Pismo SP1/768/033-235/1584/04/AA Dyrektora Departamentu Systemu Podatkowego z 12 lipca 2005 r. do dyrektorów izb skarbowych i izb celnych

W związku z sygnalizowanymi przez organy podatkowe problemami w stosowaniu znowelizowanych przepisów ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60), dotyczących kontroli podatkowej, Ministerstwo Finansów uprzejmie wyjaśnia, co następuje:

1. Stosownie do art. 274c ustawy - Ordynacja podatkowa organ podatkowy, w związku z prowadzonym postępowaniem podatkowym lub kontrolą podatkową, może zażądać od kontrahentów podatnika wykonujących działalność gospodarczą przedstawienia dokumentów, w zakresie objętym kontrolą u podatnika, w celu sprawdzenia ich prawidłowości i rzetelności. Powyższe oznacza, że sprawdzenie prawidłowości i rzetelności dokumentów podatnika u jego kontrahentów będzie się odbywać w organie podatkowym w ramach czynności sprawdzających. Dokonywana czynność sprawdzająca nie wymaga wydania szczególnego upoważnienia. Czynności sprawdzające nie stanowią czynności kontroli podatkowej, a zatem okres oczekiwania na protokół z czynności sprawdzających nie jest wliczany do czasu trwania kontroli, ani też nie wymaga zawieszenia kontroli podatkowej. Natomiast dokumenty zgromadzone w ramach czynności sprawdzających mogą stanowić odpowiednio załącznik do protokołu lub jeden z dowodów w postępowaniu podatkowym, odrębny od dowodów zgromadzonych w toku kontroli podatkowej, w zależności do tego czy czynności te zostaną przeprowadzone przed lub po zakończeniu kontroli podatkowej.

Należy zauważyć, że do czynności sprawdzających mają odpowiednio zastosowanie procedury przewidziane dla postępowania podatkowego (art. 280). Wobec powyższego w wezwaniu, stosownie do art. 155 § 1 w związku z art. 280 ustawy - Ordynacja podatkowa, należy wskazać, czy kontrahent podatnika powinien przedłożyć osobiście dokumenty będące przedmiotem czynności sprawdzających, czy może uczynić to za pośrednictwem pełnomocnika lub też przesłać je do organu podatkowego.

Natomiast z art. 274c § 2 ustawy - Ordynacja podatkowa wynika, że jeżeli miejsce zamieszkania, siedziba lub miejsce wykonywania działalności gospodarczej kontrahenta kontrolowanego znajdują się poza obszarem działania organu przeprowadzającego kontrolę, czynności sprawdzających może także dokonać organ właściwy miejscowo (dla kontrahenta kontrolowanego). Zlecenie -przez organ prowadzący postępowanie lub kontrolę podatkową -dokonania określonych czynności w stosunku do kontrahenta podatnika organowi właściwemu miejscowo dla tego kontrahenta powinno być uzasadnione ekonomiką przeprowadzenia czynności sprawdzających. W szczególności zlecenie dokonania określonych czynności w stosunku do kontrahenta podatnika -organowi właściwemu miejscowo dla tego kontrahenta -może nastąpić wówczas, gdy miejsce zamieszkania, siedziba lub miejsce wykonywania działalności kontrahenta podatnika znajduje się w znacznej odległości od siedziby organu dokonującego kontroli lub prowadzącego postępowanie podatkowe.

W zakresie ewentualnego skorzystania z formy "pomocy" innego organu w przeprowadzeniu czynności sprawdzających trzeba w szczególności uwzględniać uprawnienie kontrahenta podatnika (osoby reprezentującej) do ograniczenia obowiązku osobistego stawiennictwa do obszaru województwa, w którym zamieszkuje (przebywa), wynikające z art. 156 § 1 i 2 Ordynacji podatkowej. W przypadku gdy organ prowadzący postępowanie podatkowe lub kontrolę podatkową uzna, iż dla dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego sprawy wystarczające jest złożenie wyjaśnień lub dokonanie innej czynności w ramach czynności sprawdzających w formie pisemnej, zbędne będzie korzystanie z "pomocy" innego organu, normowanej w art. 274 § 2 Ordynacji, a także sporządzanie protokołu z czynności sprawdzających -czynność ta zostaje w inny sposób utrwalona na piśmie (art. 172 § 1 in fine w związku z art. 280 Ordynacji podatkowej).

2. Na mocy art. 274c Ordynacji podatkowej organ podatkowy uprawniony jest, w związku z prowadzoną kontrolą podatkową, do żądania - od kontrahentów podatnika wykonujących działalność gospodarczą - przedstawienia dokumentów, w zakresie objętym kontrolą u podatnika, w celu sprawdzenia ich prawidłowości i rzetelności. Przepis ten zawęża zakres podmiotowy ww. czynności sprawdzających do kontrahentów podatnika wykonujących działalność gospodarczą, przy czym chodzi tu o wykonywanie działalności gospodarczej przez kontrahenta w okresie objętym kontrolą u podatnika. A zatem zakończenie wykonywania działalności gospodarczej przez osobę fizyczną (kontrahenta) nie stanowi przeszkody do przeprowadzenia czynności sprawdzających dokumentów dotyczących okresu objętego kontrolą, w którym osoba fizyczna wykonywała działalność gospodarczą.

3. Zgodnie z art. 284 § 1 ustawy - Ordynacja podatkowa kontrolowany jest obowiązany wskazać osobę, która będzie go zastępowała w trakcie kontroli, w czasie jego nieobecności (pełnomocnik tymczasowy - na czas nieobecności), jeżeli nie wskazał tej osoby w trybie art. 281a (pełnomocnik ogólny w kontroli podatkowej). Z przepisu tego wynika jednoznacznie obowiązek wskazania przez kontrolowanego osoby, która będzie go zastępowała w trakcie kontroli. Ustanowienie pełnomocnika ogólnego, zgodnie z art. 281a, zwalnia z obowiązku ustanowienia pełnomocnika tymczasowego.

Niedopełnienie powyższego obowiązku zagrożone jest, stosownie do art. 601 § 7 ustawy z dnia 20 maja 1971 r. - Kodeks wykroczeń (Dz. U. Nr 12, poz. 114 ze zm.), karą grzywny nie niższą niż 1000 zł.

4. Z art. 284 § 3 ustawy - Ordynacja podatkowa wynika, że w razie nieobecności kontrolowanego lub osób, o których mowa w § 2 albo w art. 281a, kontrolujący zawiadamia kontrolowanego lub osobę wskazaną w art. 281a o obowiązku stawienia się w miejscu prowadzenia kontroli następnego dnia po upływie 3 dni od dnia doręczenia zawiadomienia. W przypadku niestawienia się kontrolowanego w ww. terminie wszczęcie kontroli następuje w dniu upływu tego terminu (art. 284 § 4). Przy stosowaniu tego trybu wszczęcia kontroli mogą wystąpić trudności ze stawieniem się kontrolujących w miejscu prowadzenia kontroli następnego dnia po upływie 3 dni od dnia doręczenia zawiadomienia, przy wykorzystaniu form doręczeń, o których mowa w art. 150 Ord...