Konsekwencje nieprawidłowego prowadzenia ksiąg (nierzetelność i wadliwość)

Jednym z najważniejszych dowodów w postępowaniu podatkowym są księgi podatkowe. Jeżeli są one prowadzone rzetelnie i niewadliwie to mają taką samą moc dowodową jak dokumenty publiczne. Organy podatkowe mają jednak możliwość odrzucenia tego dowodu w sytuacji gdy księgi zawierają nieprawidłowości w postaci nierzetelności lub wadliwości. Odrzucenie ksiąg jako dowodu powoduje zazwyczaj ustalenie podstawy opodatkowania w drodze oszacowania. Wymiar szacunkowy podstawy opodatkowania, mimo iż powinien być jak najbardziej zbliżony do rzeczywistego, w praktyce ma charakter represyjny. Warto więc wiedzieć jakie warunki musi spełniać księga by być uznana za rzetelną i niewadliwą oraz jak bronić się przed odrzuceniem księgi przez organ podatkowy.

Zgodnie z art. 193 § 1 Ordynacji podatkowej księgi podatkowe prowadzone rzetelnie i w sposób niewadliwy stanowią dowód tego, co wynika z zawartych w nich zapisów. Art. 193 § 2 tej ustawy stanowi, że księgi podatkowe uważa się za rzetelne, jeżeli dokonywane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. Przepisy te definiują pojęcie prawidłowości ksiąg (rzetelności i niewadliwości).

Zarówno wadliwość jak i nierzetelność mogą powodować odrzucenie księgi, jednakże są to pojęcia rozłączne a skutki i odpowiedzialność podatnika jest różna w zależności od tego czy księgi są nierzetelne czy wadliwe.

Wadliwość to naruszenie przepisów o sposobie prowadzenia ksiąg (np. rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów, ustawy o rachunkowości). Jest to formalne naruszenie zasad poprzez np. wpisanie faktury z inną datą niż widniejąca na niej, brak numeracji stron, zapis niechronologiczny. Ordynacja podatkowa przewiduje, że księgi wadliwe mogą stanowić dowód jeżeli wady nie mają istotnego znaczenia dla sprawy (art. 193 § 5). Jeżeli więc z dokumentów źródłowych da się odtworzyć podstawę opodatkowania to nawet wiele zapisów wadliwych nie musi prowadzić do zafałszowania podstawy opodatkowania i do odrzucenia księgi.

Księgi nierzetelne to księgi, które nie odpowiadają stanowi rzeczywistemu, a więc takie które nie dokumentują rzeczywistych zdarzeń księgowych (może to być np. niewpisanie faktury, brak dowodu będącego podstawą wpisu do księgi). Księgi podatkowe mogą być uznane za nierzetelne nie tylko wtedy, gdy ich analiza wskazuje na istnienie sprzeczności poszczególnych składników działalności gospodarczej, ale także wtedy, gdy poszczególne składniki tej działalności, np. marża handlowa, rażąco odbiegają od przeciętnych składników osiąganych w danej branży i podobnych warunkach prowadzonej działalności.

Przykładowo, w wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego – Ośrodek Zamiejscowy w Gdańsku z dnia 14 września 2000 r. I SA/Gd 2018/99 Sąd stwierdził: „W działalności handlowej stosowana marża handlowa jest niewątpliwie istotnym składnikiem tej działalności, to ona bowiem decyduje o wysokości przychodu. Wynikająca z księgi podatkowej marża, zrealizowana przez skarżącego w wysokości odbiegającej od marż poszczególnych grup asortymentowanych towarów, stosowanych przy sprzedaży udokumentowanej, uzasadnia wniosek co do tego, że księga podatkowa nie odzwierciedla rzeczywistego stanu rzeczy w zakresie wysokości przychodów i tym samym nie może stanowić dochodu w postępowaniu podatkowym”.

