18.06.2008: Pracownicy: zatrudnianie, urlopy, zasiłki, świadczenia, ekwiwalenty

Zakwaterowanie pracowników

W przypadku gdy pracodawca udostępnia lub wynajmuje mieszkanie pracownikowi, za co pracownik nie ponosi żadnej odpłatności, gdyż czynsz opłaca pracodawca, u pracownika powstaje z tego tytułu przychód ze stosunku pracy, który co do zasady należy opodatkować, a także opłacić od niego należne składki ZUS.

W myśl przepisu art. 15 ust. 1 ustawy o PDOP i art. 22 ust. 1 ustawy o PDOF, kosztami uzyskania są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych – odpowiednio – w art. 16 ust. 1 i art. 23 ust. 1 tych ustaw. Oznacza to, że zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów podlegają wszelkie koszty bezpośrednio lub pośrednio związane z uzyskaniem przychodu, w tym ponoszone na rzecz pracowników, z wyjątkiem tych, które zostały wyraźnie przez ustawodawcę określone. Jeżeli więc sfinansowanie mieszkania (pokoju, hotelu itd.) dla pracownika ma związek z prowadzoną przez jego pracodawcę działalnością gospodarczą, to należności zapłacone z tytułu zakwaterowania pracownika stanowią u pracodawcy koszt uzyskania przychodu.

Przychód pracownika

W myśl art. 12 ust. 1 ustawy o PDOF, za przychody ze stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Z powyższego wynika, że gdy pracownikowi udostępniana jest jakakolwiek kwatera – mieszkanie, pokój, hotel – za którą nie pokrywa on żadnych kosztów, ponieważ te spoczywają na pracodawcy, u pracownika powstaje z tego tytułu przychód, który należy doliczyć do przychodów ze stosunku pracy i opodatkować na ogólnych zasadach. Pracodawca winien do przychodów pracownika doliczyć równowartość opłacanego czynszu.

Takie same reguły opodatkowania istnieją, jeżeli kwatera udostępniana jest nieodpłatnie kilku pracownikom. Tylko jeżeli nie jest możliwe przypisanie przychodu do konkretnego pracownika, rezygnuje się z jego opodatkowania. Jeżeli jednak istnieje możliwość przypisania konkretnemu pracownikowi konkretnego przychodu, wówczas pracodawca ma obowiązek doliczyć go do przychodów ze stosunku pracy i opodatkować na tych samych zasadach (por. np. pismo Urzędu Skarbowego w Tarnobrzegu z dnia 10 października 2005 roku, US.II-415/21/05). W sytuacji najmu, w praktyce zwykle możliwe jest ustalenie liczby pracowników, którzy z kwatery korzystają, co oznacza, że możliwe jest ustalenie wartości świadczenia przypadającego na danego pracownika. W rezultacie pracodawca ma obowiązek u każdego z pracowników ustalić przychód ze stosunku pracy.

Przykład
Pracodawca nieodpłatnie udostępnia 5 swoim pracownikom mieszkanie. Miesięczny czynsz najmu, który płaci pracodawca wynosi 4.000,00 zł. Wartość świadczenia przypadającego na jednego pracownika wynosi 800,00 zł (4.000,00 / 5). Taką wartość pracodawca dolicza do przychodów pracowników ze stosunku pracy i odprowadza od niej podatek dochodowy oraz składki ZUS.

Zgodnie z art. 11 ust. 2 ustawy o PDOF, wartość pieniężną świadczeń w naturze określa się na podstawie cen rynkowych stosowanych w obrocie rzeczami lub prawami tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca ich uzyskania. Powyższe oznacza, że koszty zakwaterowania – jako przychód pracownika do opodatkowania – przyjmuje się według cen zakupu.

Zwolnienie z opodatkowania

Art. 21 ust. 1 pkt 19 ustawy o PDOF stanowi, iż wolna od podatku dochodowego jest wartość świadczeń ponoszonych przez pracodawcę z tytułu zakwaterowania pracowników w:

– hotelach pracowniczych;
– kwaterach prywatnych wynajmowanych na cele zbiorowego zakwaterowania – do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 500,00 zł.

