Firmy mogą wysyłać e-mailem faktury w pliku pdf

Pytanie podatnika: Czy w obecnym stanie prawnym można przyjąć, że w przypadku gdy Wnioskodawca prześle swojemu kontrahentowi fakturę VAT drogą elektroniczną w postaci skanu oryginalnej wersji papierowej takiej faktury VAT bez zagwarantowania przez Wnioskodawcę, że autentyczność pochodzenia i integralność treści takiej faktury VAT będzie zagwarantowana bezpiecznym podpisem elektronicznym lub poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI), oraz kontrahent ten zaakceptuje taką formę wystawienia i przesyłania faktur VAT, w formie pisemnej, co najmniej na jeden dzień przed wystawieniem i wysłaniem faktury VAT, to, taka faktura VAT będzie uznana za doręczoną prawidłowo?

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2007 r. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 12.10.2010 (data wpływu 02.11.2010 r.), uzupełnionym pismem dnia 02.02.2011 r. (data wpływu 07.02.2011 r.) w odpowiedzi na wezwanie z dnia 24.01.2011 r. o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie wysyłania, otrzymywania oraz przechowywania faktur VAT bez opatrzenia bezpiecznym podpisem elektronicznym i stosowania elektronicznego systemu wymiany danych (EDI) - jest nieprawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 02.11.2010 r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie wysyłania, otrzymywania oraz przechowywania faktur VAT bez opatrzenia bezpiecznym podpisem elektronicznym i stosowania elektronicznego systemu wymiany danych (EDI).

Wniosek uzupełniony został pismem z dnia 02.02.2011 r. (data wpływu 07.02.2011 r.), będącym odpowiedzią na wezwanie Organu z dnia 24.02.2011 r.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca utrzymuje kontakty handlowe z licznymi kontrahentami. W celu zapewnienia terminowości wzajemnych rozliczeń oraz przyspieszenia dokonywania płatności, korekt, jak również w celu zmniejszenia kosztów, Wnioskodawca zastanawia się nad możliwością przesyłania do kontrahentów i za ich uprzednią zgodą wyrażoną w formie pisemnej, faktur VAT drogą elektroniczną w postaci skanu oryginalnej wersji papierowej takiej faktury VAT bez zagwarantowania przez Wnioskodawcę, że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane:

1. bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2. poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.

Oryginalnie wystawiona papierowa wersja faktury VAT byłaby następnie archiwizowana dla celów dowodowych, kontrahent zaś drukowałby otrzymany skan faktury VAT dla celów dowodowych.

W uzupełnieniu wniosku z dnia 02.02.2011 r. Wnioskodawca doprecyzował, iż powyżej opisana metoda przesyłania, otrzymywania i przechowywania faktur w formie elektronicznej pozwala na zapewnienie wymogów określonych w § 21 ust. 2-4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług oraz § 4 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu ich udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.

Powyższe gwarantuje zastosowanie następujących rozwiązań techniczno-organizacyjnych:

a. Autentyczność pochodzenia faktur (pewność co do tożsamości wystawcy faktur) zagwarantuje to, iż w ramach akceptacji (pisemne porozumienie z klientem/kontrahentem) strony wskażą dedykowane adresy poczty elektronicznej email, z których (i na które) wyłącznie mogą być przesyłane wiadomości zawierające faktury w formie elektronicznej. Korespondencja za pośrednictwem tych adresów poczty elektronicznej będzie obsługiwana wyłącznie przez osoby upoważnione po stronie Spółki i jej kontrahenta;
b. Integralność treści i czytelność faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (brak możliwości zmiany danych zawartych w fakturach), zarówno w ramach przesyłu, jak i archiwizowania faktur, zagwarantuje Wnioskodawcy zapisywanie i przechowywanie faktur w formacie PDF, tworzonych i odczytywanych przy użyciu programu komputerowego Acrobat Reader, zgodnego ze standardem ISO 32000-1:2008;
c. Łatwość odszukania faktur zagwarantuje przechowywanie na dedykowanym serwerze w oddzielnych plikach, których nazwy odpowiadają kolejnym numerom faktur, a faktury będą umieszczone w folderach stworzonych dla poszczególnych okresów rozliczeniowych;
d. Bezzwłoczny dostęp do faktur organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej zagwarantuje przechowywanie na dedykowanym serwerze zlokalizowanym w siedzibie Wnioskodawcy.

W związku z powyższym zadano następujące pytania:

1) Czy w obecnym stanie prawnym można przyjąć, że w przypadku gdy Wnioskodawca:

a) prześle swojemu kontrahentowi fakturę VAT drogą elektroniczną w postaci skanu oryginalnej wersji papierowej takiej faktury VAT bez zagwarantowania przez Wnioskodawcę, że autentyczność pochodzenia i integralność treści takiej faktury VAT będzie zagwarantowana:

- bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz.U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
- poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych, oraz

b) kontrahent ten zaakceptuje taką formę wystawienia i przesyłania faktur VAT, w formie pisemnej, co najmniej na jeden dzień przed wystawieniem i wysłaniem faktury VAT,

to, taka faktura VAT będzie uznana za doręczoną prawidłowo?

2) Czy jeżeli odpowiedź na powyższe Pytanie Nr 1 będzie twierdząca, to kontrahent otrzymujący taką fakturę VAT ma obowiązek ją wydrukować i przechowywać w formie papierowej, czy też wystarczy że będzie przechowywał wersję elektroniczną (skan) takiej faktury?

3) Czy jeżeli odpowiedź na powyższe Pytanie Nr 1 będzie twierdząca, to wystarczy że Wnioskodawca będzie przechowywał skan wysłanej faktury VAT w formie elektronicznej, czy też musi przechowywać taką fakturę w formie papierowej, ewentualnie czy winien ją przechowywać zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej?

4) Czy w obecnym stanie prawnym można przyjąć, że w przypadku gdy Wnioskodawca:

a) prześle swojemu kontrahentowi fakturę VAT drogą elektroniczną w postaci tzw. „obrazu” takiej faktury VAT, stworzonej w programie pozwalającym na tworzenie obrazu pliku w formacie .pdf, bez zagwarantowania przez Wnioskodawcę, że autentyczność pochodzenia i integralność treści takiej faktury VAT będzie zagwarantowana:

- bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz.U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
- poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych, oraz

b) kontrahent ten zaakceptuje taką formę wystawienia i przesyłania faktur VAT, w formie pisemnej, co najmniej na jeden dzień przed wystawieniem i wysłaniem faktury VAT,

to, taka faktura VAT będzie uznana za doręczoną prawidłowo i nie będzie istniał obowiązek wydrukowania takiej faktury ani przez Wnioskodawcę ani przez jego kontrahenta, a jednocześnie można przyjąć, że wystarczy, aby Wnioskodawca przechowywał taki obraz przesłanej faktury wyłącznie w wersji cyfrowej (nie wydrukowanej)?

Zdaniem wnioskodawcy na Pytanie Nr 1 i Pytanie Nr 4 należy udzielić odpowiedzi twierdzącej. Odnośnie Pytania Nr 2 i Pytania Nr 3, Wnioskodawca stoi na stanowisku, że wystarczy przechowywanie skanów faktur w wersji elektronicznej w sposób uniemożliwiający zmianę widniejących tam danych (tj. np. przy wykorzystaniu odpowiedniego oprogramowania pozwalającego zapisywać skany dokumentów bez możliwości edycji ich treści).

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy o podatku od...