Usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych - rozpoczynamy wiosenną edycję e-kursu

Usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych – jak stanowi art. 76a ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości – jest działalnością gospodarczą, w rozumieniu przepisów o swobodzie działalności gospodarczej. Polega na świadczeniu usług w zakresie czynności, takich jak:
a) prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym,

b) okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów,

c) wycena aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego,

d) sporządzanie sprawozdań finansowych,

e) gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą.

Kto może świadczyć usługi księgowe?

Do 9 sierpnia 2014 r., zgodnie z ówczesnym brzmieniem art. 76a ust. 3 ustawy o rachunkowości, działalność z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych mogli wykonywać:

• przedsiębiorcy będący osobami fizycznymi, jeżeli byli uprawnieni do wykonywania czynności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych,

• pozostali przedsiębiorcy, pod warunkiem że czynności z tego zakresu były wykonywane przez osoby uprawnione do wykonywania czynności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Warto wspomnieć, że uprawnionymi do wykonywania czynności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych były osoby posiadające certyfikat księgowy, osoby wpisane do rejestru biegłych rewidentów lub na listę doradców podatkowych.

Wszystko zmieniła jednak ustawa z 9 maja 2014 r. o ułatwieniu dostępu do wykonywania niektórych zawodów regulowanych, czyli tzw. II ustawa deregulacyjna. Weszła ona w życie 10 sierpnia 2014 r.

Od tego dnia do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych nie jest w zasadzie potrzebne spełnienie żadnych wymagań formalnych. Oznacza to, że Ministerstwo Finansów nie wydaje już certyfikatu księgowego, który uprawniał wcześniej do prowadzenia działalności w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych. Konsekwencją zmian jest również likwidacja egzaminu, który weryfikował wiedzę przyszłych księgowych.

Działalność polegającą na usługowym prowadzeniu ksiąg rachunkowych może wykonywać każdy przedsiębiorca, pod warunkiem że czynności z zakresu prowadzenia ksiąg będą wykonywane przez osoby, które:

a) mają pełną zdolność do czynności prawnych,

b) nie były skazane prawomocnym wyrokiem sądu za przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, za przestępstwo skarbowe oraz za przestępstwa określone w rozdziale 9 ustawy o rachunkowości.

Dodatkowym warunkiem, wskazanym w art. 76h ust. 1 ustawy o rachunkowości, jest to, że przedsiębiorca taki jest obowiązany do zawarcia umowy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z prowadzoną działalnością w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Co trzeba potrafić?

Nie da się ukryć, że prowadzenie ksiąg rachunkowych nie należy do czynności najprostszych. Konieczna jest znajomość nie tylko prawa bilansowego, lecz także prawa podatkowego, ubezpieczeń społecznych, prawa gospodarczego, cywilnego i prawa pracy. Te wszystkie dziedziny wiedzy sprawdzał wcześniej egzamin.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami egzaminu już się nie zdaje. Nie oznacza to jednak, że nie trzeba się dobrze orientować w zagadnieniach, które obejmował.

Zakres zagadnień objętych egzaminem sprawdzającym kwalifikacje osób ubiegających się o nadanie uprawnień do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych zdefiniowany był w rozporządzeniu Ministra Finansów z 8 kwietnia 2009 r. w sprawie uprawnień do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych (Dz.U. nr 62, poz. 508). W związku z uchyleniem z dniem 10 sierpnia 2014 r. artykułu 76i ustawy o rachunkowości, który stanowił delegację ustawową do wydania tego rozporządzenia, zostało ono uznane za uchylone, ale może w dalszym ciągu służyć za wskazówkę, jak należy się przygotować do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Wszystkie te tematy omawiamy w e-kursie Przygotowanie do prowadzenia biura rachunkowego, którego wiosenną edycję rozpoczynamy już jutro, a którego pierwszą lekcję możecie, dla zapoznania się z tą formą nauki, pobrać już dzisiaj (link znajdziecie na końcu artykułu).

Obowiązkowe ubezpieczenie OC biur rachunkowych

Aktem prawnym, który określa szczegółowy zakres obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej przedsiębiorców prowadzących działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, za szkody wyrządzone w związku z prowadzoną działalnością, termin powstania obowiązku ubezpieczenia oraz minimalną sumę gwarancyjną tego ubezpieczenia, jest rozporządzenie Ministra Finansów z 6 listopada 2014 r. w sprawie obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej przedsiębiorców wykonujących działalność z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych (Dz.U. poz. 1616).

Termin powstania obowiązku ubezpieczenia

Obowiązek ubezpieczenia OC powstaje nie później niż w dniu poprzedzającym dzień rozpoczęcia wykonywania działalności. Oznacza to, że przedsiębiorca, który ma zamiar wykonywać usługi polegające na prowadzeniu ksiąg rachunkowych, musi wykupić stosowną polisę w dniu poprzedzającym ich rozpoczęcie. Później oczywiście ma obowiązek odnawiania tej polisy w takich terminach, aby nie doszło do przerwania ochrony ubezpieczeniowej.

Co obejmuje obowiązkowe ubezpieczenie biur rachunkowych?

Wyraźnie należy podkreślić, że w świetle obecnie obowiązujących przepisów – w odróżnieniu od regulacji obowiązujących do 9 sierpnia 2014 r. – obowiązkowa polisa OC obejmuje jedynie czynności usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Czynności te są zaś wymienione w art. 4 ust. 3 pkt 2–6 ustawy o rachunkowości. Są nimi wspomniane na wstępie:

1) prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym,

2) okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów,

3) wycena aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego,

4) sporządzanie sprawozdań finansowych,

5) gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą.

