Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych w pytaniach i odpowiedziach (1)

Przedstawiamy pierwszą część odpowiedzi na pytania dotyczące Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.

1. Jakie przepisy regulują działalność ZFŚS?

Zasady tworzenia i gospodarowania ZFŚS uregulowane zostały w ustawie z dnia 04 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Dodatkowo należy posiłkować się rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 14 marca 1994 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz. U. Nr 43, poz. 168 ze zm.).

2. Z jakich środków finansowane są wpłaty na ZFŚS?

Fundusz tworzy się z corocznego odpisu podstawowego. Dodatkowo środki Funduszu zwiększa się o:

1. wpływy z opłat pobieranych od osób i jednostek organizacyjnych korzystających z działalności socjalnej,

2. darowizny oraz zapisy osób fizycznych i prawnych,

3. odsetki od środków Funduszu,

4. wpływy z oprocentowania pożyczek udzielonych na cele mieszkaniowe,

5. wierzytelności likwidowanych zakładowych funduszy socjalnego i mieszkaniowego,

6. przychody z tytułu sprzedaży, dzierżawy i likwidacji środków trwałych (pomniejszone o koszty sprzedaży lub likwidacji) służących działalności socjalnej, w części nie przeznaczonej na utrzymanie lub odtworzenie zakładowych obiektów socjalnych,

7. przychody z tytułu sprzedaży i likwidacji (pomniejszone o koszty sprzedaży lub likwidacji) zakładowych domów i lokali mieszkalnych w części nie przeznaczonej na utrzymanie pozostałych zakładowych zasobów mieszkaniowych,

8. inne środki określone w odrębnych przepisach.

3. Kto wypłaca świadczenie urlopowe?

Świadczenie urlopowe bez konieczności tworzenia Funduszu mogą wypłacać pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Postanowienia takie, u pracodawców, których pracownicy nie są objęci układem zbiorowym pracy, może zawierać regulamin wynagradzania. Jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa, postanowienia regulaminu wynagradzania w sprawie nie tworzenia funduszu wymagają uzgodnienia z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.

4. Czy wpłaty z ZFŚS można zaliczyć do kosztów uzyskania?

Zarówno przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych jak i ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych w identyczny sposób definiują pojęcia kosztów uzyskania przychodów. Natomiast w katalogu wyłączeń z kosztów określonych w art. 16 ust. 1 i odpowiednio art. 23 ust. 1 znajdują się zapisy, które wprowadzają wyjątki od wyłączeń. I tak, kosztem uzyskania przychodów są:

1. podstawowe odpisy i wpłaty na te fundusze, jeżeli obowiązek lub możliwość ich tworzenia w ciężar kosztów określają odrębne przepisy,

2. odpisy i zwiększenia, które w rozumieniu ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych obciążają koszty działalności pracodawcy, jeżeli środki pieniężne stanowiące równowartość tych odpisów i zwiększeń zostały wpłacone na rachunek ZFŚS.

Co istotne, warunkiem zaliczenia powyższych wpłat i odpisów do kosztów jest fizyczne wpłacenie tych środków na wyodrębniony rachunek ZFŚS, bowiem samo zaksięgowanie (bez wpłaty) kosztem być nie może.

Natomiast nie stanowią kosztów uzyskania przychodów, zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 42 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz art. 16 ust. 1 pkt 45 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych wydatki finansowane z tego Funduszu. Przepisy uznają jednak za koszt wypłacone świadczenia urlopowe.

5. Jakie są zasady i terminy wpłaty środków na ZFŚS?

Równowartość odpisów i zwiększeń na Fundusz naliczonych na dany rok kalendarzowy, pracodawca winien przekazać na rachunek bankowy Funduszu w terminie do dnia 30 września danego roku. Zaznaczyć w tym miejscu należy, że do dnia 30 maja, pracodawca winien przekazać kwotę stanowiącą równowartość co najmniej 75% odpisów.

6. Czy w razie potrzeby można wycofać pieniądze w ZFŚS?

Przepisy ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych w art. 12a ust.1 wskazują, że kto będąc przedsiębiorcą lub będąc odpowiedzialnym, w imieniu pracodawcy, za wykonywanie przepisów ustawy, nie wykonuje przepisów ustawy lub podejmuje działania niezgodne z przepisami ustawy, podlega karze grzywny. Wynika, z tego, że niedopuszczalne jest spożytkowanie zgromadzonych środków na cele bieżącej działalności niezwiązanej z działalnością socjalną.

...