Wydatki na zakup odzieży służbowej w kosztach firmy

Wydatki na zakup ubiorów pracowniczych z wszytym na trwałe widocznym na zewnątrz oznaczeniem wskazującym na spółkę spełniają warunki umożliwiające zaliczenie ich do kosztów uzyskania przychodów. Mają one bowiem związek z prowadzoną przez spółkę działalnością gospodarczą. W przypadku wydatków na zakup strojów z wszytym na trwałe lecz niewidocznym na zewnątrz oznaczeniem spółki stwierdzić należy, że nie spełniają warunków uznania ich za koszty uzyskania przychodów - wyjaśnił Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej.

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2018 r., poz. 800 ze zm.), Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy, przedstawione we wniosku z 26 lipca 2018 r. (data wpływu 30 lipca 2018 r.), uzupełnionym pismem z 18 września 2018 r. (data wpływu 20 września 2018 r.), o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia wydatku na zakup odzieży służbowej do kosztów uzyskania przychodu:

• w części dotyczącej zakupu odzieży z widocznym logo firmy – jest prawidłowe,
• w pozostałej części – jest nieprawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 30 lipca 2018 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia wydatku na zakup odzieży służbowej dla pracowników do kosztów uzyskania przychodu. Wniosek powyższy nie spełniał wymogów formalnych, dlatego też

pismem z 11 września 2018 r. Znak: 0112-KDIL3-1.4011.313.2018.2.AMN, 0112-KDIL4.4012.411.2018.2.JK, 0111-KDIB2-3.4010.212.2018.3.PB, wezwano Wnioskodawcę do uzupełnienia wniosku. Uzupełnienia dokonano pismem z 18 września 2018 r.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

„D” S.A. (dalej: „Spółka”, „Wnioskodawca”) jest wiodącym autoryzowanym dealerem samochodów marki „M” i „S” w Polsce. Spółka jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług (dalej także jako: „VAT”). Jednym z podstawowych profili działalności Wnioskodawcy jest handel hurtowy i detaliczny pojazdami samochodowymi; naprawa pojazdów samochodowych (PKD 45.11.Z). Jako autoryzowana stacja dealerska Spółka zajmuje się profesjonalną sprzedażą i serwisem m.in. samochodów osobowych.

Spółka prowadzi działalność jako autoryzowany dealer samochodowy. Spółka sprzedaje samochody luksusowe oraz samochody marki premium. W ciągu 10 latach działalności Spółka osiągnęła silną pozycję na dealerskim rynku. Również w dziedzinie obsługi klienta Spółka może poszczycić się najwyższą jakością.

Strategia sprzedaży i marketingu realizowana przez Wnioskodawcę opiera się na budowaniu długoterminowych relacji. Strategia ta opiera się także na odpowiednim podejściu do strony wizualnej, która w tej branży odgrywa kluczową rolę. W tym celu Spółka w 2014 ukończyła przebudowę prestiżowego salonu sprzedaży samochodów. Spółka koncentruje swoją uwagę na najbardziej wymagających klientach, którym dostarcza ekskluzywne i wyjątkowe samochody. Przewagą konkurencyjną Wnioskodawcy w stosunku do innych dealerów samochodowych jest posiadanie samochodów trudno dostępnych, limitowanych serii. Spółka jest wiodącym sprzedawcą marki „A” w ramach „M”. Wnioskodawca osiąga doskonałe wyniki sprzedaży poprzez wiedzę i spełnianie najbardziej wyrafinowanych potrzeb i oczekiwań klientów.

Od 2003 r. z rynku dealerów samochodowych ubywa średnio 20 podmiotów, co w okresie 11 lat dało liczbę blisko 250. To oznacza, że co czwarta spółka, która zajmowała się sprzedażą samochodów już dziś nie istnieje albo funkcjonuje w ramach większej grupy.

