Obowiązki podatników rejestrujących sprzedaż przy użyciu urządzeń fiskalnych (1)

Podatnicy, którzy zobligowani są prowadzić sprzedaż przy użyciu urządzeń fiskalnych (dalej: kas fiskalnych lub rejestrującyh), obarczeni są licznymi obowiązkami. Ich naruszenie może spowodować utratę prawa do zwrotu części kwot wydatkowanych na nabycie kasy, zakwestionowanie rzetelności i prawidłowości prowadzonych ewidencji, czy narazić podatników na odpowiedzialność karną skarbową. Dla przedsiębiorców dużym utrudnieniem jest to, że większość operacji wykonywanych przy uzyciu kasy lub czynności związanych z jej użytkowaniem wykonują pracownicy – nie zawsze świadomi skutków, jakie mogą przynieść ich zaniedbania. Warto więc usystematyzować obowiązki, o których powinni pamiętać zarówno pracodawcy, szkoląc pracowników, jak i sami pracownicy.

Rozporządzenie

Warunki stosowania kas przez podatników określone zostały w rozporządzeniu ministra finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków ich stosowania – opublikowane w Dz. U. z dnia 1 grudnia 2008 r. Nr 212, poz. 1338. Zastąpiło ono obowiązujące wiele lat i dwukrotnie nowelizowane rozporządzenie z dnia 4 lipca 2002 r.

W rozporządzeniu minister finansów określił:

1) szczegółowe kryteria i warunki techniczne, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące;
2) dane, które powinien zawierać wniosek producenta krajowego lub importera kas o wydanie potwierdzenia wymienionego w art. 111 ust. 6b ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, zwanej dalej „ustawą”, jak również rodzaje dokumentów, w tym oświadczeń, oraz urządzeń, które mają być przedstawione wraz z wnioskiem;
3) warunki stosowania kas przez podatników;
4) warunki zorganizowania i prowadzenia serwisu kas, mające znaczenie dla ewidencjonowania;
5) okres, na który wydawane jest potwierdzenie, o którym mowa w art. 111 ust. 6b ustawy;
6) terminy oraz zakres obowiązkowych przeglądów, o których mowa w art. 111 ust. 6 ustawy.

Dla przedsiębiorców stosujących kasy rejestrujące szczególne znaczenie mają punkty 3 i 6.

Warunki stosowania kas przez podatników

1. Ewidencjonowanie i wydruk

Podatnicy zobowiązani są dokonywać ewidencji każdej sprzedaży oraz wydruku paragonu fiskalnego lub faktury VAT z każdej sprzedaży, a także wydawać oryginał wydrukowanego dokumentu nabywcy.

Zapis ten oznacza, że nie ma znaczenia, na jaką kwotę opiewa transakcja. Każda sprzedaż (na rzecz osób nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych – dalej nazywanych konsumentami) powinna zostać zaewidencjonowana na kasie, a następnie powinien zostać wydrukowany paragon fiskalny lub faktura VAT. Częsta jest sytuacja, że urządzenie, którym dysponujemy, nie umożliwia wydruku faktury VAT, a klient takiej faktury sobie życzy. Wtedy drukujemy paragon z kasy, fakturę VAT na urządzeniu zewnętrznym, a do kopii faktury dopinamy paragon fiskalny (nie wydajemy go klientowi), wydając klientowi oryginał faktury VAT. W ten sposób właściwie udokumentujemy zapisy w ewidencji sprzedaży, unikając dublowania sprzedaży wskazanej na raporcie fiskalnym kasy i kwot wykazanych na wystawianych fakturach VAT. Obowiązek dopinania paragonu do faktury sprzedaży, zarejestrowanej przy użyciu kasy rejestrującej wynika z rozporządzenia ministra finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym p...