Szukaj
Wykop ten artykuł Dołącz do nas na Facebooku
REKLAMA

Ważne informacje w serwisie:




Artykuły: Produkty podatki.biz

16.12.2008

Rozliczenie delegacji zagranicznej - bez wyżywienia

Wysłałem na kilka dni pracownika do Niemiec. Pracownik wyjechał samochodem należącym do firmy (służbowy), żywił się we własnym zakresie. Otrzymał zaliczkę, aby wykupić sobie noclegi, w wysokości 150 EUR. Na miejscu kupował paliwo oraz kilka niezbędnych rzeczy (m.in. narzędzia), których zapomniał zabrać z firmy. W jaki sposób rozliczyć delegację?

Ustalmy fakty:

Delegacja trwała w okresie od 17-03-2008 godz. 07:30 do 20-03-2008 godz. 16:50.
Część zagraniczna trwała od godziny 12:00 17 marca do godziny 12:45 20 marca.

Pracownik dostarczył rachunki za nocleg:
a) z dnia 18-03-2008 na kwotę 43,50 EUR
b) z dnia 19-03-2008 na kwotę 24 EUR

Dodatkowo, otrzymałem od pracownika rachunki za:
- zakup narzędzi pracy, z dnia 18-03-2008 na kwotę 84,64 EUR
- zakup paliwa, z dnia 19-03-2008 na kwotę 63,35 EUR

 

Przeanalizujmy powyższy - typowy dla delegacji zagranicznej - przypadek.
Rozliczmy delegację ręcznie oraz za pomocą kalkulatora.


Rozliczanie delegacji


Wyliczanie ręczne:

Czeka nas trochę liczenia.
Delegacja zagraniczna składa się bowiem z dwóch części - części krajowej i zagranicznej. Dodatkowo w skład części krajowej wchodzą dwa etapy.

W skrócie delegacja zagraniczna to:
- część krajowa 1 - podróż z firmy do granicy
- cześć zagraniczna - pobyt za granicą
- część krajowa 2 - od momentu wjazdu do kraju do powrotu do firmy

Musimy więc rozliczyć delegację według wskaźników (przepisów) dotyczących podróży na terenie kraju (część krajowa 1 i 2) oraz podróży poza obszarem kraju (cześć zagraniczna)

Zajmijmy się wpierw częścią krajową.

 

Część krajowa

Aby prawidło rozliczyć delegację w kraju musiałbyś kolejno:

a) wyliczyć czas trwania delegacji w kraju i przysługującą dietę,

- część krajowa 1 trwała dnia 17.03 pomiędzy godzinami 07:30, a 12:00 (4 godziny i 30 minut),
- część krajowa 2 trwała dnia 20.03 pomiędzy godzinami 12:45, a 16:50 (4 godziny i 5 minut),
Aby ustalić dietę, musimy wiedzieć ile dni (dób) trwała łącznie część krajowa.
W analizowanym przykładzie mamy do czynienia z czasem 8 godzin i 35 minut (niepełna doba trwająca ponad 8 godzin).

Stosowny przepis stanowi:
"jeżeli podróż służbowa trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:
a) od 8 do 12 godzin - przysługuje połowa diety,
b) ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości, "

Musisz sprawdzić, ile wynosi wysokość diety dla delegacji (podróży służbowej) w kraju, a następnie wyliczyć przysługującą dietę. W chwili obecnej (od 01.01.2007) dieta wynosi 23 zł.
Pracownikowi przysługuje więc dieta w wysokości 11,50 zł (1/2 z 23 zł).

b) wyliczyć ryczałt noclegowy

Zgodnie z przepisami Pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku za nocleg, przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety. Ryczałt przysługuje wówczas, gdy nocleg trwał co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21 i 7.
W świetle powyższych pracownikowi nie przysługuje ryczałt noclegowy.

c) zsumować przysługujące pracownikowi wynagrodzenie tytułem podróży w kraju

Wyliczona dieta wynosi 11.50 zł, ryczałt noclegowy nie przysługuje, podobnie jak zwrot kosztów przejazdu (środkiem transportu jet bowiem samochód służbowy).
W sumie, za część krajową pracownik powinien otrzymać 11,50 zł.

 

Część zagraniczna

Aby prawidło rozliczyć delegację za granicą musiałbyś kolejno:

a) wyliczyć czas trwania delegacji za granicą i przysługującą dietę,

Część zagraniczna trwała w czasie od 17.03.2008 godz. 12:00 do 20.03.2008 godz. 12:45.
W sumie czas spędzony za granicą to 72 godziny i 45 minut.
Aby ustalić dietę, musimy wiedzieć ile dni (dób) trwała część zagraniczna.
W analizowanym przykładzie mamy do czynienia z 3 dobami pełnymi i 45 minutami (niepełna doba trwająca do 8 godzin).

Stosowny przepis stanowi:
"Dietę oblicza się w następujący sposób:
1) za każdą dobę podróży przysługuje dieta w pełnej wysokości;
2) za niepełną dobę podróży:
   a) do 8 godzin - przysługuje 1/3 diety,
   b) ponad 8 do 12 godzin - przysługuje 1/2 diety,
   c) ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości. "

Musisz sprawdzić, ile wynosi wysokość diety dla delegacji (podróży służbowej) w Niemczech, a następnie wyliczyć przysługującą dietę. W chwili obecnej dieta wynosi 42 EUR.
Pracownikowi przysługuje więc dieta w wysokości 140 EUR (3 x 42 EUR + 1/3 z 42 EUR, czyli 126 EUR + 14 EUR).

b) wyliczyć zwrot kosztów za nocleg

Przepisy mówią, iż w analizowanym przez nas przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem hotelowym.

