Zatrudnienie opiekunki przez osobę prywatną

Pytanie: Czy jako osoba fizyczna, która nie prowadzi działalności gospodarczej, mogę zatrudnić na podstawie umowy o pracę opiekunkę dla mojej mamy? Jeśli tak, to czy od takiej umowy będę miała obowiązek opłacać podatek, składki ZUS?

Zgodnie z przepisami prawa pracy pracodawcą jest jednostka organizacyjna (nawet gdy nie posiada osobowości prawnej), a także osoba fizyczna, jeżeli zatrudnia pracowników. Nie ma zatem ograniczeń, aby Pani jako osoba nieprowadząca działalności gospodarczej zatrudniła pracownika. W Kodeksie pracy nie ma również zastrzeżeń co do rodzaju umowy zawieranej pomiędzy osobami prywatnymi. Może więc to być umowa na czas nieokreślony, na czas określony lub na czas wykonania określonej pracy, przy czym każda z tych umów może być poprzedzona umową na okres próbny nieprzekraczający 3 miesięcy.

Umowa o pracę powinna być sporządzona na piśmie. Niezachowanie tej formy nie powoduje jednak jej nieważności. W tym przypadku pracodawca powinien, najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy przez pracownika, potwierdzić pracownikowi na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków.

W umowie o pracę należy określić strony umowy, rodzaj umowy, datę jej zawarcia oraz warunki pracy i płacy, w szczególności:

1) rodzaj pracy,
2) miejsce wykonywania pracy,
3) wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia,
4) wymiar czasu pracy,
5) termin rozpoczęcia pracy.

Ponadto pracownika należy poinformować na piśmie o:

• dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,
• częstotliwości, miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia za pracę,
• wymiarze urlopu wypoczynkowego,
• długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę,
• porze nocnej,
• przyjętym sposobie potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności.

Zatrudnienie opiekunki na umowę o pracę wiąże się nie tylko z obowiązkiem stosowania przepisów Kodeku pracy, ale przede wszystkim z obowiązkami płatnika podatku dochodowego i składek ZUS.

Podatek dochodowy

Stosownie do przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych osoby fizyczne jako płatnicy mają obowiązek obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od nich przychody ze stosunku pracy. Tak więc Pani jako płatnik podatku dochodowego powinna naliczać i pobierać zaliczki na podatek dochodowy od wynagrodzenia opiekunki, przy czym zaliczki za miesiące od stycznia do grudnia wynoszą:

1) za miesiące od początku roku do miesiąca włącznie, w którym dochód opiekunki uzyskany od początku roku przekroczył kwotę stanowiącą górną granicę pierwszego przedziału skali (w2009  2009 r. jest to kwota 85 528 zł) – 18% dochodu uzyskanego w danym miesiącu,
2) za miesiące następujące po miesiącu, w którym dochód uzyskany od początku roku przekroczył kwotę, o której mowa w pkt 1 – 32% dochodu uzyskanego w danym miesiącu.

Dochód, o którym mowa powyżej, stanowi wynagrodzenie brutto pracownika pomniejszone o ryczałtowe koszty uzyskania przychodu (zwykłe bądź podwyższone) oraz składki na ubezpieczenia społeczne potrącone w danym miesiącu z wynagrodzenia opiekunki.

Następnie ww. zaliczkę należy zmniejszyć o:

• kwotę stanowiącą 1/12 kwoty zmniejszającej podatek (pod warunkiem złożenia przez opiekunkę oświadczenia PIT-2) – jest to tzw. ulga podatkowa i w 2009 r. wynosi ona 46,33 zł (556,02 zł / 12),
• składki na ubezpieczenie zdrowotne pobrane w danym miesiącu (kwota składki na ubezpieczenie zdrowotne, o którą zmniejsza się podatek, nie może przekroczyć 7,75% podstawy wymiaru tej składki).

Kwoty pobranych zaliczek na podatek należy przekazać w terminie do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano zaliczki, na rachunek urzędu skarbowego, którym kieruje naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania płatnika, czyli w tym przypadku Pani. Do tego samego urzędu skarbowego, w terminie do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym, ma Pani obowiązek przesłać roczną deklarację PIT-4R. W deklaracji tej należy wykazać zaliczki na podatek dochodowy od wypłaconych opiekunce wynagrodzeń.

Ponadto, do końca lutego roku następującego po roku podatkowym Pani jako płatnik ma obowiązek przekazać opiekunce i urzędowi skarbowemu właściwemu według miejsca zamieszkania opiekunki imienną informację PIT-11 o uzyskanych dochodach i pobranych zaliczkach. Informacji tej nie wystawiamy, gdy przed dniem 10 stycznia roku następującego po roku podatkowym pracownik złoży nam oświadczenie PIT-12. Wtedy to, w powyższym terminie (do końca lutego), mamy obowiązek sporządzić roczne obliczenie podatku od dochodu uzyskanego przez opiekunkę na druku PIT-40 i przekazać je, tak jak w przypadku PIT-11, opiekunce i urzędowi skarbowemu opiekunki.

Składki ZUS

Osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej zatrudniająca opiekunkę na umowę o pracę jako pracodawca i płatnik składek na ubezpieczenia społeczne oraz zdrowotne ma obowiązek zgłosić w ciągu 7 dni od daty zatrudnienia, na formularzu ZUS ZUA, opiekunkę do ZUS i odprowadzać za nią odpowiednie składki. Ponieważ pracownik podle...