Odzież dla pracownika – problemy z zaliczaniem do KUP

W związku z charakterem zadań wykonywanych przez pracowników pracodawcy mogą zaopatrywać pracowników w różnego rodzaju odzież roboczą. W pewnych sytuacjach pracodawcy są do tego zobowiązani, awinnych podejmują takie działania zwłasnej woli. W każdym jednak przypadku okoliczność zakupu odzieży roboczej może mieć określone konsekwencje podatkowe zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika.

Niezależnie od tego, czy pracodawca jest zobowiązany do zapewnienia pracownikowi ubioru roboczego, czy też robi to dobrowolnie, wydatki ponoszone przez niego w tym celu podlegają zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów na zasadach ogólnych wynikających z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (updop). Zgodnie z przepisem tego artykułu kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. updop. Tym samym należy uznać, że podatnik ma prawo do zaliczenia do kosztów podatkowych wszelkich wydatków, pod warunkiem iż nie zostały one wymienione w art. 16 ust. 1 updop oraz że mają one związek z prowadzoną działalnością, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na możliwość powstania przychodu.

W prawie podatkowym obowiązuje zatem ogólna zasada, zgodnie z którą pomiędzy kosztem podatkowym oraz przychodami podatników musi wystąpić związek przyczynowo-skutkowy. Należy przy tym pamiętać, że związek taki może mieć charakter bezpośredni lub pośredni. W pierwszym przypadku kosztem uzyskania przychodu będą wydatki, które przyczyniają się do powstania konkretnego przychodu, natomiast w drugim wydatki związane z funkcjonowaniem podatnika.

Z ogólnej definicji kosztu podatkowego wynika zatem, że warunkiem koniecznym zaliczenia wydatków poczynionych przez podatnika do kosztów uzyskania przychodów jest celowość ich poniesienia. Tym samym koszty podatkowe obejmują jedynie wydatki racjonalne z punktu widzenia prowadzonej przez podatnika działalności. Podkreślić należy, że to podatnik decyduje o tym, co jest z punktu widzenia prowadzonej przez niego działalności gospodarczej racjonalne. Organy podatkowe nie mają prawa kwestionować racjonalności ponoszenia samego wydatku lub jego wysokości (wyjątkiem mogą być transakcje dokonywane pomiędzy podmiotami powiązanymi).

Opierając się na powyższym, należy uznać, że kosztami podatkowymi są między innymi wydatki ponoszone na rzecz pracowników podatnika (wynagrodzenia, premie, wyposażenie stanowiska pracy), w tym na zakup odzieży roboczej, w przypadku gdy spełniają one omówione wyżej kryteria. Ponieważ na ogół wydatki takie nie mogą być przyporządkowane do konkretnego przychodu, stanowią one tzw. inne niż bezpośrednie koszty uzyskania przychodu i jako takie są potrącalne w dacie ich poniesienia, a więc w dniu, na który ujęto je w księgach rachunkowych.

Dobrowolne przekazanie odzieży roboczej

W praktyce największe wątpliwości podatników odnośnie zaliczania w koszty uzyskania przychodów wydatków na nabycie odzieży roboczej budzą sytuacje, gdy nie istnieje obowiązek jej używania wynikający czy to bezpośrednio z przepisów prawa, czy też z odpowiedniej decyzji kierownika zakładu pracy w sprawie korzystania przez pracowników z ubiorów służbowych. W takiej sytuacji kluczowe dla określenia, czy wydatki na zakup odzieży roboczej dla pracowników mogą stanowić koszty podatkowe, jest ustalenie, czy przekazywane pracownikom ubranie robocze nie ma charakteru osobistego, a jeśli takiego charakteru nie posiada, to czy wydatki ponoszone na zakup takiej odzieży stanowią koszty reklamy będące kosztami podatkowymi czy też reprezentacji, które z kolei są ustawowo wyłączone z ...