Wydatki pracownika w podróży służbowej. Kiedy firma odliczy VAT

Spółce przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur VAT wystawionych przez kontrahentów dokumentujących nabycie towarów i usług przez pracowników w imieniu spółki. Jednakże działania spółki polegające na ewidencjonowaniu faktur dokumentujących nabycie towarów lub usług, wskazując w ewidencji zakupu VAT i pliku JPK z deklaracją dane pracownika jako kontrahenta (dostawcy) będą działaniami nieprawidłowymi. Tak uznał Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej.

We wniosku o interpretację spółka wskazała, że w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, zdarzają się sytuacje, w których pracownicy nabywają w jej imieniu towary lub usługi wykorzystywane przez spółkę na potrzeby realizacji czynności opodatkowanych. Dotyczy to m.in. wydatków ponoszonych przez pracowników w podróżach służbowych (np. zakup paliwa do samochodu służbowego). Takie nabycia są każdorazowo dokumentowane wystawioną przez sprzedawcę lub usługodawcę fakturą, w treści której jako odbiorca (nabywca) świadczenia wskazana jest spółka.

Według obecnych założeń, spółka zamierza ewidencjonować te faktury prezentując dane pracownika jako kontrahenta (dostawcy). Innymi słowy, w pliku JPK z deklaracją jako kontrahent wskazany zostanie konkretny pracownik spółki (który dostarczył jej ww. faktury źródłowe i z którym nastąpi rozliczenie).

Spółka chciała wiedzieć, czy będzie jej przysługiwało prawo do odliczenia w związku z nabyciem ww. towarów lub usług. Jej zdaniem, przysługuje jej prawo do odliczenia od zakupów dokonywanych przez pracowników, które są obiektywnie związane z wykonywanymi przez spółkę czynnościami opodatkowanymi. Faktura dokumentująca ten zakup jest bowiem prawidłowo wystawiona (znajdują się na niej dane spółki jako nabywcy świadczenia), a koszty poniesione przez pracowników w związku z dokonanym przez nich zakupem są im finalnie zwracane.

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej nie zgodził się ze stanowiskiem spółki. W wydanej interpretacji organ wskazał:

Podatnicy podatku od towarów i usług są obowiązani prowadzić ewidencję zawierającą dane niezbędne do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej.

Ewidencja powinna zawierać w szczególności dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania, wysokości kwoty podatku należnego, korekt podatku należnego, kwoty podatku naliczonego obniżającej kwotę podatku należnego, korekt podatku naliczonego, kwoty podatku podlegającej wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu, a także inne dane służące identyfikacji poszczególnych transakcji, w tym dane dotyczące kontrahentów (m.in. imię nazwisko lub nazwę dostawcy lub usługodawcy, numer, za pomocą, którego kontrahent jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej) oraz dowody zakupów.

W takim wypadku w prowadzonej ewidencji podatnik ujmuje dowody zakupu i wskazuje dane pozwalające na zidentyfikowanie kontrahenta w tym jego numer, pod którym jest zidentyfikowany dla potrzeb podatku VAT.

Podstawę do dokonania odliczenia podatku naliczonego może stanowić wyłącznie faktura odzwierciedlająca faktyczne zdarzenie gospodarcze w aspekcie podmiotowym, przedmiotowym oraz ilościowym. Zatem faktura musi potwierdzać, że ...