Jednolity Plik Kontrolny. Nowy obowiązek podatników prowadzących księgi komputerowo

Jednolity Plik Kontrolny to format ksiąg podatkowych oraz dowodów księgowych, wjakim podatnicy prowadzący te księgi przy wykorzystaniu programów komputerowych będą obowiązani przekazywać je organom podatkowym naich żądanie. Obowiązek ten zostanie nałożony na podatników woparciu oart.193a dodany doustawy z29sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (tekst. jedn. Dz.U. z2015r., poz. 613, zpóźn. zm., dalej: O.p.). Nowelizacji tej dokonano wdrodze ustawy z10września 2015r. ozmianie ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 1649, dalej: ustawa nowelizująca).

Jak czytamy w uzasadnieniu projektu tego aktu: Chodzi o to, aby można było w sposób automatyczny, przy wykorzystaniu odpowiednich algorytmów informatycznych, wyodrębnić niezbędne dane merytoryczne. Intencją projektowanych rozwiązań jest wprowadzenie do systemów księgowych nowej funkcjonalności, tj. możliwości edycji ksiąg podatkowych oraz dowodów księgowych w oparciu o powszechnie stosowany w komunikacji elektronicznej standard XML.

Zmiana ta niewątpliwie jest zasadna. Elektroniczne opracowywanie danych zawartych w księgach pozwoli na sprawniejsze weryfikowanie poprawności i rzetelności rozliczeń prowadzonych przez podatnika. Możliwe będzie na przykład sortowanie danych pod kątem sprawdzenia określonych parametrów weryfikowanych w trakcie kontroli – chociażby wysokości obrotów z danym kontrahentem.

Obowiązek posiadania oprogramowania pozwalającego na generowanie Jednolitego Pliku Kontrolnego

Nie sposób jednak nie podkreślić tego, że finansowy ciężar ułatwienia prowadzenia kontroli przez odpowiednie organy – bo takiego pliku będą żądać od podatnika zarówno organy podatkowe, jak i organy kontroli skarbowej – niewątpliwie spocznie na barkach podatników. Będą oni bowiem zobowiązani do tego, by wykorzystywane przez nich oprogramowanie posiadało funkcję generowania plików z danymi w formacie Jednolitego Pliku Kontrolnego.

W uzasadnieniu projektu pomysłodawca ustawy podkreślił, że: Większość oferowanego na rynku oprogramowania posiada rozwiązania umożliwiające tworzenie raportów w tym standardzie. Dostawcy systemów dokonują modyfikacji i rozwijania systemów permanentnie, w ramach usług wsparcia technicznego. W większości przypadków nie powinno to wykraczać poza standardową usługę wsparcia.

Jak to będzie wyglądało w rzeczywistości, z punktu widzenia konkretnego podatnika wykorzystującego określony program księgowy? Okaże się za jakiś czas.

W jaki sposób będą przesyłane dane w postaci Jednolitego Pliku Kontrolnego?

Na chwilę obecną podatnicy nie wiedzą jeszcze, jakie będą zasady przesyłania tych danych – tj. czy możliwe będzie przesłanie ich na przykład jako zwykłego załącznika do wiadomości e-mail, czy też konieczne będzie stosowanie jakichś zabezpieczeń. W tej kwestii należy oczekiwać na rozporządzenie ministra finansów. Zgodnie bowiem z art. 193a § 3 O.p. minister właściwy do spraw finansów publicznych określi, w drodze rozporządzenia, sposób przesyłania za pomocą środków komunikacji elektronicznej ksiąg podatkowych, części tych ksiąg oraz dowodów księgowych w postaci elektronicznej oraz wymagania techniczne dla informatycznych nośników danych, na których księgi, części tych ksiąg oraz dowody księgowe mogą być zapisane i przekazywane, uwzględniając potrzebę zapewnienia bezpieczeństwa, wiarygodności i niezaprzeczalności danych zawartych w księgach oraz potrzebę ich ochrony przed nieuprawnionym dostępem.

Data wejścia w życie zmian – przedsiębiorcy duzi, mali i średni

Większość zmian wynikających z ustawy nowelizującej wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2016 r. Rozwiązanie polegające na wprowadzeniu obowiązku przesyłania danych w postaci Jednolitego Pliku Kontrolnego zacznie jednak obowiązywać z dniem 1 lipca 2016 r., przy czym ustawodawca przewidział okres przejściowy dla małych i średnich przedsiębiorców w rozumieniu ustawy o swobodzie działalności gospodarczej.

