KUP: Dokumentowanie wydatków poniesionych przez pracowników

Pytanie podatnika: Czy wydatki poniesione przez pracowników spółki w związku z wykonywaniem przez nich obowiązków służbowych, udokumentowane: 1. paragonami fiskalnymi podpisanymi przez tych pracowników, 2. fakturami wystawionymi na pracowników, 3. biletami lotniczymi wystawionymi na pracowników, 4. biletami kolejowymi i biletami dotyczącymi przejazdów za granicą, podpisanymi przez tych pracowników, 5. oświadczeniami pracowników zawierającymi informacje o wydatku, celu jego poniesienia, przyczynach braku odpowiedniej dokumentacji i podpisy tych pracowników, będą stanowić dla spółki koszt uzyskania przychodu?

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy, przedstawione we wniosku z dnia 29.04.2010 r. (data wpływu 05.05.2010 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego, dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów:

- związanych z odbywaniem podróży służbowej przez pracowników - jest prawidłowe,
- związanych z załatwianiem przez pracowników różnego rodzaju spraw dotyczących ściśle działalności spółki w miejscowości, w której znajduje się jej siedziba - jest nieprawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 05.05.2010 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

U. S.A. (dalej U. lub Spółka) jest podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych.

Pracownicy Spółki, w ramach wykonywania obowiązków służbowych, ponoszą różnego rodzaju wydatki. Wydatki te ponoszone są zarówno podczas podróży służbowych (odbywanych w kraju oraz za granicą), jak i w związku z załatwianiem różnego rodzaju spraw dotyczących ściśle działalności spółki w miejscowości, w której znajduje się jej siedziba. Spółka pragnie podkreślić, że wydatki nie mają charakteru reprezentacji wobec powyższego. U. zamierza implementować nowy system mający na celu usprawnienie rozliczania wydatków ponoszonych przez pracowników w związku z wykonywaniem przez nich obowiązków służbowych (dalej: system). W ramach systemu, pracownicy będą finansować ponoszone wydatki ze środków własnych lub za pomocą otrzymanych kart kredytowych, których właścicielem oraz gwarantem spłaty będzie spółka (przy czym tylko część z pracowników spółki otrzyma do użytkowania przedmiotowe karty kredytowe). Karty kredytowe będą rozliczane poprzez rachunki osobiste pracowników.

Zgodnie z założeniami Systemu, każdy pracownik, który poniósł wydatki w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych będzie obowiązany do dokonania ich rozliczenia według określonej procedury w celu odzyskania zaangażowanych pieniędzy. Dokonanie rozliczenia będzie wymagało podania następujących informacji: rodzaju wydatku (co pośrednio umożliwi zidentyfikowanie odpowiadającego mu konta księgowego), celu jego poniesienia oraz MPK (miejsca powstania kosztu) na jaki dany wydatek należy zaksięgować. W tym zakresie pracownicy spółki zostaną poinstruowani co do procedur postępowania przy rozliczaniu wydatków (co zapewni jednolitość traktowania podatkowego poszczególnych kategorii wydatków).

Ponadto, pracownik w celu otrzymania zwrotu poniesionych wydatków, będzie obowiązany dołączyć do rozliczenia odpowiednie dokumenty potwierdzające ich poniesienie tj. faktury Vat, rachunki, paragony fiskalne, etc.

W tym kontekście spółka pragnie zauważyć, że w praktyce mogą wystąpić przypadki, w których podstawą rozliczenia wydatków będą: paragony fiskalne podpisane przez pracownika, faktury i bilety lotnicze wystawione imiennie na pracownika oraz bilety kolejowe i bilety dotyczące przejazdów za granicą, podpisane przez pracownika i dodatkowo może się również zdarzyć, że ze względu na brak odpowiedniego dokumentu np. z powodu jego zgubienia, podstawą rozliczenia poniesionych wydatków będzie podpisane przez pracownika oświadczenie, zawierające opis rodzaju wydatku, wskazanie jego celu oraz przyczyny braku odpowiedniej jego dokumentacji.

Następnie, dokonane przez pracownika rozliczenie będzie podlegało akceptacji przez przełożonego albo tzw. właściciela budżetu (określonej jednostki organizacyjnej spółki), z którego dane wydatki będą finansowane. Przy spełnieniu wszystkich powyższych warunków, spółka dokona na rzecz pracownika zwrotu równowartości kwoty poniesionych przez niego wydatków, które poniósł ze środków własnych.

Spółka zaznacza, że ze względu na implementację systemu, w regulaminie pracy znajdzie się zapis nakładający na U. obowiązek zwrotu kosztów poniesionych przez pracowników w związku z wykonywaniem przez nich obowiązków służbowych. Konsekwentnie, w ostatecznym rozrachunku analizowane wydatki zostaną poniesione przez spółkę, tj. pokryte z jej zasobów majątkowych, a nie z zasobów pracowników.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy wydatki poniesione przez pracowników spółki w związku z wykonywaniem przez nich obowiązków służbowych, udokumentowane:

1. paragonami fiskalnymi podpisanymi przez tych pracowników,
2. fakturami wystawionymi na pracowników,
3. biletami lotniczymi wystawionymi na pracowników,
4. biletami kolejowymi i biletami dotyczącymi przejazdów za granicą, podpisanymi przez tych pracowników,
5. oświadczeniami pracowników zawierającymi informacje o wydatku, celu jego poniesienia, przyczynach braku odpowiedniej dokumentacji i podpisy tych pracowników,

będą stanowić dla spółki koszt uzyskania przychodu?

