Rachunkowość powinna zapewniać prawidłowe, rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej, finansowej, wyniku finansowego oraz rentowności jednostki. Realizację tego zadania w znacznym stopniu warunkuje inwentaryzacja stanowiąca zarówno element rachunkowości, jak i najskuteczniejszy sposób weryfikacji wynikających z ewidencji stanów aktywów i pasywów, a więc składników majątku oraz źródeł ich pochodzenia.

Ustawa o rachunkowości, reguluje jedynie zasadnicze kwestie związane z inwentaryzacją. Postanowienia przepisów ustawy ograniczają się do określenia zakresu, przedmiotu, terminów, częstotliwości oraz metod czynności inwentaryzacyjnych. Brak jest rozstrzygnięć dotyczących organizacji, techniki i przebiegu inwentaryzacji. Nie oznacza to jednak, że te aspekty nie są istotne. Powinny być rozstrzygnięte w wewnętrznych uregulowaniach kierownika jednostki, przy uwzględnieniu specyfiki, warunków oraz potrzeb jednostki.

Prace inwentaryzacyjne nasilają się zwykle w drugiej połowie roku obrotowego. Zgodnie z treścią art. 26 i 27 ustawy o rachunkowości czynności inwentaryzacyjne spiętrzają się w większości przypadków pomiędzy 1 października roku obrotowego a 15 stycznia następnego roku. Przepisy przewidują odstępstwa od tego terminu, m.in. możliwość zinwentaryzowania środków trwałych oraz maszyn i urządzeń objętych inwestycją rozpoczętą, znajdujących się na terenie strzeżonym – raz na 4 lata.

Etapy inwentaryzacji

Całość procesu inwentaryzacji można podzielić na trzy główne etapy:

– przygotowawczy,
– spisowy,
– rozliczeniowy.

Każdy z tych etapów składa się z elementarnych czynności, uwzględniających procedurę prawną i zwyczajową. Zakres przygotowań może się znacznie różnić w zależności od przeprowadzającej inwentaryzację jednostki, bowiem rozmiar i przedmiot działalności jednostki wpływają na liczbę inwentaryzowanych obiektów majątku rzeczowego.

Przygotowania do inwentaryzacji

W jednostkach, które posiadają niewielki majątek trwały podlegający spisowi z natury, wystarczy wydanie przez kierownika jednostki decyzji na piśmie, określającej przedmiot spisu, dzień, na który przeprowadzony jest spis, czas przeprowadzenia spisu oraz nazwiska osób uczestniczących w pracach inwentaryzacyjnych.

W przypadku jednostek dysponujących większym i liczniejszym majątkiem trwałym, podlegającym spisowi z natury – konieczne jest powołanie przez kierownika jednostki Komisji Inwentaryzacyjnej, Zespołów Spisowych i innych organów. Oznacza to, że należy opracować i przyjąć do stosowania w jednostce regulamin inwentaryzacyjny, zwany Instrukcją inwentaryzacyjną, który będzie obowiązywać w tej formie przez wiele lat lub zmieniać się tylko w punktach, w których zdobyte doświadczenia wskazują na możliwość wprowadzenia usprawnień.

Instrukcja inwentaryzacyjna

Instrukcja inwentaryzacyjna powinna uwzględniać specyfikę jednostki, jej organizację, rodzaj działalności oraz wielkość i rodzaj inwentaryzowanego majątku. Mogą w niej być uwzględniane różnorodne kwestie związane z przygotowaniem, przebiegiem i rozliczeniem inwentaryzacji. Zagadnienia incydentalne, charakterystyczne jedynie dla danego roku lub danej inwentaryzacji (np. harmonogram spisów z natury, skład zespołów spisowych), można ująć w okresowych zarządzeniach wewnętrznych kierownika jednostki. Instrukcja inwentaryzacyjna powinna regulować podział kompetencji między organy (osoby) uczestniczące w inwentaryzacji.

Plan i harmonogram

Mnogość czynności inwentaryzacyjnych wymaga sporządzenia harmonogramu (planu, programu), narzucającego określony reżim ich wykonania pod względem ustalonych terminów, a t...