PIT-11 i PIT-40 dla pracowników w wersji elektronicznej

Doręczenie podatnikowi informacji PIT-11 oraz PIT-40 przez płatnika może nastąpić nie tylko przez bezpośrednie jej doręczenie w sposób zwyczajowo przyjęty w każdym miejscu, w którym się zastanie adresata, czy też przez operatora pocztowego. Przekazanie informacji PIT-11 oraz PIT-40 może nastąpić za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Przepisy ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 ze zm.) nakładają na płatników obowiązek przekazania, w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym, podatnikowi i odpowiedniemu urzędowi skarbowemu - imiennych informacji sporządzonych według ustalonego wzoru (PIT-11). Po złożeniu specjalnego oświadczenia przez podatnika, płatnik ma również obowiązek dokonać rozliczenia rocznego PIT w imieniu podatnika (pracownika). Rocznego obliczenia podatku od dochodu uzyskanego przez podatnika w roku podatkowym dokonuje się na druku PIT-40.

Sposób przekazania deklaracji

Warto zwrócić uwagę, że przepisy podatkowe nie regulują zasad przekazywania podatnikom (tj. osobom zatrudnionym u płatnika na podstawie stosunku pracy) informacji o dochodach oraz o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy PIT-11 oraz rocznego obliczenia podatku (PIT-40) przez płatników. Również przepisy Ordynacji podatkowej oraz przepisy wydanych na jej podstawie rozporządzeń wykonawczych regulacji takich nie zawierają, tak jak ma to miejsce w przypadku składania przez płatników do właściwych urzędów skarbowych m.in. informacji PIT-11 za pomocą środków komunikacji elektronicznej, ich podpisywania, poświadczenia ich odbioru przez organ itd. (art. 3a, art. 3b Ordynacji podatkowej).

Dopuszczalne przekazanie drogą elektroniczną

Sprawą przekazywania informacji podatkowych i deklaracji zajął się niedawno Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie. Kwestia przekazywania dokumentów podatnikom została wyjaśniona w interpretacji z 13 stycznia 2012 r. nr IPPB4/415-791/11-3/MP.
Z przedstawionego stanu faktycznego wynikało, że wnioskodawca zamierza wykorzystać zabezpieczoną prywatną sieć komputerową przedsiębiorstwa do przekazywania podatnikom, będącym pracownikami spółki, deklaracji podatkowych PIT-11 i PIT-40 za 2011 rok w formie elektronicznych plików zaopatrzonych w kwalifikowany podpis elektroniczny. Wnioskodawca zamierzał przeprowadzić tę operację w sposób następujący: