Pracodawca, który deleguje pracowników do pracy za granicą musi pamiętać o tym, że z takim wyjazdem wiąże się wiele kwestii podatkowych i ubezpieczeniowych. Wykonywanie pracy za granicą powoduje, że konieczne staje się stosowanie nie tylko przepisów polskich, lecz również przepisów umów o unikaniu podwójnego opodatkowania, przepisów wspólnotowych oraz przepisów wewnętrznych danego kraju. Pracodawca musi zadbać więc o odpowiednie przygotowanie pracowników zajmujących się naliczaniem wynagrodzeń oraz odprowadzaniem zaliczek na podatek i składek ubezpieczeniowych. Ewentualne błędy skutkować mogą nie tylko zaległościami podatkowymi czy ubezpieczeniowymi w Polsce, ale także w kraju, w którym praca jest wykonywana. Czasem jednak konieczność wyjazdu pracownika pojawia się nagle, zanim ktokolwiek w firmie zdąży przygotować się merytorycznie do prawidłowego rozliczenia jego wynagrodzenia.

Niniejszy artykuł stanowi mały poradnik dla pracodawców, którzy po raz pierwszy wysyłają pracownika za granicę: na co trzeba zwrócić uwagę, jakich formalności dopełnić przed wyjazdem.

Podróż służbowa czy odesłanie

Pierwszą kwestią, która wiąże się z wyjazdem pracownika za granicę, jest ustalenie, czy będzie to podróż służbowa czy odesłanie. Kwestia ta ma istotne znaczenie, jeżeli chodzi o ustalenie, jakie świadczenia przysługują pracownikowi i jakie obowiązki jako płatnik będzie miał pracodawca.

Pracownikowi będącemu w podróży służbowej przysługują diety oraz inne świadczenia związane z podróżą służbową. Świadczenia te są wolne od podatku i wolne od składek na ubezpieczenia społeczne. Natomiast pracownik, który pracuje za granicą, a nie jest w podróży służbowej, jest pracownikiem odesłanym i w związku z odesłaniem nie przysługują mu żadne dodatkowe świadczenia. Jeżeli takie świadczenia otrzymuje, to najczęściej będą one podlegały opodatkowaniu i składkom ubezpieczeniowym.

Głównym, a w zasadzie jedynym, kryterium, na podstawie którego można dokonać rozróżnienia, czy mamy do czynienia z podróżą służbową czy odesłaniem, jest „miejsce pracy” określone w umowie o pracę. Jeżeli pracownik wykonuje pracę w miejscu wskazanym w umowie o pracę (czy też w aneksie do tej umowy), wówczas nie mamy do czynienia z podróżą służbową. Jeśli jednak pracownik wykonuje pracę w miejscu, które nie jest wskazane w jego umowie o pracę, wówczas znajduje się on w podróży służbowej.

Nie tylko Kodeks pracy

Wobec pracownika zatrudnionego przez polskiego pracodawcę, który pracuje za granicą, nadal trzeba stosować przepisy Kodeksu pracy – czyli zapewniać mu te świadczenia, do których zgodnie z kodeksem ma prawo. Należy jednak pamiętać o tym, że pracownik musi mieć zapewnione również takie warunki pracy, jakie mają zagwarantowane pracownicy miejscowi. Jeżeli pracownik wykonuje pracę na terenie Unii Europejskiej, to zastosowanie znajdą tutaj przepisy Dyrektywy 96/71/WE Parlamentu Europejskiego i Rady Unii Europejskiej z 16 grudnia 1996 r. dotyczącej delegowania pracowników w ramach świadczenia usług. Dyrektywa ta gwarantuje pracownikom delegowanym na terytorium państw Wspólnoty takie same warunki jak pracownikom miejscowym w zakresie:

a) maksymalnych okresów pracy i minimalnych okresów odpoczynku;
b) minimalnego wymiaru płatnych urlopów rocznych;
c) minimalnych stawek płacy, wraz ze stawką za nadgodziny;
d) warunków wynajmu pracowników, w szczególności przez przedsiębiorstwa pracy tymczasowej;
e) bezpieczeństwa, ochrony zdrowia i higieny w miejscu pracy;
f) środków ochronnych stosowanych w odniesieniu do warunków zatrudnienia kobiet cięż...