e-faktury - czyli jak wystawiać i przechowywać faktury w formie elektronicznej

Bezustannie postępujący proces globalizacji, a więc i zwiększenie geograficznej odległości dzielących kontrahentów, oraz rozwój technologii umożliwiających komunikację na odległość (Internet) sprawił, iż powstała konieczność umożliwienia podatnikom podatku od wartości dodanej wystawiania i przechowywania faktur w formie elektronicznej. Widząc tę potrzebę ustawodawca europejski wydał dyrektywę określającą zasady wystawiania faktur w drodze elektronicznej.1)

Polski ustawodawca implementując na grunt prawa krajowego przepisy wspólnotowe dotyczące podatku od wartości dodanej upoważnił ministra właściwego do spraw finansów publicznych do określenia w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji w drodze rozporządzenia sposobu i warunków wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania ich organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.²⁾ Minister Finansów skorzystał z upoważnienia, o którym mowa powyżej, wydając rozporządzenie określające:

- sposób i warunki wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej,
- tryb przechowywania takich faktur oraz
- tryb udostępniania ich organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.³⁾

Dane które powinna zawierać e-faktura
Należy pamiętać, iż e-faktura jest taką samą fakturą jak faktura wystawiona w formie papierowej – stąd winna zawierać identyczne dane z tymi, jakie wymagane są dla faktury w formie papierowej.⁴⁾ Faktura powinna zawierać następujące dane:

- imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy;
- numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 10 i 11;
- dzień, miesiąc i rok albo miesiąc i rok dokonania sprzedaży oraz datę wystawienia i numer kolejny faktury oznaczonej jako "FAKTURA VAT"; podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym;
- nazwę towaru lub usługi;
- jednostkę miary i ilość sprzedanych towarów lub rodzaj wykonanych usług;
- cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
- wartość towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
- stawki podatku;
- sumę wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu;
- kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
- wartość sprzedaży towarów lub wykonanych usług wraz z kwotą podatku (wartość sprzedaży brutto), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku lub zwolnionych od podatku, lub niepodlegających opodatkowaniu;
- kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem, wyrażoną cyframi i słownie.⁵⁾

Warunki wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur w formie elektronicznej

1. Akceptacja
Faktury mogą być wystawiane i przesyłane w formie elektronicznej jedynie po uprzednim zaakceptowaniu tej formy przez odbiorcę faktury.⁶⁾ Akceptacja może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej.⁷⁾ Wystawianie i przesyłanie faktur w formie elektronicznej jest możliwe w okresie od dnia następującego po dniu, w którym odbiorca faktury dokonał akceptacji do dnia następującego po dniu, w którym wystawca faktury otrzymał powiadomienie od jej odbiorcy o cofnięciu tej akceptacji.⁸⁾ Należy podkreślić, iż podatnik, który zamierza dokumentować wykonywane czynności za pomocą e-faktur, musi uzyskać akceptację od każdego z kontrahentów, wobec których zamierza tę formę dokumentacji stosować.⁹⁾

Warto tutaj nadmienić, iż w orzecznictwie administracyjnym wskazuje się, że z uwagi na okoliczność, iż „Minister Finansów nie określił w przepisach innych (niż w/w – przyp. autora) ograniczeń czasowych w zakresie rozpoczęcia wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej. Rozpoczęcie takiej wymiany faktur po uprzednim otrzymaniu akceptacji kontrahenta nie ma charakteru obligatoryjnego a jedynie fakultatywny. Powyższe powoduje, iż w przypadku gdy Spółka otrzyma akceptację kontrahenta, nie będzie zobligowana do wprowadzenia dokumentacji elektronicznej od następnego dnia po otrzymaniu tej akceptacji i może nadal stosować tradycyjne metody wystawiania faktur VAT”.¹⁰⁾

2. Zapewnienie autentyczności i integralności treści e-faktury
Uznaje się, iż autentyczność i integralność treść faktury jest zagwarantowana w przypadku, gdy:

1) faktura jest opatrzona bezpiecznym podpisem elektronicznym przez który należy rozumieć dane w postaci elektronicznej, które wraz z innymi danymi, do których zostały dołączone lub z którymi są logicznie powiązane, służą do identyfikacji osoby składającej podpis elektroniczny i który zarazem:

- jest przyporządkowany wyłącznie do osoby składającej ten podpis,
- jest sporządzany za pomocą podlegających wyłącznej kontroli osoby składającej podpis elektroniczny bezpiecznych urządzeń służących do składania podpisu elektronicznego i danych służących do składania podpisu elektronicznego,
- jest powiązany z danymi, do których został dołączony, w taki sposób, że jakakolwiek późniejsza zmiana tych danych jest rozpoznawalna,¹¹⁾
- jest weryfikowany za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu przez który należy rozumieć elektroniczne zaświadczenie, za pomocą którego dane służące do weryfikacji podpisu elektronicznego są przyporządkowane do osoby składającej podpis elektroniczny i które umożliwiają identyfikację tej osoby, wydane przez podmiot świadczący usługi certyfikacyjne, wpisany do rejestru kwalifikowanych podmiotów świadczących usługi certyfikacyjne,¹²⁾ lub

2) faktura została przesłana poprzez Elektroniczną Wymianę Danych (z ang. EDI - Electronic Data Interchange) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych. Elektroniczna wymiana danych „została określona w rozporządzeniu jedynie poprzez odniesienie do umowy w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych. Umowa ta została opisana w art. 1 zaleceń Komisji Europejskiej z dnia 19 października 1994 r. nr 1994/820/WE odnoszących się do aspektów prawnych elektronicznej wymiany danych (Dz. Urz. UE L 338 z 28.12.1994). Zgodnie z definicją zawartą w omawianych zaleceniach Komisji Europejskiej, EDI powinna być rozumiana jako elektroniczna wymiana danych handlowych i administracyjnych, sformatowanych według uzgodnionych wcześniej standardów pomiędzy różnymi systemami informatycznymi. Wiadomość przesłana w formacie EDI składa się z odpowiednio zestandaryzowanych komunikatów prz...