Limity na noclegi w delegacjach

Przekroczenie limitu na nocleg przewidzianego w przepisach o delegacjach zagranicznych musi być uzasadnione sytuacją. Niewystarczająca dla przyjęcia, że przekroczenie limitu było dopuszczalne jest sama zgoda pracodawcy na poniesienie wyższego wydatku. Brak limitów noclegowych w delegacjach krajowych nie oznacza, że w przepisach wewnątrzzakładowych limit taki nie może zostać utworzony.

Co do zasady zwrot kosztów noclegu w delegacji dokonywany jest na podstawie rachunku (faktury) za nocleg. W wyjątkowych przypadkach – gdy pracownik nie miał możliwości uzyskania takiego dokumentu – rozliczenie dokonane może zostać na podstawie oświadczenia pracownika o dokonanym wydatku i przyczynie braku możliwości jego udokumentowania. Takie zasady przewidują oba rozporządzenia „delegacyjne”, w których regulacje dotyczące rozliczania kosztów noclegu znajdziemy w:

• § 7 rozporządzenia MPiPS z 19.12.2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. nr 236, poz. 1990 ze zm.),
• § 9 rozporządzenia MPiPS z 19.12.2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. nr 236, poz. 1991 ze zm.).

W razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg (albo oświadczenia o dokonanym wydatku) pracownik otrzymuje zwrot kosztów w wysokości zryczałtowanej. Zwrot kosztów ani ryczałt nie przysługują za czas przejazdu, a także wtedy, gdy pracodawca uzna – w przypadku delegacji krajowych - że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu. Oczywiście w takim przypadku pracodawca ponosić będzie koszt przejazdu pracownika.

Jeżeli pracodawca (lub strona zagraniczna, kontrahent pracodawcy itp.) zapewnia pracownikowi bezpłatny nocleg pracownik nie ma prawa do ryczałt. Taką samą zasadę przyjmujemy przy delegacjach krajowych. Zasadą podstawową jest bowiem w zakresie rozliczania delegacji zwrot faktycznie poniesionych wydatków albo rozliczenie zryczałtowane wówczas, gdy ustalenie kosztu jest trudne bądź niecelowe.

Jak wskazuje SN w wyroku z 19.2.2007 r., I PK 232/06 (Pr.Pracy 2007/6/29), w art. 775 KP i rozporządzeniach wykonawczych wydanych na jego podstawie ustawodawca nie uzależnił wypłaty ryczałtu za noclegi od przedstawienia dowodów, że koszty te pracownik rzeczywiście poniósł. Opinia ta opiera się na samej konstrukcji ryczałtu jako świadczenia należnego w założonej z góry przez prawodawcę kwocie. Ryczałtu nie pozbawia zatem darmowy nocleg u rodziny, znajomych, w zakresie wykluczenia prawa do ryczałtu nie bierzemy bowiem pod uwagę jedynie tego, że pracownik nie pono...