Spółka zatrudnia personel, który odpowiada za sprzedaż samochodów. Wywiązywanie się przez zatrudniony personel z tego zadania wymaga codziennych i ciągłych spotkań z klientami oraz dobrej prezencji na spotkaniach biznesowych. Na wizerunek salonu Wnioskodawcy ma wpływ nie tylko konkretny handlowiec, który prowadzi rozmowę z klientem, ale także pozostali handlowcy, którzy zajmują stanowiska obok. Także oni muszą wyglądać profesjonalnie. Kontynuując wypełnianie strategii wizualnej, której elementem jest budowanie ujednoliconego i profesjonalnego wizerunku Spółka zamierza nabyć ubiór pracowniczy m.in. garnitur, koszule, krawat i nieodpłatnie przekazać go ww. personelowi, celem odpowiedniej prezentacji w trakcie spotkań z klientami. Każdy członek zatrudnionego personelu będzie przechodził szkolenie z zakresu zasad i wskazówek na temat ubioru w konkretnym miejscu pracy i na konkretnym stanowisku (dress code). Wszystkie te działania są niezbędne, aby Wnioskodawca mógł utrzymać się na silnie konkurencyjnym rynku premium. Obecnie firmy, które myślą o budowaniu ujednoliconego i profesjonalnego wizerunku muszą zadbać nie tylko o wiedzę i kompetencje swoich pracowników, ale także o to, jak oni wyglądają. Dotyczy to szczególnie stanowisk, które mają bezpośredni kontakt z klientami, kontrahentami czy partnerami. Odpowiedni ubiór buduje profesjonalny wizerunek pracownika i co za tym idzie całej firmy, a jak wiadomo każdy chce współpracować z profesjonalistami. Wymagający klienci, jakimi są klienci Spółki oczekują od personelu stosownego ubioru. Klient zrezygnuje z zakupu luksusowego samochodu, jeżeli personel nie będzie elegancko ubrany. Wygląd personelu ma więc bezpośrednie przełożenie na wyniki handlowe Spółki.

Konkludując powyższe, nabycie przez Spółkę odpowiednich strojów biznesowych dla personelu stało się wręcz koniecznością. Wspomniany strój biznesowy przyczyni się zatem do zabezpieczenia źródła przychodów Spółki i jego zachowania na przyszłość oraz pośrednio pozyskania nowych klientów dla Wnioskodawcy oraz do wzrostu sprzedaży samochodów. W konsekwencji wydatki na zakup strojów biznesowych wpłyną pozytywnie na rozwój Spółki.

Wnioskodawca zleci wykonanie strojów biznesowych wyspecjalizowanej profesjonalnej firmie z ugruntowaną wieloletnią pozycją na rynku, która zajmuje się realizacją tego typu usług. W strojach zostanie wszyte na trwałe oznaczenie wskazujące na Spółkę. Pracownicy będę wykorzystywali odzież służbową wyłącznie do wykonywania czynności zawodowych. Noszenie odzieży służbowej będzie obowiązkiem pracownika wynikającym z regulaminu Spółki dotyczącego obowiązującego dress code.

W uzupełnieniu wniosku z 18 września 2018 r. (data wpływu 20 września 2018 r.), w ramach odpowiedzi na pytanie: w jakim miejscu w strojach zostanie wszyte na trwałe oznaczenie wskazujące na Spółkę (…)? – Wnioskodawca wyjaśnił, że w przypadku garniturów oraz koszuli po wewnętrznej stronie ubioru (metka). W przypadku koszulki polo oraz kurtki typu softshell będzie ono zlokalizowane po lewej stronie klatki piersiowej. Będzie widoczne w przypadku koszulki polo oraz kurtki typu softshell.

W odpowiedzi na pytanie: jakim grupom pracowników dokładnie zostanie przekazany strój biznesowy, tj. odzież służbowa? Wnioskodawca wskazał: Zarząd, Dyrektorzy, Kierownicy, Doradcy handlowi, Doradcy Serwisowi, Logistycy, Recepcja.

