Sposoby optymalizacji liczby zapisów w PKPiR

Podstawą ewidencjonowania wpodatkowej księdze przychodów irozchodów są dokumenty ściśle określone przepisami prawa. Wprzypadku sprzedaży podstawą dodokonania zapisu są co dozasady: faktury, dowody wewnętrzne, ewidencja sprzedaży bezrachunkowej oraz raporty zkasy rejestrującej, dobowe bądź miesięczne.

Podatnicy mogą prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów we własnym zakresie. Mogą też zlecić prowadzenie księgi biuru rachunkowemu. I w jednym, i w drugim przypadku liczba zapisów księgowych w księdze nie jest bez znaczenia. Im więcej dokumentów do zaksięgowania, tym prowadzenie księgi jest bardziej czasochłonne, a w razie współpracy z biurem – tym cena za obsługę księgową jest wyższa.

Z tego względu warto zastanowić się nad rozwiązaniami, które ograniczą liczbę zapisów, co może się wiązać z realnym obniżeniem kosztów obsługi księgowej i ograniczeniem czasu poświęcanego na prowadzenie ksiąg.

Przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (tekst jedn. Dz.U. z 2017 r., poz. 728, dalej: rozporządzenie pkpir) przewidują możliwość księgowania zbiorczym zapisem jedynie przychodów ze sprzedaży. Poniżej przedstawione są dwa rozwiązania dotyczące księgowania sprzedaży, które ustawodawca pozostawił do dyspozycji podatnikom.

Stosownie do § 19 ust. 1 rozporządzenia pkpir zapisy w księdze dotyczące przychodów ze sprzedaży wyrobów, towarów handlowych i usług są dokonywane na podstawie wystawionych faktur, a w przypadku sprzedaży nieudokumentowanej fakturami – na podstawie wystawionego na koniec dnia dowodu wewnętrznego, w którym w jednej kwocie wykazana jest wartość tych przychodów za dany dzień, o ile nie jest prowadzona ewidencja sprzedaży lub ewidencja przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Podstawą do ujęcia w księdze przychodów ze sprzedaży towarów i usług są:

1. faktury,
2. dowody wewnętrzne, o ile przedsiębiorca nie powierzył prowadzenia księgi biuru rachunkowemu i o ile nie rejestruje sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej,
3. raporty dobowe bądź miesięczne, o ile jest prowadzona ewidencja przy zastosowaniu kasy rejestrującej,
4. ewidencja sprzedaży bezrachunkowej – w sytuacji gdy...