Zakup wody i napojów dla pracowników – skutki podatkowe i ujęcie w księgach rachunkowych

Pracodawca ma obowiązek zapewniać wszystkim pracownikom wodę zdatną do picia lub inne napoje, a pracownikom zatrudnionym stale lub okresowo w warunkach szczególnie uciążliwych zapewnić oprócz wody, także inne napoje. Obowiązek ten wynika z przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz. U. z 2003 r. nr 169, poz. 1650 z późn. zm.).

Analizując obowiązki pracodawcy, powinniśmy odnieść się także do przepisów rozporządzenia Rady Ministrów z 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów (Dz.U. nr 60, poz. 279). Określa ono zasady zaopatrzenia w napoje pracowników zatrudnionych w warunkach szczególnie uciążliwych. Na podstawie § 1 tego rozporządzenia pracodawca jest zobowiązany do zapewnienia nieodpłatnie pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych napojów, których rodzaj i temperatura powinny być dostosowane do warunków wykonywania pracy. Zgodnie z § 4 ust. 1 rozporządzenia, pracodawca ma obowiązek zapewnić napoje pracownikom zatrudnionym:

• w warunkach gorącego mikroklimatu, charakteryzującego się wartością wskaźnika obciążenia termicznego (WBGT) powyżej 25 st. C,
• w warunkach mikroklimatu zimnego, charakteryzującego się wartością wskaźnika siły chłodzącej powietrza (WCI) powyżej 1.000,
• przy pracach na otwartej przestrzeni przy temperaturze otoczenia poniżej 10 st. C lub powyżej 25 st. C,
• przy pracach związanych z wysiłkiem fizycznym, powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 1.500 kcal (6.280 kJ) u mężczyzn i 1.000 kcal (4.187 kJ) u kobiet,
• na stanowiskach pracy, na których temperatura spowodowana warunkami atmosferycznymi przekracza 28 st. C.

Skutki w PIT

Zgodnie z treścią art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 ze zm.), świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące pracownikom na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw, są wolne od podatku dochodowego. Oznacza to, że wartość wody, którą pracodawca przekazuje swoim pracownikom nie stanowi dl...