Fiskus usztywnia stanowisko w sprawie posiłków w restauracji

Po krótkim okresie zliberalizowania podejścia do problemu zaliczania dokosztów uzyskania przychodów posiłków spożywanych zkontrahentami wrestauracji organy podatkowe ponownie zaczęły wydawać interpretacje niekorzystne dla podatników. Co ciekawe, formułują one stanowisko, że wydatki naposiłki spożywane wspólnie zkontrahentami wsiedzibie firmy, sporządzone zproduktów zakupionych przez firmę, mogą korzystać z przywileju zaliczenia dokosztów uzyskania. Taki sam posiłek zjedzony wrestauracji – już nie.

Jedną z ostatnich interpretacji wydanych w tej sprawie jest datowana na 26 lipca 2010 r. interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie (IPPB5/423-293/10-2/DG).

Podatnik zadał pytanie, czy wydatki ponoszone w związku z organizacją spotkań z kontrahentami (w tym wydatki na nabycie drobnego poczęstunku, napojów, zapłata za posiłek w restauracji) stanowią koszty uzyskania przychodu dla spółki.

Przedstawiając swoje wątpliwości, spółka poinformowała we wniosku, że jak w prawie każdym przedsiębiorstwie istnieje konieczność spotkań z kontrahentami. Celem tych spotkań są negocjacje, podpisywanie umów, zawieranie kontraktów, omawianie różnego rodzaju spraw biznesowych. W zależności od sytuacji i ważności spotkania biorą w nim udział członkowie zarządu zajmujący się prowadzeniem bieżących spraw spółki lub pracownicy działu przygotowania inwestycji. W sytuacji gdy spotkania odbywają się w biurze spółki, spółka w czasie tych spotkań zapewnia gościom herbatę, kawę, cukier, śmietankę do kawy, drobne słodycze, czasami kanapki (drobny poczęstunek), szczególnie wtedy gdy spotkanie przedłuża się.

Spółka prowadzi jednak działalność na terenie całego kraju, gdzie rozlokowane są różne budowy. Często więc spotkania z kontrahentami mają miejsce poza biurem spółki, najczęściej w restauracjach. Dzieje się tak wtedy, gdy istnieje potrzeba przeprowadzenia rozmów w miejscu niezwiązanym z żadną ze stron, które umożliwia prowadzenie negocjacji w dogodny sposób. Wiele spotkań biznesowych odbywa się więc w miejscach położenia inwestycji spółki. W takich sytuacjach nie ma możliwości odbycia spotkania w salach konferencyjnych. Szczególnie, że wielu kontrahentów nie posiada miejsc przygotowanych do prowadzenia spotkań handlowych. Często sami kontrahenci proponują spotkania w restauracji zamiast w innym miejscu (np. siedzibie spółki lub własnej) z uwagi na łatwiejszy dojazd czy chęć odbycia spotkania na tzw. neutralnym gruncie. Wielokrotnie organizacja spotkania w terenie jest tańsza niż dojazd do siedziby spółki czy kontrahenta.

Poza tym spotkania poza miejscem inwestycji są także organizowane z uwagi na bezpieczeństwo rozmówców (spółka przykładowo obawia się mogącego się zdarzyć na budowie wypadku) oraz warunki pogodowe i brak warunków do pracy na terenie budowy. Plac budowy zdaniem spółki nie jest odpowiednim miejscem do negocjowania kontraktów.

Jeśli organizatorem spotkania jest spółka, wówczas to ona ponosi koszty posiłków (np. obiadu, lunchu czy kolacji). Posiłki zamawiane są z podstawowego menu. Nie są to posiłki przygotowywane na specjalne zamówienie. Mają one charakter zwyczajowo przyjęty. Nie noszą one cech okazałości i wytworności. Wysokość ponoszonych wydatków z tytułu spotkań z kontrahentami nie odbiega od zwyczajowych norm i zasad gościnności w Polsce. Zamiarem spółki nie jest ponoszenie wydatków na wystawne posiłki w celu kreowania jej wizerunku. Płacenie rachunków przez spółkę wynika z ogólnie przyjętych zasad i reguł dobrego wychowania. Zasady te nakazują spółce, jako gospodarzowi spotkania – zapraszającemu, ponieść koszt posiłku osoby zaproszonej.