Na podstawie art. 29 ustawy nowelizującej w okresie od 1 lipca 2016 r. do 30 czerwca 2018 r. przedsiębiorcy ci mogą przekazywać dane w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej Jednolitego Pliku Kontrolnego. Możliwość ta nie oznacza bezwzględnego obowiązku przekazywania danych w tym formacie. Powinność ta będzie na tych przedsiębiorcach spoczywać dopiero od 1 lipca 2018 r., czyli 2 lata po tym, jak obowiązek ten dotknie dużych przedsiębiorców.

Sytuacja mikroprzedsiębiorców

Zapisy dotyczące wejścia w życie obowiązku przesyłania danych w formie Jednolitego Pliku Kontrolnego wzbudziły wątpliwości mikroprzedsiębiorców, czyli takich przedsiębiorców, którzy w co najmniej jednym z dwóch ostatnich lat obrotowych:

• zatrudniali średniorocznie mniej niż 10 pracowników oraz
• osiągnęli roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz operacji finansowych nieprzekraczający równowartości w złotych 2 milionów euro, lub sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat nie przekroczyły równowartości w złotych 2 milionów euro,

co do tego, od jakiego dnia mają oni bezwzględny obowiązek stosowania nowych zasad.

W art. 29 ustawy nowelizującej jest bowiem mowa o okresie przejściowym dla małych i średnich przedsiębiorców w rozumieniu ustawy o swobodzie działalności gospodarczej. Skoro zaś w tej ustawie jest wymieniona jeszcze jedna grupa przedsiębiorców – a mianowicie mikroprzedsiębiorcy – to czy ustawodawca o nich zapomniał, a co za tym idzie nie przewidział dla nich okresu przejściowego?

Faktem jest, że mikroprzedsiębiorcy, a więc niewątpliwie znakomita większość przedsiębiorstw w Polsce, nie zostali expressis verbis wymienieni w przepisie przejściowym. Moim zdaniem nie oznacza to jednak, że będą oni zmuszeni posiadać odpowiednie oprogramowanie już od 1 lipca 2016 r. Taki wniosek płynie z tego, że w rozumieniu przepisów unijnych pojęcie MŚP (małych i średnich przedsiębiorstw) powinno opierać się na definicji zawartej w zaleceniu Komisji 2003/361/WE z 6 maja 2003 r. dotyczącym definicji mikroprzedsiębiorstw oraz małych i średnich przedsiębiorstw (Dz.U. L 124 z 20 maja 2003 r.), które weszło w życie 1 stycznia 2005 r. W preambule tego zalecenia czytamy: (8) Po przyjęciu Europejskiej Karty Małych Przedsiębiorstw przez Radę Europejską na szczycie w Santa Maria da Feira w czerwcu 2000 r., należy także lepiej zdefiniować kategorię mikroprzedsiębiorstw – małych przedsiębiorstw szczególnie ważnych dla rozwoju przedsiębiorczości i tworzenia miejsc pracy.

Ponadto w Załączniku do zalecenia 2003/361/WE, w artykule 2 ust. 1 jest zapisane, że: Na kategorię przedsiębiorstw mikro, małych i średnich (MŚP) składają się przedsiębiorstwa, które zatrudniają mniej niż 250 osób i których obroty roczne nie przekraczają 50 mln EUR, i/lub których roczna suma bilansowa nie przekracza 43 mln EUR.

Podkreślić trzeba, że choć te „zalecenia” nie mają mocy wiążącej, to jednak definicje w nich zawarte są powtarzane w rozporządzeniach Komisji UE, które to akty prawne obowiązują wprost i nie wymagają implementacji.

Wydaje się więc, że przyjąć należy, iż pojęcie małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP) w każdym przypadku zawiera w sobie również pojęcie mikroprzedsiębiorstw. Tak więc te przedsiębiorstwa będą również objęte okresem przejściowym, jeśli chodzi o obowiązek przesyłania danych w formacie Jednolitego Pliku Kontrolnego. Czy jednak nie mogłoby to zostać wprost zapisane w ustawie nowelizującej, tak aby nie trzeba było wyprowadzać takich wniosków, sięgając aż do przepisów unijnych? Prawo podatkowe powinno być przecież przejrzyste i czytelne dla podmiotów obowiązanych do jego stosowania.

Izabela Rutkowska

Aktualizacja. Uwaga: Ministerstwo Finansów potwierdza: