Składki ZUS od noclegów i diet pracowników mobilnych

Jeśli określone świadczenie nie stanowi przychodu ze stosunku pracy, to nie istnieje z tego tytułu obowiązek opłacania składek na ubezpieczenia społeczne. Zatem, w sytuacji gdy wartość noclegów i diet dla pracowników mobilnych przebywających w podróży służbowej oraz wartości noclegów zapewnianych pracownikom mobilnym w trakcie wyjazdów odbywanych w celu wykonywania swoich obowiązków nie stanowi przychodu z tytułu stosunku pracy, wartości tych świadczeń nie należy uwzględniać w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne z tytułu stosunku pracy wyjaśnił ZUS.

Zakład Ubezpieczeń Społecznych Oddział w Lublinie
Lublin, dnia 29 września 2016 r.
WPI/200000/43/871/2016

Decyzja nr 871/2016

Na podstawie art. 10 ust. 1 i ust. 5 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 584 ze zm.) w związku z art. 83d ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 963) Zakład Ubezpieczeń Społecznych Oddział w Lublinie rozpatrując wniosek złożony w dniu 10 sierpnia 2016 r. przez ... uznaje za prawidłowe stanowisko Wnioskodawcy w sprawie nieuwzględnienia w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne z tytułu stosunku pracy wartości noclegów i diet dla pracowników mobilnych przebywających w podróży służbowej oraz wartości noclegów zapewnianych pracownikom mobilnym w trakcie wyjazdów odbywanych w celu wykonywania swoich obowiązków, w sytuacji gdy wartość tych noclegów nie stanowi przychodu z tytułu stosunku pracy.

Uzasadnienie

W dniu 10 sierpnia 2016 r. do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych Oddział w Lublinie wpłynął wniosek przedsiębiorcy ... o wydanie pisemnej interpretacji przepisów w trybie art. 10 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej. Powyższy wniosek został uzupełniony przez wnioskodawcę pismem z 5 września 2016 r. (wpływ do Oddziału w dniu 9 września 2016 r.).

Wnioskodawca w opisie stanu faktycznego wskazał, że jest producentem włóknin i wykładzin. Spółka zatrudnia pracowników na podstawie obowiązujących przepisów ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r Kodeks pracy z późniejszymi zmianami. Miejsce wykonywania pracy przez pracowników Spółki jest każdorazowo określone w umowie o pracę pracowników. Zwyczajowo miejsce wykonywania pracy w umowach o pracę jest określone poprzez wskazanie adresu siedziby Spółki, jednak posiadamy kilku pracowników (dalej: pracownicy mobilni), którzy ze względu na specyfikę pracy i zakres swoich obowiązków służbowych podróżują po wyznaczonym terytorium.

W chwili obecnej wnioskodawca ma zatrudnionych trzech pracowników mobilnych. Miejsce wykonywania pracy wskazane w umowach o pracę pracowników mobilnych jest opisane w sposób dość rozległy tzn. miejsce zamieszkania i region z wyszczególnieniem konkretnych województw oraz z dopiskiem „wykonywanie obowiązków może wymagać podróży służbowych poza miejsce pracy". W/w pracownicy mają zadaniowy czas pracy oraz pracują na stanowiskach menadżer ds. sprzedaży i pełnią funkcję tzw. przedstawicieli handlowych.

Pracownicy mobilni kilka razy w miesiącu przyjeżdżają do siedziby Spółki celem wykonania swoich obowiązków służbowych (dowóz dokumentów, spotkania z przełożonymi i współpracownikami, ustalanie strategii sprzedaży, analizy wykonania założonych budżetów, pobranie katalogów). Zdarza im się także wykonywać podróż służbową do miejsca spoza ich rejonu. W obydwu przypadkach traktują taki wyjazd jako podróż służbową i korzystają z noclegów, które sami sobie organizują, płacąc za nie gotówką bądź kartą służbową. Spółka zwraca im koszt tych noclegów (akceptuje wydatek z karty służbowej) na podstawie dostarczonej przez nich faktury wystawionej na ... oraz po rozliczeniu i zaakceptowaniu przez ich przełożonych delegacji. Za czas tych wyjazdów wypłacane są im również diety. Wartość zarówno takich noclegów, jak i diet dla pracowników mobilnych nie jest wliczana do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne.

Sporadycznie (kilka razy w roku) zdarza się także, że pracownicy mobilni korzystają z noclegu w swoim rejonie pracy. Wynika to z faktu, iż obowiązki służbowe wykonywane są przez nich na rozległym terytorialnie obszarze i - chcąc zdążyć na spotkanie służbowe kolejnego dnia - pracownicy zmuszeni są do noclegu obejmującego ich rejon wykonywania pracy. W takim przypadku podróż nie jest traktowana jako delegacja służbowa, nie są naliczane diety, ale Spółka ponosi koszty noclegów, zwracając pracownikom mobilnym środki pieniężne (akceptując wydatek z karty służbowej) po przedłożeniu przez nich faktur wystawionych na ... W tej sytuacji również wartość noclegów pracowników mobilnych nie jest wliczana do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne.

Wnioskodawca zadaje pytanie:

1. Czy wartość zapewnionych pracownikom mobilnym noclegów w trakcie podróży służbowych odbywanych w celu wykonywania swoich obowiązków zawodowych do siedziby Spółki lub miejsca, które nie pokrywa się z miejscem ich zatrudnienia wskazanym w umowach pracę i wypłata diet stanowi dla tych pracowników podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne w rozumieniu przepisu art. 18 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (dalej Ustawa)?
2. Czy wartość zapewnionych pracownikom mobilnym noclegów w trakcie wyjazdów odbywanych w celu wykonywania swoich obowiązków zawodowych do miejsca, które pokrywa się z miejscem ich zatrudnienia wskazanym w umowach o pracę stanowi dla tych pracowników podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne w rozumieniu przepisu art. 18 ust. 1 Ustawy?

Pismem z dnia 05 września 2016 r. wnioskodawca uzupełnił wniosek o wydanie pisemnej interpretacji i poinformował, że intencją wniosku jest ustalenie obowiązku odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne (pkt. 2 pisma z dnia 24.08.2016 r.). Ponadto wnioskodawca wskazał, że wg jego oceny:

1. wartość noclegów i diet dla pracowników mobilnych przebywających w podróży służbowej nie stanowi przychodu z tytułu stosunku pracy i nie jest pobierany podatek dochodowy od osób fizycznych (Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.),
2. wartość noclegów zapewnianych pracownikom mobilnym nie stanowi przychodu z tytułu stosunku pracy i nie jest pobierany podatek dochodowy od osób fizycznych (Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.).

Wnioskodawca przedstawił własne stanowisko w sprawie.

Zdaniem wnioskodawcy, zgodnie z art. 18 ust. 1 Ustawy podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe ubezpieczonych wymienionych w art. 6 ust. 1 pkt 1-3 i pkt 18a stanowi przychód, o którym mowa w art. 4 pkt 9 i 10, z zastrzeżeniem ust. 1a i 2, ...