Ryczałt za nocleg kierowcy

Zapewnienie przez pracodawcę bezpłatnego noclegu, które zwalnia go z konieczności wypłaty pracownikowi ryczałtu za noclegi w trakcie delegacji nie może oznaczać zapewnienia jedynie miejsca do spania, lecz możliwość noclegu w miejscu, w którym jest dostępna chociażby podstawowa infrastruktura sanitarna.

Delegacją jest każdy wyjazd poza stałe miejsce pracy pracownika lub poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy. Wyjazdy takie pociągają za sobą konieczność wypłaty pracownikowi szczególnych świadczeń, w wysokości przewidzianej w przepisach powszechnych lub ewentualnie – w odniesieniu do pracodawców spoza sfery budżetowej – w przepisach wewnątrzzakładowych.

Jednym z wydatków ponoszonych przez pracodawcę jest koszt noclegu pracownika przebywającego w podróży służbowej. Odnoszą się do niego następujące przepisy:

– § 7 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. nr 236, poz. 1990, z późn. zm.),
– § 9 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. nr 236, poz. 1991, z późn. zm.).

Na stosowanie tych przepisów w stosunku do pracowników będących kierowcami wskazuje chociażby wyrok Sądu Najwyższego z 22 stycznia 2004 r., I PK 298/03, OSNP 2004/23/399), według którego wykonywanie przez kierowcę samochodu ciężarowego zadań służbowych za granicą, wymagających ponoszenia przez niego dodatkowych kosztów wyżywienia lub noclegów, stanowi zagraniczną podróż służbową.

Koszty noclegów

Zwrot kosztów noclegu następuje na podstawie rachunku za nocleg lub może również zostać zryczałtowany (wówczas, gdy nocleg trwał co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21.00 i 7.00).

W odniesieniu do podróży na terenie kraju przepisy rozporządzenia nie przewidują górnej granicy kosztu noclegu. Przy wyjazdach zagranicznych koszt powinien mieścić się w granicach ustalonego na ten cel limitu określonego w załączniku do rozporządzenia dotyczącego podróży służbowych poza granicami kraju. W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg w hotelu, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przek...