez jej księgowania. Faktury te nie dokumentują również żadnej zaliczki, która byłaby uiszczona przez kontrahenta na rzecz spółki z tytułu przyszłej dostawy towarów lub świadczenia usług.

Zatem mając na uwadze powyższe należy uznać, że skoro w opisanej sytuacji mamy do czynienia z fakturami, które nie zostały wprowadzone do obiegu prawnego (wystawiona faktura wraca do spółki i nie jest ujęta w ewidencji kontrahenta) oraz nie dokumentują one faktycznie wykonanych zdarzeń gospodarczych w postaci dostawy towaru lub wykonania usługi to spółka będzie miała prawo do anulowania takich faktur poprzez opatrzenie obu egzemplarzy faktury odpowiednią adnotacją o przyczynie i okolicznościach ich anulowania i pozostawieniu ich w dokumentacji podatkowej.

Ponadto należy zaznaczyć, że anulowanie faktury VAT powinno być traktowane w sposób wyjątkowy i wykorzystywane tylko w przypadku zaistnienia takiej konieczności. Tym samym spółka powinna dołożyć należytej staranności przy dokumentowaniu zaistniałych zdarzeń gospodarczych.

W kwestii skorygowania przez spółkę deklaracji należy stwierdzić, że spółka w celu usunięcia błędu powinna dokonać korekty deklaracji VAT za te miesiące, w których ww. faktury VAT zostały rozliczone, poprzez obniżenie odpowiednio kwoty zadeklarowanej podstawy opodatkowania oraz podatku należnego, na zasadach wskazanych w art. 81 § 1 i 2 oraz z uwzględnieniem art. 75 § 3 Ordynacji podatkowej.

Reasumując, spółka we wskazanych okolicznościach sprawy jest uprawniony do „anulowania” przedmiotowych faktur oraz ma prawo do złożenia korekty deklaracji VAT-7 za dany okres rozliczeniowy, w którym ujęła taką/takie fakturę/faktury.

Interpretacja indywidualna z 29 września 2020 r, sygn. 0114-KDIP1-3.4012.394.2020.1.ISK - Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej - pełna treść interpretacji

Redakcja podatki.biz