Zastrzeżenie do powyższego przepisu, zawarte w art. 21 ust. 14 ustawy o PDOF stanowi, że zwolnienie ma zastosowanie jedynie do pracowników, których miejsce zamieszkania jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy oraz że nie korzystają oni z podwyższonych kosztów uzyskania przychodów określonych w art. 22 ust. 2 pkt 3 i 4 ustawy o PDOF.

Warto przy tym zaznaczyć, że wskazany powyżej limit 500,00 zł dotyczy konkretnego pracownika, a nie kwatery. Ponadto podkreślamy, że limit ten nie dotyczy zakwaterowania w hotelu pracowniczym; odnosi się jedynie do kwater prywatnych.

Zatem w przypadku, gdy firma wynajmuje pracownikowi pokój (np. w hotelu czy mieszkaniu), który nie spełnia warunków określonych powyżej (w art. 21 ust. 1 pkt 19 ustawy o PDOF), wartość świadczenia polegającego na opłacaniu wynajmu pokoju w hotelu lub czynszu stanowi przychód pracownika, od którego płatnik (zakład pracy) zobowiązany jest obliczyć i pobrać zaliczkę na podatek dochodowy.

Hotel pracowniczy i kwatera

Ustawodawca nie zdefiniował co oznaczają „hotel pracowniczy” i „kwatera prywatna wynajmowana na cele zbiorowego zakwaterowania” na potrzeby prawa podatkowego, dlatego też ich znaczenie należy odczytywać zgodnie z potocznym rozumieniem.

Przykład
Biuro i siedziba firmy znajdują się w Poznaniu. Firma rozpoczęła inwestycję w Warszawie – gdzie jednemu z nadzorujących inwestycję pracowników (który mieszka w Środzie Wlkp.) zapewniono bezpłatne zakwaterowanie. Pracodawca wynajął pracownikowi mieszkanie, za które opłaca czynsz najmu w wysokości 770,00 zł.
Jeżeli pracownik korzysta z podwyższonych kosztów uzyskania, pracodawca doliczy mu do pensji 770,00 zł, którą to kwotę opodatkuje oraz obliczy od niej składki ZUS jak od przychodu ze stosunku pracy.
Jeżeli pracownik nie korzysta z podwyższonych kosztów uzyskania, pracodawca doliczy mu do pensji jedynie 270,00 zł (770,00 – 500,00), bowiem 500,00 zł korzysta ze zwolnienia z opodatkowania. Składki ZUS liczone będą jednak od kwoty 770,00 zł.

Hotel nazywamy pracowniczym w przypadku, gdy jest przeznaczony do okresowego zbiorowego zakwaterowania pracowników zakładu prowadzącego hotel (zakład macierzysty) albo pracowników zatrudnionych w innym zakładzie, na mocy zawartej między nimi umowy (por. postanowienie Świętokrzyskiego Urzędu Skarbowego z dnia 15 marca 2006 roku, RO/415-6/06).

Pojęcie kwatery prywatnej należy rozumieć jako mieszkanie czy pomieszczenie zajęte na pobyt czasowy, wynajmowane poza hotelami, czy domami wczasowymi. Czyli za kwaterę prywatną wynajmowaną na cele zbiorowego zakwaterowania można uznać pomieszczenia, które z założenia nie służą zbiorowemu zakwaterowaniu, ale w których zakład pracy zapewnia zakwaterowania kilku pracownikom (np. pokój czy mieszkanie, z którego korzysta jednocześnie kilku pracowników).

Ważne jest, aby z jednej kwatery spełniającej określone wymagania sanitarne mogło korzystać równocześnie kilku pracowników, wówczas bowiem można mówić, że służy ona celom zbiorowego zakwaterowania.