Skutkiem stwierdzenia nierzetelności jest najczęściej odrzucenie księgi. Stosunek organów podatkowych, sądowych oraz ustawodawstwa do nierzetelności ksiąg oraz skutków, które ona wywołuje zmieniał się z biegiem czasu. Jeszcze do połowy lat dziewięćdziesiątych praktyka organów podatkowych była taka, że nawet drobna i nieistotna ekonomicznie niezgodność ze stanem faktycznym powodowała odrzucenie księgi jako dowodu i konieczność zastosowania szacowania podstawy opodatkowania (przykładowo, w wyroku z dnia 25.11.1994 r., III SA 350/94 – NSA stwierdza, „że nie może być dowodem w postępowaniu podatkowym zarówno księga nierzetelna jak i księga wadliwa”). Podejście takie powodowało, że dążenie przez organy podatkowe do uzyskania jak najwyższego wymiaru podatku dominowało nad zasadą ustalenia prawdy obiektywnej. Wejście w życie Ordynacji podatkowej (poprzedzone mniej rygorystycznymi wyrokami w sprawie nierzetelności) zmieniło to podejście. Księga może być uznana w części za nierzetelną (i w takim zakresie podlegać odrzuceniu) a w pozostałej części może stanowić dowód.

Fakt, że zapisy w księdze odpowiadają rzeczywistości (czyli oparte są na dowodach księgowych) nie musi oznaczać, że księga jest rzetelna. Przykładowo organ podatkowy na podstawie analizy kontroli remanentu może stwierdzić, że podatnik ukrywa obrót. W takim przypadku księga nie może stanowić dowodu, zgodnie bowiem z Ordynacją podatkową księgi stanowią dowód tylko tego, co wynika z zawartych w nich zapisów. Tak więc organ podatkowy, poza rzetelnymi zapisami w księgach może także poszukiwać innych dowodów, które mogą być podstawą ustalenia stanu rzeczywistego. Księga, w której nie zapisano wszystkich dowodów księgowych nie musi jednak automatycznie podlegać odrzuceniu. Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów przewiduje, że księgę uznaje się za rzetelną gdy brak zapisów spowodował podwyższenie kwoty podstawy opodatkowania, z wyjątkiem błędów polegających na niewykazaniu lub zaniżeniu kosztów zakupu materiałów podstawowych, towarów handlowych oraz kosztów robocizny.

W praktyce orzekania o nierzetelności ksiąg początkowo nie przypisywano żad...

DOSTĘP DO PEŁNEJ TREŚCI SERWISU WWW.PODATKI.BIZ JEST BEZPŁATNY
WYMAGANE JEST JEDNAK ZALOGOWANIE DO SERWISU.
UŻYTKOWNICY ZALOGOWANI MOGĄ RÓWNIEŻ DODAWAĆ KOMENTARZE.

Jeżeli jeszcze nie jesteś zarejestrowany, zapraszamy do wypełnienia krótkiego formularza rejestracyjnego.

REJESTRACJA

dla nowych użytkowników

LOGOWANIE

dla użytkowników podatki.biz

Zapomniałem hasła | Problemy z logowaniem

DLACZEGO WARTO SIĘ ZAREJESTROWAĆ DO SERWISU PODATKI.BIZ?

Otrzymujesz całkowicie bezpłatny stały dostęp do wielu informacji, między innymi do:

  • ujednolicanych na bieżąco aktów prawnych (podatki, ubezpieczenia społeczne i działalność gospodarcza)
  • narzędzi: powiadamiania o nowych przepisach, zmianach w przepisach i terminach
  • kalkulatorów i baz danych
  • działów tematycznych zawierających pogłębione informacje na interesujące Cię tematy; omówienia, odpowiedzi na najczęściej pojawiające się pytania
  • strony osobistej, na której znajdziesz aktualne informacje przeznaczone dla osoby o Twoim profilu zawodowym. Dodatkowo będziesz mógł edytować własną listę zakładek w celu szybszego docierania do szczegółowej informacji
  • newslettera informującego regularnie o wydarzeniach związanych z podatkami i działalnością gospodarczą

Czas rejestracji - ok. 1 min

Uwaga

Podczas rejestracji nie zbieramy żadnych szczegółowych danych personalnych i teleadresowych. W każdej chwili możecie usunąć trwale i bezpowrotnie dane dotyczące Waszego konta. Przed rejestracją prosimy o zapoznanie się z regulaminem »