W listach naszych Czytelników bardzo często pojawiają się pytania dotyczące sposobu postępowania w przypadkach, w których stwierdzą oni różnego rodzaju błędy w dokumentach. Najwięcej pytań dotyczy faktur VAT, a liczba możliwych pomyłek i ich kombinacji jest naprawdę spora. Postaram się odpowiedzieć, kiedy i kto może i powinien sporządzać dokumenty korygujące w razie wystąpienia błędów.

Informacje dotyczące wystawiania faktur VAT oraz sposobu postępowania w przypadku zauważenia w nich błędów znajdziemy w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług, opublikowanym w Dz. U. z dnia 1 grudnia 2008 r. Nr 212, poz. 1337 (w naszym serwisie znajduje się w dziale aktów prawnych - VAT i akcyza).

Co powinna zawierać faktura VAT

Wspomniane wyżej rozporządzenie szczegółowo określa, co powinna zawierać faktura VAT. Rozporządzenie wskazuje elementy niezbędne, które muszą znaleźć się na fakturze, aby została ona uznana za prawidłową. Lista wymaganych elementów jest długa, dodatkowo niektóre grupy podatników lub wystawcy faktur dotyczących wybranych towarów muszą pamiętać o elementach dodatkowych.

Na fakturze dokumentującej sprzedaż powinniśmy umieścić:

1) imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy;
2) numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy (uwaga: faktury wystawiane na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą w formie indywidualnych gospodarstw rolnych mogą nie zawierać NIP nabywcy - jest tak również w przypadku faktur wystawianych:
a) nabywcom eksportowanych towarów,
b) uprawnionym przedstawicielstwom dyplomatycznym i urzędom konsularnym oraz członkom personelu tych przedstawicielstw i urzędów, a także innym osobom zrównanym z nimi na podstawie ustaw, umów lub zwyczajów międzynarodowych,
c) nabywcom, na których rzecz dokonywana jest sprzedaż: energii elektrycznej i cieplnej, gazu przewodowego, usług telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych oraz usług wymienionych w poz. 138 i 153 załącznika nr 3 do ustawy o VAT);
3) numer kolejny faktury oznaczonej jako „FAKTURA VAT”;
4) dzień, miesiąc i rok wystawienia faktury, a w przypadku gdy data ta różni się od daty sprzedaży, również datę sprzedaży; w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży, pod warunkiem podania daty wystawienia faktury;
5) nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
6) miarę i ilość sprzedanych towarów lub zakres wykonanych usług;
7) cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
8) wartość towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
9) stawki podatku;
10) sumę wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu;
11) kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
12) kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem.

Wyszczególnienie w fakturze kwot podatku nie jest wymagane, jeżeli sprzedaż jest opodatkowana, a wartość sprzedaży wraz z podatkiem jest niższa od:

a) 6,18 zł - w przypadku towarów i usług opodatkowanych stawką 3%;
b) 6,42 zł - w przypadku towarów i usług opodatkowanych stawką 7%;
c) 7,32 zł - w przypadku towarów i usług opodatkowanych stawką 22%.

Sprzedawcy mogą określić w fakturze również kwoty podatku dotyczące wartości sprzedaży poszczególnych towarów i usług wykazanych w tej fakturze; w tym przypadku łączna kwota podatku może być ustalona w wyniku podsumowania jednostkowych kwot podatku.

To zastrzeżenie jest istotne, zdarzyć się bowiem może, że w wyniku kumulacji zaokrągleń kwota łączna na fakturze (i kwota podatku) będzie różna w zależności od tego, którą z metod zastosujemy.

Mali podatnicy <...