Podróż służbowa

Zgodnie z art. 775 KP, podróż służbowa pracownika to wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy. Ustawodawca wiąże zatem termin „podróż służbowa” z pracownikiem w rozumieniu KP, a więc z osobą zatrudnioną na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę (art. 2 KP). Jednocześnie, z art. 775 KP wynika obowiązek pokrywania przez pracodawcę kosztów związanych z podróżą służbową pracownika. Wydatki te mogą być pokrywane zgodnie z postanowieniami układów zbiorowych pracy lub regulaminami wynagradzania, a jeśli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie ma opracowanych wewnętrznych zasad – wówczas ma obowiązek stosowania przepisów dwóch rozporządzeń cytowanych na wstępie artykułu.

Zgodnie z art. 29 § 1 pkt 2 KP, umowa o pracę powinna określać m.in. miejsce wykonywania pracy. Pod pojęciem miejsca pracy należy rozumieć – w świetle wyroku Sądu Najwyższego z dnia 01 kwietnia 1985 roku (sygn. akt I PR 19/85) – bądź stały punkt w znaczeniu geograficznym, bądź pewien oznaczony obszar, strefę określoną granicami jednostki administracyjnej podziału kraju lub w inny dostatecznie wyraźny sposób, w którym ma nastąpić świadczenie pracy. W orzeczeniu tym Sąd Najwyższy podkreślił konieczność odróżnienia „miejsca pracy” od „siedziby pracodawcy”, co oznacza, że pojęcia te nie mogą być utożsamiane – choć w praktyce, w konkretnych sytuacjach, mogą się one pokrywać.

Określenie w umowie o pracę miejsca jej wykonywania nie może być ogólnikowe, lecz musi być precyzyjne i skonkretyzowane. Nie powinno się go określać jako np. „terytorium RP” czy też „ruchome miejsce pracy”, bowiem nie spełnia to wymogów nałożonych na pracodawcę przepisami KP, dotyczącymi podania w umowie o pracę miejsca wykonywania pracy.

Pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową – zarówno w przypadku podróży krajowej, jak i zagranicznej, a pracownikowi, któremu zakład pracy nie zapewnił noclegu, przysługuje zwrot jego kosztów. Dokumentem właściwym dla uzyskania wspomnianego świadczenia rekompensacyjnego jest rachunek hotelowy. W razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg, pracownikowi przysługuje ryczałt pieniężny (na warunkach i w wysokości określonej odrębnymi przepisami).

Przykład
Pracodawca nieodpłatnie udostępnia 5 swoim pracownikom pokoje w hotelu pracowniczym. Właściciel hotelu co miesiąc wystawia za pobyt tych pracowników rachunek na 4.000,00 zł. Wartość świadczenia przypadającego na jednego pracownika wynosi 800,00 zł (4.000,00 / 5). Pracodawca nie uwzględnia przychodu w podstawie opodatkowania (w przypadku zakwaterowania w hotelu pracowniczym nie obowiązują limity kwotowe).

Na mocy art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o PDOF, należności z tytułu podróży służbowej pracownika są wolne od podatku dochodowego, do wysokości określonej w przepisach rozporządzeń Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990, z późn. zm.) i poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991, z późn. zm.).

Przykład
Firma z siedzibą w Krakowie rozpoczęła prace na budowie w Zakopanem. Na budowie pracować będzie 10 pracowników, którzy w umowie o pracę jako miejsce pracy zapisane mają Zakopane, a ich miejscem zamieszkania jest Kraków. Pracownicy nie korzystają z podwyższonych kosztów uzyskania przychodu.
Jeżeli pracodawca wynająłby dla nich mieszkanie, z które czynsz najmu wynosiłby 8.000,00 zł, to każdemu pracownikowi należałoby doliczyć do przychodów ze stosunku pracy kwotę 300,00 zł ((8.000,00 / 10) – 500,00 ) i opodatkować na zasadach ogólnych.
Jeżeli pracownicy przez czas wykonywania pracy w Zakopanem mieszkaliby w hotelu pracowniczym, to cały przychód (800,00 zł) korzystałby ze zwolnienia z opodatkowania, bowiem w tym przypadku limit 500,00 zł nie obowiązuje.
W obydwu w/w przypadkach podstawa naliczenia składek ZUS wynosi 800,00 zł.

Jak z wynika powyższego – jeżeli bezpłatne zakwaterowanie w hotelu lub kwaterze udostępnione jest pracownikom będącym w podróży służbowej, to wartość tego świadczenia jest zwolniona z opodatkowania.

Składki ZUS

Zgodnie z § 1 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. Nr 161, poz. 1106, z późn. zm.), podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, stanowi – co do zasady – przychód w rozumieniu ustawy o PDOF, osiągany przez pracowników u pracodawcy z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy.

Wartość ponoszonych przez zakład pracy kosztów zakwaterowania pracowników w hotelach jest świadczeniem rzeczowym z tytułu stosunku pracy podlegającym oskładkowaniu. Koszty zakwaterowania pracownika w hotelu uwzględnia się w podstawie wymiaru składek w wysokości ekwiwalentu pieniężnego określonego w przepisach o wynagradzaniu obowiązujących w zakładzie pracy.

W razie braku stosownego zapisu w przepisach o wynagradzaniu, stosownie do § 3 pkt 3 rozporządzenia, jeżeli przedmiotem świadczenia jest udostępnienie lokalu mieszkalnego, wartość pieniężną tego świadczenia ustala się:

a. dla lokali spółdzielczych typu lokatorskiego i własnościowego – w wysokości czynszu obowiązującego dla tego lokalu w danej spółdzielni mieszkaniowej;
b. dla lokali komunalnych – w wysokości czynszu wyznaczonego dla tego lokalu przez gminę;
c. dla lokali własnościowych, z wyłączeniem wymienionych w lit. a oraz domów stanowiących własność prywatną – w wysokości czynszu określonego według zasad i stawek dla mieszkań komunalnych na danym terenie, a w miastach – w danej dzielnicy;
d. dla lokali w hotelach – w wysokości kosztu udokumentowanego rachunkami wystawionymi przez hotel.

Firma ma obowiązek od powyższych świadczeń odprowadzić wszystkie składki – na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne oraz Fundusz Pracy i Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.

Przykład
Pracodawca nieodpłatnie udostępnia 5 swoim pracownikom mieszkanie. Miesięczny czynsz najmu, który płaci pracodawca wynosi 1.000,00 zł. Wartość świadczenia przypadającego na jednego pracownika wynosi 200,00 zł (1.000,00 / 5). Wartość świadczenia stanowi przychód ze stosunku pracy korzystający ze zwolnienia od podatku, gdyż nie przekracza miesięcznego limitu 500,00 zł.

Z kolei zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 15 przywołanego wyżej rozporządzenia, podstawy wymiaru składek nie stanowią diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika – czyli także opłaty za zakwaterowanie w ramach podróży służbowej – ale tylko do wysokości określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

D.W.

Materiał pochodzi z miesięcznika  Ekspert Księgowy, redagowanego obecnie przez zespół  www.podatki.biz.

Hasła tematyczne: składki zus, podróż służbowa, pracownicy, Świadczenia na rzecz pracowników, zakwaterowanie pracowników, hotel pracowniczy, kwatera prywatna, ekspert księgowy

Wszystkie artykuły z tego działu »

WASZE KOMENTARZE (2)

Dodaj nowy komentarz

komentarz:
podpis:
 

Drodzy Użytkownicy podatki.biz. Choć czytamy uważnie Wasze komentarze, nie odpowiadamy na pytania w kwestiach szczegółowych. Zadając je, kierujecie je nie do nas, a do innych Użytkowników podatki.biz. Jeżeli chcecie wyjaśnić lub rozwiązać jakiś problem, zachęcamy do skorzystania z naszego forum dyskusyjnego - www.podatki.biz/forum

Zespół podatki.biz

Napisz komentarz...
24.05.2020 17:43:56
Roman Kwatery