Dopuszczalność przechowywania kopii faktur w formie elektronicznej

Wymogiem przechowywania kopii faktury jest zachowanie jej oryginalnej postaci, a ten warunek może spełniać także przechowywanie faktury w formie elektronicznej, tj. niemodyfikowanego pliku tekstowego, pozwalającego na każdorazowe odtworzenie formy papierowej na żądanie organu podatkowego, w jej oryginalnej postaci - orzekł Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gliwicach.

O co toczył się spór?

Podatnik (spółka z o.o.) złożył wniosek o wydanie wiążącej interpretacji podatkowej. We wniosku wskazał, że wystawia miesięcznie około 7000 faktur VAT osobom fizycznym i prawnym za usługi w zakresie rozprowadzenia wody, odprowadzenia i oczyszczenia ścieków. Ewidencja faktur prowadzona jest w systemie komputerowym, który umożliwia archiwizację kopii faktur z podziałem na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na łatwe odszukanie. Spółka ma obowiązek przechowywać kopie tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Faktury VAT, które są ewidencjonowane w rejestrze sprzedaży i księgowane w systemie finansowo-księgowym są przesyłane plikiem elektronicznym w formacie PDF do firmy zajmującej się obsługą korespondencji masowej. Obsługa ta polega na przygotowaniu dokumentów do wydruku, adresowaniu, zakopertowaniu oraz na wysyłce do odbiorcy. Raz w tygodniu wydrukowane kopie wystawionych faktur są przesyłane do podatnika. W celu obniżenia kosztów związanych z archiwizacją i przechowywaniem kopii faktur VAT spółka chciałoby zastosować elektroniczny system archiwizacji, polegający na tym, że kopie faktur będą przechowywane w formie elektronicznej w taki sposób, aby nie było możliwe ich modyfikowanie.

Zdaniem podatnika, zgodnie z § 19 ust. 1 i 2 obowiązującego w dacie rozpoznania sprawy rozporządzenia Ministra Finansów z 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337 z późn. zm.; dalej: rozporządzenie), faktury i faktury korygujące są wystawiane w co najmniej dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Oryginał faktury lub faktury korygującej powinien zawierać wyraz „ORYGINAŁ", a kopia faktury lub faktury korygującej wyraz „KOPIA". Jednocześnie na podstawie § 21 ust. 1 podatnicy są zobowiązani przechowywać kopię oraz kopię faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Dokumenty, o których mowa w ust. 1 przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Przepis ten nie nakazuje przechowywania kopii faktury w postaci papierowej, stawiając jedynie wymóg, aby były one przechowywane w oryginalnej postaci. Podatnik jest w stanie zapewnić przechowywanie faktur w formie elektronicznej w taki sposób, aby nie były później zmienione lub modyfikowane i w pełni odpowiadały takiej postaci kopii faktury, która została wcześniej wystawiona.

Spółka chciała wiedzieć, czy może przechowywać kopie faktur VAT i duplikatów w formie elektronicznej i dopiero dla potrzeb organów podatkowych drukować kopie papierowe.

Dyrektor izby skarbowej, wydający interpretację w imieniu m...