Wysłałem na kilka dni pracownika do Niemiec. Pracownik wyjechał samochodem należącym do firmy (służbowy), żywił się we własnym zakresie. Otrzymał zaliczkę, aby wykupić sobie noclegi, w wysokości 150 EUR. Na miejscu kupował paliwo oraz kilka niezbędnych rzeczy (m.in. narzędzia), których zapomniał zabrać z firmy. W jaki sposób rozliczyć delegację?

Ustalmy fakty:

Delegacja trwała w okresie od 17-03-2008 godz. 07:30 do 20-03-2008 godz. 16:50.
Część zagraniczna trwała od godziny 12:00 17 marca do godziny 12:45 20 marca.

Pracownik dostarczył rachunki za nocleg:
a) z dnia 18-03-2008 na kwotę 43,50 EUR
b) z dnia 19-03-2008 na kwotę 24 EUR

Dodatkowo, otrzymałem od pracownika rachunki za:
- zakup narzędzi pracy, z dnia 18-03-2008 na kwotę 84,64 EUR
- zakup paliwa, z dnia 19-03-2008 na kwotę 63,35 EUR

Przeanalizujmy powyższy - typowy dla delegacji zagranicznej - przypadek.
Rozliczmy delegację ręcznie oraz za pomocą kalkulatora.

Rozliczanie delegacji

Wyliczanie ręczne:

Czeka nas trochę liczenia.
Delegacja zagraniczna składa się bowiem z dwóch części - części krajowej i zagranicznej. Dodatkowo w skład części krajowej wchodzą dwa etapy.

W skrócie delegacja zagraniczna to:
- część krajowa 1 - podróż z firmy do granicy
- cześć zagraniczna - pobyt za granicą
- część krajowa 2 - od momentu wjazdu do kraju do powrotu do firmy

Musimy więc rozliczyć delegację według wskaźników (przepisów) dotyczących podróży na terenie kraju (część krajowa 1 i 2) oraz podróży poza obszarem kraju (cześć zagraniczna)

Zajmijmy się wpierw częścią krajową.

Część krajowa

Aby prawidło rozliczyć delegację w kraju musiałbyś kolejno:

a) wyliczyć czas trwania delegacji w kraju i przysługującą dietę,

- część krajowa 1 trwała dnia 17.03 pomiędzy godzinami 07:30, a 12:00 (4 godziny i 30 minut),
- część krajowa 2 trwała dnia 20.03 pomiędzy godzinami 12:45, a 16:50 (4 godziny i 5 minut),
Aby ustalić dietę, musimy wiedzieć ile dni (dób) trwała łącznie część krajowa.
W analizowanym przykładzie mamy do czynienia z czasem 8 godzin i 35 minut (niepełna doba trwająca ponad 8 godzin).

Stosowny przepis stanowi:
"jeżeli podróż służbowa trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:
a) od 8 do 12 godzin - przysługuje połowa diety,
b) ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości, "

Musisz sprawdzić, ile wynosi wysokość diety dla delegacji (podróży służbowej) w kraju, a następnie wyliczyć przysługującą dietę. W chwili obecnej (od 01.01.2007) dieta wynosi 23 zł.
Pracownikowi przysługuje więc dieta w wysokości 11,50 zł (1/2 z 23 zł).

b) wyliczyć ryczałt noclegowy

Zgodnie z przepisami Pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku za nocleg, przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety. Ryczałt przysługuje wówczas, gdy nocleg trwał co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21 i 7.
W świetle powyższych pracownikowi nie przysługuje ryczałt noclegowy.

c) zsumować przysługujące pracownikowi wynagrodzenie tytułem podróży w kraju

Wyliczona dieta wynosi 11.50 zł, ryczałt noclegowy nie przysługuje, podobnie jak zwrot kosztów przejazdu (środkiem transportu jet bowiem samochód służbowy).
W sumie, za część krajową pracownik powinien otrzymać 11,50 zł.

Część zagraniczna

Aby prawidło rozliczyć delegację za granicą musiałbyś kolejno:

a) wyliczyć czas trwania delegacji za granicą i przysługującą dietę,

Część zagraniczna trwała w czasie od 17.03.2008 godz. 12:00 do 20.03.2008 godz. 12:45.
W sumie czas spędzony za granicą to 72 godziny i 45 mi...