Sprawa wydaje się pozornie prosta - mamy bowiem dwa rachunki, pierwszy z dnia 18-03-2008 na kwotę 43,50 EUR, drugi z dnia 19-03-2008 na kwotę 24 EUR.
Problem w tym, że wynagrodzenie dla pracownika wypłacamy w złotówkach. Wobec tego musisz dokonać przeliczenia wg odpowiedniego kursu zapłaconej kwoty na PLN.

c) wyliczyć zwrot kosztów za pozostałe wydatki

Podobnie jak w przypadku rachunków za nocleg - wydatkowane kwoty musisz przeliczyć na złotówki, a więc ustalić kurs na dany dzień i dokonać wyliczenia. Do rozliczenia pracownik przedstawił dwa rachunki:
- z dnia 18-03-2008 na kwotę 84,64 EUR
- z dnia 19-03-2008 na kwotę 63,35 EUR

d) zsumować przysługujące pracownikowi wynagrodzenie tytułem podróży za granicą i przeliczyć je na PLN

Podsumujmy dotychczasowe ustalenia:
- wyliczona dieta wynosi 140 EUR - według kursu z dnia rozliczenia delegacji (21.03.2008, kurs: 3,5333) daje to kwotę 494,66 zł,
- zwrot kosztów za nocleg (rachunki):
   43,50 EUR co daje według kursu z 17.03.2008 (data sprzedaży - rachunku) 154,92 zł oraz
   24 EUR - wg kursu z 18.03.2008 (data sprzedaży - rachunku) - 85,01 zł
   razem: 67,50 EUR, tj. 239,93 zł,
- zwrot kosztów za pozostałe wydatki (rachunki):
   84,64 EUR co daje według kursu z 17.03.2008 (data sprzedaży - rachunku) 301,43 zł oraz
   63,35 EUR - wg kursu z 18.03.2008 (data sprzedaży - rachunku) - 224,39 zł
   razem: 147,99 EUR, tj. 525,82 zł;

W sumie, za część zagraniczną pracownik powinien otrzymać 1260,41 zł.

Rozliczenie delegacji

Ostatnim krokiem jest ustalenie całkowitej kwoty do wypłaty tytułem delegacji, a więc zsumowanie należności za część krajową z zagraniczną i odjęcie od wyniku kwoty wypłaconej zaliczki (jeśli taka była dokonana).
W analizowanym przypadku mamy do czynienia z zaliczką 150 EUR wypłaconą dnia 17.03.2008, co w wyniku przeliczenia na PLN daje kwotę 534,19 zł

W ostatecznym rozrachunku, należność z tytułu podróży służbowej (delegacji) jaką powinieneś wypłacić pracownikowi wynosi 737,72 zł (1260,41 zł - 534,19 zł + 11,50 zł)

 

Sytuacja standardowa, tymczasem wyliczenie bardzo kłopotliwe.
Zastosujmy wobec tego Kalkulator FK.

Wyliczanie przy użyciu programu:

Wprowadzamy parametry rozliczanej delegacji:

- imię i nazwisko pracownika,
- datę i czas rozpoczęcia i zakończenia delegacji,
- datę i czas przekraczania granic,
- datę rozliczenia (na podstawie której ustalany jest kurs rozliczenia),
- wypłaconą zaliczkę i datę z jaką zaliczka ma być rozliczona (przeliczona na PLN),
- kraj docelowy podróży,
- dane dotyczące noclegów za granicą (rachunki),
- dane dotyczące środka transportu (samochód służbowy)
- dane dotyczące pozostałych wydatków (rachunki);

To wszystko.

Wciskamy przelicz i mamy błyskawicznie efekt naszej pracy!

 


Rys. 1. Pobyt zagranica - informacje ogólne.


 


Rys. 2. Pobyt zagranica - informacje dotyczące noclegów.


 


Rys. 3. Pobyt zagranica - koszty dojazdu.


 


Rys. 4. Pobyt zagranica - pozostałe wydatki.


 


Rys. 5. Pobyt kraj - informacje ogólne.


 


Rys. 6. Rozliczenie delegacji - podsumowanie.


Porównaj czas poświecony metodzie ręcznej i automatycznej (program). Dodaj do tego brak konieczności śledzenia zmian kursów walut
(program zawiera dane kursowe z możliwością codziennej aktualizacji), parametrów, wysokości poszczególnych diet, stawek etc., a ponadto prostą,
czytelną i intuicyjną obsługę programu i zadaj sobie pytanie: Czy moduł delegacji kalkulatora przyda się Twojej pracy.

 

To nie wszystko !

Moduł delegacji stanowi jeden z wielu,
w które wyposażony jest program Kalkulator FK  podatki.biz!

Co to oznacza w praktyce?

Kupując program Kalkulator FK podatki.biz otrzymujecie Państwo potężne narzędzie, umożliwiające przeprowadzenie wielu różnych operacji wykorzystywanych w działalności przedsiębiorstwa - bez żadnych dodatkowych dopłat !

 

więcej informacji o programie Kalkulator FK znajdą Państwo na stronie internetowej: www.kalkulator-fk.pl


 

Jak możesz zakupić ten program:

1. bezpośrednio przez stronę internetową klikając na łącze TAK chcę zakupić ten program

2. telefonicznie dzwoniąc na bezpłatną Infolinię: 0 800-706-818

3. Wysyłając maila na adres: sklep@taxnet.pl

 

 

 

Ostatnie artykuły z tego działu

Wszystkie artykuły z tego działu »