W świetle przedstawionej powyżej argumentacji wydaje się logiczne stanowisko spółki, że wydatki związane z poczęstunkiem może ona zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów – trudno ich bowiem nie uznać za wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Jednocześnie nie zostały one wymienione w zamkniętym katalogu wydatków. Co prawda, to koszty reprezentacji zostały wymienione w art. 16 ust. 1 pkt 28 updop, m.in. koszty poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności, oraz napojów, w tym alkoholowych, jednak pojęcie reprezentacji nie zostało zdefiniowane w przepisach podatkowych. W związku z tym należy odwołać się do zakresu pojęciowego reprezentacji wypracowanego przez doktrynę i orzecznictwo, zgodnie z którym reprezentacja to okazałość, wystawność, ekskluzywność i wytworność.

Zdaniem spółki wydatki poniesione na spotkania z klientami nie stanowią kosztów reprezentacji. Jednym z warunków prowadzenia działalności gospodarczej przez spółkę jest bowiem prowadzenie rozmów biznesowych (z dostawcami materiałów, podwykonawcami, klientami). Zapraszanie kontrahentów na rozmowy w siedzibie spółki czy do restauracji nie ma na celu stworzenia efektu ekskluzywności i wytworności. Oferowanie klientom drobnego poczęstunku w postaci kawy, herbaty, paluszków czy ciasteczek podczas spotkań należy uznać za element powszechnie obowiązujących kanonów kultury. W żadnym wypadku wydatki poniesione przez spółkę związane z zakupem poczęstunku nie mają na celu akcentowania wystawności czy ekskluzywności spotkania. Według spółki wydatki te mogą być w całości zaliczane do kosztów uzyskania przychodów.

Spółka podniosła we wniosku, że prawo do zaliczania poczęstunku oferowanego kontrahentom do kosztów uzyskania przychodów było wielokrotnie podkreślane przez organy podatkowe. Dla przykładu, za zaliczaniem takich wydatków do kosztów podatkowych opowiedział się Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacjach indywidualnych z 27 sierpnia 2009 r. (IPPB5/4240-24/09-2/AM) oraz z 23 września 2009 r. (IPPB5/423-520/09-2/JC).

Zdaniem spółki o tym, czy wydatki na spotkania z klientami powinny zostać zaliczone do kosztów reprezentacji, nie przesądza okoliczność, że część z tych spotkań odbywa się w restauracjach. Przeprowadzanie negocjacji handlowych w restauracji nie jest bowiem wynikiem ekskluzywności i wytworności, ale jest konsekwencją tego, iż bardzo często jest to jedyne właściwe miejsce do przeprowadzania rozmów biznesowych. Biorąc pod uwagę, że spółka realizuje prace budowlano-montażowe w miejscowościach odległych od miejsca położenia siedziby spółki, zaproszenie kontrahenta (dostawcy materiałów budowlanych, podwykonawcy) do restauracji jest jedynym możliwym rozwiązaniem. W przeciwnym razie spółka musiałaby prowadzić rozmowy handlowe bezpośrednio na placu budowy, co stałoby w rażącej sprzeczności z przyjętą praktyką i zasadami dobrego wychowania. Byłoby to wyjątkowo niewygodne dla obu stron nie tylko dlatego, że prowadziłoby do bezpośredniego zakłócenia rokowań (problem z powodu miejsca do analizy dokumentów, brak podłączenia do prądu i internetu itp.), ale przede wszystkim dlatego, że stawiałoby strony w kłopotliwej sytuacji z powodu niezapewnienia odpowiedniej sali konferencyjnej (większość kontrahentów takich jak podwykonawcy czy dostawcy materiałów nie dysponuje odpowiednimi salami kon...