Ponadto Wnioskodawca podał, że Spółka kupi strój służbowy na swoją własność. Stroje służbowe następnie zostaną przekazane pracownikom do użytkowania, ale pozostaną własnością Spółki. Przy czym, jeżeli pracownik zwolni się z własnej woli w terminie krótszym niż 12 miesięcy od dnia otrzymania stroju służbowego, to będzie zobowiązany do zwrotu równowartości otrzymanego stroju służbowego.

W związku z powyższym opisem zadano m.in. następujące pytanie:

Czy w przedstawionym zdarzeniu przyszłym Wnioskodawca będzie miał prawo zaliczyć koszty zakupu ww. odzieży służbowej do kosztów uzyskania przychodu? (pytanie oznaczone we wniosku nr 1)

Zdaniem Wnioskodawcy, w przedstawionym zdarzeniu przyszłym Wnioskodawca będzie miał prawo zaliczyć koszty zakupu ww. odzieży służbowej do kosztów uzyskania przychodu.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu.

Ustawa o CIT nie zawiera wykazu wydatków, który przesądzałby o ich zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów, zatem przyjmuje się, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów, tak aby to źródło przynosiło przychody także w przyszłości.

W takim ujęciu kosztami tymi będą zarówno wydatki pozostające w bezpośrednim związku z uzyskanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu uzyskania przychodów (w tym dla zagwarantowania funkcjonowania źródła przychodów), nawet wówczas gdyby z obiektywnych powodów przychód nie został osiągnięty.

Podatnik kwalifikując poniesione wydatki do kosztów uzyskania przychodów powinien kierować się podstawową zasadą zaistnienia związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy poniesionym kosztem, a możliwością osiągnięcia z tego tytułu przychodu, albowiem to na nim spoczywa ciężar udowodnienia, że jego poniesienie ma (lub może mieć) wpływ na wysokość osiąganych przychodów (lub na zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów).

W złożonej rzeczywistości życia gospodarczego istnieje obiektywna i zasadnicza trudność w precyzyjnym wyznaczeniu linii rozgraniczającej poszczególne przejawy aktywności gospodarczej, wykazywanej przez przedsiębiorców. Chodzi tu o ich podstawową działalność (produkcję, handel, usługi) i towarzyszące tej działalności przedsięwzięcia o charakterze marketingowym, promocyjnym, reklamowym, reprezentacyjnym - dotyczące sprzedaży towarów i usług oraz relacji z aktualnymi i potencjalnymi kontrahentami.

O tym, co jest celowe i potrzebne w prowadzonej działalności gospodarczej, decyduje podmiot prowadzący tę działalność. Należy jednak zauważyć, że nie każdy wydatek ponoszony w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą stanowić może koszt uzyskania przychodu i jako taki podlegać odliczeniu od podstawy opodatkowania.

W świetle powyższego uznać więc należy, że aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

• został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
• został właściwie udokumentowany,
• nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Na mocy art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT do kosztów uzyskania przychodów nie zalicza się kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Przepisy CIT nie zawierają definicji „reprezentacji”, przez co istnieją wątpliwości co do tego jakie koszty należy uznać za koszty reprezentacji. Kluczową kwestią jest rozróżnienie „reprezentacji” od „reklamy”, gdyż wydatki związane z tymi drugimi mogą być kosztami uzyskania przychodów. Brak ustawowej definicji pojęcia „reprezentacja”, nie uprawnia jednak do dowolnego określania zakresu znaczeniowego tego terminu.

Występujący w obrocie prawnym termin „reprezentacja”, wyrażający się w sposobie jego stosowania i rozumienia przez ustawodawcę, a także przez naukę i praktykę prawa, prowadzi jednak do wniosku że termin ten w zakresie języka prawnego i prawniczego należy rozumieć jako „przedstawicielstwo, reprezentowanie czyichś interesów, występowanie w czyimś imieniu”.

Ponadto należy wskazać, iż za koszt uzyskania przychodów można uznać wydatki ponoszone na reklamę.

Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpr...