24.05.2006

Pytanie: Prowadzę działalność handlową w zakresie sprzedaży detalicznej. Sprzedaż jest rejestrowana przez kasy fiskalne. Jak długo należy przechowywać kopie raportów i paragonów fiskalnych drukowanych przez kasy rejestrujące? Uważam, że okres przechowywania kopii raportów fiskalnych i paragonów został określony w art. 74 ust. 2 pkt 3 ustawy o rachunkowości i zgodnie z nim dokumenty te należy przechowywać do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną.

Odpowiedź:

Zgodnie z § 5 ust. 1 pkt 7 i 8 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 lipca 2002 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków stosowania tych kas przez podatników (Dz. U. Nr 108, poz. 948, z późn. zm.) podatnicy prowadzący ewidencję przy zastosowaniu kas rejestrujących, z zastrzeżeniem ust. 2 (dot. podatników świadczących usługi przewozu osób i ładunków taksówkami), są obowiązani do:

- dokonywania wydruku wszystkich emitowanych przez kasę dokumentów i ich kopii na taśmie papierowej z rolki,

- przechowywania kopii dokumentów kasowych przez okres wymagany w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa zgodnie z warunkami określonymi w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, z zastrzeżeniem § 6,

Dokumenty kasowe, które emituje kasa pracująca w trybie fiskalnym to paragony sprzedaży, raporty fiskalne dobowe i okresowe, a także faktury VAT.

Przepisy ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja Podatkowa (Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60, z późn. zm.) mówiące o terminach przechowywania dokumentów to art. 86 oraz art. 88. Zgodnie z nimi podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Natomiast podatnicy wystawiający rachunki są obowiązani kolejno je numerować i przechowywać kopie tych rachunków, w kolejności ich wystawienia w tym samym terminie, tzn. do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku - art. 70 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa.

Z cytowanych wyżej przepisów wynika, iż wydruki wszystkich emitowanych przez kasę rejestrującą dokumentów należy przechowywać...