Zdaniem Wnioskodawcy:

A.

Wydatki poniesione przez pracowników w związku z wykonywaniem przez nich obowiązków służbowych, udokumentowane w sposób opisany powyżej (tj. paragonami fiskalnymi podpisanymi przez tych pracowników, fakturami wystawionymi na pracowników, biletami lotniczymi wystawionymi na pracowników, biletami kolejowymi i biletami dotyczącymi przejazdów za granicą podpisanymi przez tych pracowników oraz oświadczeniami pracowników zawierającymi informacje o wydatku, jego celu, przyczynach braku odpowiedniej dokumentacji i podpisy tych pracowników) będą stanowić koszty uzyskania przychodów dla U.. Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym o osób prawnych (Dz. U. 2000 Nr 54, poz. 654, ze zm., dalej ustawa o pdop), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o pdop. Oznacza to, że wszystkie wydatki, z wyłączeniem tych wyliczonych w art. 16 ust. 1 ustawy o pdop, które ponoszone są w związku z wykonywaną działalnością gospodarczą oraz prowadzą lub mogą prowadzić do uzyskania przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia jego źródła, stanowią koszty uzyskania przychodu. Wydatki ponoszone przez pracowników spółki spełniają powyższe warunki. Wydatki te mają bowiem ścisły związek z prowadzoną przez spółkę działalnością gospodarczą - ponoszone są przez pracowników w ramach wykonywania przez nich obowiązków służbowych, z reguły podczas odbywanych podróży służbowych (zatem wydatki te ponoszone są w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów). Jednocześnie tego typu wydatki nie zostały wyłączone z kosztów uzyskania przychodu na podstawie art. 16 ust. 1 ustawy o pdop.

B.

Niezależnie od powyższego przyjmuje się, że wydatki ponoszone przez podatnika powinny być właściwe udokumentowane, jednak przepisy ustawy o pdop nie określają zasad dokumentowania wydatków zaliczanych do kosztów uzyskania przychodu. Powstaje więc pytanie jak należy prawidłowo dokumentować poniesienie tych wydatków. W opinii spółki należy w tym zakresie pomocniczo posiłkować się odpowiednimi uregulowaniami ustawy o rachunkowości. Wniosek ten pośrednio wynika z art. 9 ust. 1 ustawy o pdop, który stanowi, że podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m. Skoro zatem w zakresie ustalania podstawy opodatkowania ustawodawca polega na księgach rachunkowych, można także przyjąć, że zasady dokumentowania obowiązujące w ustawie o rachunkowości spełniają wymogi dokumentacyjne dla celów podatkowych (oczywiście decydującym wymogiem jest, aby dla celów podatkowych dowody dokumentacyjne świadczyły o związku wydatków z przychodem podatnika).

W myśl art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223. ze zm., dalej ustawa o rachunkowości), podstawę zapisów w księgach rachunkowych stanowią dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dowodami źródłowymi do których należą dowody zewnętrzne obce otrzymane od kontrahentów, dowody zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom oraz dowody wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki. Ponadto, zgodnie z art. 20 ust. 3 i 4 ustawy o rachunkowości, zapisy w księgach rachunkowych mogą być dokonywane również na podstawie innych dowodów księgowych, określonych w tych ustępach.

Stosownie natomiast do art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

1. określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
2. określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
3. opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;
4. datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu;
5. podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;
6. stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Przy czym na podstawie art. 21 ust. 1a ustawy o rachunkowości można zaniechać zamieszczania na dowodzie księgowym danych, o których mowa w pkt 5 i 6 powyższego przepisu, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów lub techniki dokumentowania zapisów księgowych.

Biorąc pod uwagę powyższe uregulowania ustawy o rachunkowości oraz ich posiłkowe zastosowanie w kwestii prawidłowego dokumentowania poniesionych wydatków, zdaniem spółki potwierdzenie poniesienia danego wydatku dokumentem zawierającym elementy wskazane w art. 21 ustawy o rachunkowości, powinno spełniać wymogi właściwej dokumentacji również na gruncie ustawy o poop (spółka zaznacza, że na podstawie dokumentacji czytelny będzie związek poniesionych kosztów z przychodem spółki).

W przedstawionym przez spółkę stanie faktycznym dokumenty potwierdzające poniesienie przez pracowników określonych wydatków, tj. paragony fiskalne podpisane przez pracownika, faktury wystawione na pracownika, bilety lotnicze wystawione na nazwisko pracownika, bilety kolejowe i bilety dotyczące przejazdów za granicą podpisane przez pracownika/ew. podpisane przez pracownika oświadczenie zawierające informacje o rodzaju wydatku, jego celu i przyczynach braku odpowiedniej jego dokumentacji, zawierają dane przewidziane w art. 21 ustawy o rachunkowości i na podstawie tak sporządzonej dokumentacji w dostateczny sposób wykazany będzie związek kosztów z przychodem spółki. Konsekwentnie należy uznać, że wydatki poniesione przez pracowników spółki w związku z wykonywaniem przez nich obowiązków służbowych, potwierdzone dowodami wymienionymi powyżej będą prawidłowo udokumentowane dla potrzeb zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodów U.

W praktyce mogą wystąpić przypadki, w których dokumenty potwierdzające poniesienie przez pracowników określonych wydatków nie będą obejmować niektórych elementów wymienionych w art. 21 ustawy o rachunkowości. Chodzi przede wszystkim o brak podpisu wystawcy dowodu, jeżeli wynikać to będz...