Obowiązkowym ubezpieczeniem nie są więc objęte czynności dotyczące:

1) prowadzenia, w imieniu i na rzecz podatników, płatników i inkasentów, ksiąg podatkowych i innych ewidencji do celów podatkowych oraz udzielania im pomocy w tym zakresie,

2) sporządzania, w imieniu i na rzecz podatników, płatników i inkasentów, zeznań i deklaracji podatkowych lub udzielania im pomocy w tym zakresie.

Są to czynności doradztwa podatkowego, o których mowa w art. 2 pkt 2 i 3 ustawy z 5 lipca 1996 r. o doradztwie podatkowym.

W konsekwencji obowiązkowe ubezpieczenie obejmujące usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych odnosi się jedynie do bilansowej strony księgowości. Nie dotyczy natomiast aspektu podatkowego. Oznacza to, że nie obejmuje np. sporządzania kalkulacji do podatku dochodowego czy wypełniania deklaracji podatkowych. Nie odnosi się również do spraw kadrowo-płacowych.

Podmiot prowadzący biuro rachunkowe, które wykonuje kompleksową obsługę swoich klientów, powinien rozważyć zasadność wykupienia polisy dodatkowej, obejmującej także czynności związane z prowadzeniem ksiąg do celów podatkowych, sporządzania deklaracji podatkowych oraz usług w zakresie spraw kadrowo-płacowych.

Zakres ochrony ubezpieczeniowej

Niezwykle istotną kwestią jest zakres ochrony przysługującej przedsiębiorcy, który wykupił obowiązkową polisę dotyczącą usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Otóż ubezpieczeniem tym jest objęta wyłącznie odpowiedzialność za szkody wyrządzone w następstwie działania lub zaniechania ubezpieczonego, w okresie ubezpieczenia, w związku z prowadzoną działalnością.

Ochroną nie są zaś objęte szkody:

1) polegające na uszkodzeniu, zniszczeniu lub utracie mienia, wyrządzonych przez ubezpieczonego małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu, rodzeństwu, a także powinowatemu w tej samej linii lub stopniu, osobie pozostającej w stosunku przysposobienia oraz jej małżonkowi, jak również osobie, z którą ubezpieczony pozostaje we wspólnym pożyciu;

2) wyrządzone przez ubezpieczonego, który przestał spełniać warunki, o których mowa w art. 76a ust. 3 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości, chyba że szkoda została wyrządzona w związku z prowadzoną działalnością w czasie, w którym ubezpieczony spełniał te warunki;

3) polegające na zapłacie kar umownych;

4) powstałe wskutek działań wojennych, stanu wojennego, rozruchów i zamieszek, a także aktów terroru.

Z punktu widzenia przedsiębiorcy prowadzącego usługowo księgi rachunkowe najistotniejsze znaczenie mają punkty 2 i 3.

Pierwszy z nich odnosi się do sytuacji, gdy ubezpieczony:

• utracił pełną zdolność do czynności prawnych,

• został skazany prawomocnym wyrokiem sądu za przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, za przestępstwo skarbowe oraz za przestępstwa określone w rozdziale 9 ustawy o rachunkowości.

Drugi zaś dotyczy takich przypadków, gdy co prawda doszło do powstania szkody w następstwie działania lub zaniechania ubezpieczonego, w okresie ubezpieczenia, w związku z prowadzoną działalnością, ale w oparciu o postanowienia umowy łączącej ubezpieczonego (czyli biuro rachunkowe) z klientem szkoda ta została naprawiona poprzez zapłatę kary umownej.

Przykład:

Z umowy wynika, ze biuro rachunkowe ma podawać klientowi informację o wysokości podatku do zapłaty w terminie nie krótszym niż 3 dni przed upływem terminu zapłaty tego podatku. Niedotrzymanie tego warunku z przyczyn leżących po stronie biura obarczone jest sankcją w postaci obowiązku zapłaty kary umownej w wysokości 1% kwoty podatku, o której klient nie otrzymał informacji, nie mniej niż 100 zł za każdy dzień opóźnienia.
W maju biuro podało ww. informację klientowi z 2-dniowym opóźnieniem. W związku z tym, że podatek do zapłacenia wynosił 45 000 zł, kara umowna to 900 zł.

Klient nie musi wykazywać, że poniósł jakąkolwiek szkodę w związku z opóźnieniem w otrzymaniu informacji.

Biuro rachunkowe nie uzyska odszkodowania pokrywającego stratę, polegającą na zapłacie kary umownej.

Minimalna suma gwarancyjna ubezpieczenia OC biura rachunkowego

Na podstawie § 4 ust. 1 i 2 wcześniej wskazanego rozporządzenia minimalna suma gwarancyjna ubezpieczenia OC w odniesieniu do jednego zdarzenia, którego skutki są objęte umową ubezpieczenia OC, wynosi równowartość w złotych 10 000 euro.

Kwota ta jest ustalana przy zastosowaniu kursu średniego euro ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski po raz pierwszy w roku, w którym umowa ubezpieczenia OC została zawarta.

Jeżeli zastanawiacie się Państwo nad usługowym prowadzeniem ksiąg handlowych, zapraszamy do kolejnej edycji e-kursu: Przygotowanie do prowadzenia biura rachunkowego, którego szczegółowy program i formularz zgłoszeniowy znajdziecie tutaj.

Artykuł powstał na podstawie fragmentów lekcji numer 1 e-kursu, której pełny tekst (w pliku pdf) możecie pobrać tutaj i przekonać się, czy odpowiada Wam ta formuła kształcenia.

Dział szkoleń podatki.biz

Hasła tematyczne: usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych, obowiązkowe ubezpieczenie oc biura rachunkowego