Przychód pracownika: Ustalenie odpłatności za używanie samochodu służbowego do celów prywatnych

Pytanie podatnika: Czy w przypadku użytkowania przez pracowników Wnioskodawcy, samochodów do celów prywatnych, przychód pracowników powinno się określać zgodnie z przytoczoną w opisie zdarzenia przyszłego metodologią tj. na podstawie kosztów ponoszonych przez spółkę w związku z umową leasingu?

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 20 grudnia 2012 r. (data wpływu: 24 grudnia 2012 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie ustalenia wartości nieodpłatnego świadczenia otrzymywanego przez pracowników z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych - jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 24 grudnia 2012 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnych interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie ustalenia wartości nieodpłatnego świadczenia otrzymywanego przez pracowników z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

„A” Sp. z o.o. (dalej: „Spółka” lub „Wnioskodawca”) jest międzynarodową firmą deweloperską i inwestycyjną, wyspecjalizowaną i skoncentrowaną na obrocie nieruchomościami o przeznaczeniu użytkowym (komercyjnym). W przedmiot działalności Spółki wpisana jest zarówno budowa, jak i wynajem budynków/powierzchni (magazynowych/logistycznych/ przemysłowych/biurowych) w ramach parków biznesowych/przemysłowych, a także ich nabywanie i zbywanie.

Budynki, którymi zarządza Spółka położone są w kilku miejscach w Polsce. Wnioskodawca ma centra logistyczne w: P. (dokładniej w miejscowości Y i Z), G., Ł., S., N., G., T., W., O., W. (w trakcie akwizycji) oraz biura w: W., P. i K.

W celu sprawnego zarządzania flotą, Spółka zawarła umowy leasingu (dalej: umowa leasingu) z zewnętrznym dostawcą, na podstawie której użytkuje samochody. Umowa leasingu zawiera m.in. następujące informacje: indywidualne dane dotyczące danego samochodu, okres przez jaki pojazd będzie eksploatowany przez spółkę, liczbę kilometrów fakturowanych miesięczne, stałą miesięczną opłatę leasingową, koszt kilometra powyżej wskazanego miesięcznego limitu. Poza miesięczną opłatą z tytułu leasingu samochodu, Spółka ponosi również koszty związane z ubezpieczeniem samochodów oraz opłaty serwisowe wynikające z umowy zarządzania flotą (dalej: „umowa zarządzania”) - określone odrębnie za każdy leasingowany przez spółkę pojazd.

Do korzystania z samochodów służbowych upoważnieni są wyłącznie pracownicy kadry menadżerskiej, których charakter pracy wymaga od nich częstego przemieszczania się pomiędzy siedzibą spółki, a innymi miejscami, w których bądź znajdują się pozostałe biura/centra logistyczne bądź są budynki/tereny, które Wnioskodawca zamierza kupić/zaadaptować dla potrzeb prowadzonej działalności.

W związku powyższym, samochody służbowe są generalnie wykorzystywane w celach służbowych oraz w interesie i na rzecz Wnioskodawcy.

Istotną kwestią w zakresie użytkowania samochodów służbowych jest fakt, że pracownicy spółki mogą zostać w każdej chwili wezwani do którejś z lokalizacji w związku z zaistniałą tam awarią, problemem technicznym i innymi problemami, które utrudniają, albo uniemożliwiają najemcom korzystanie z wynajmowanych od Spółki powierzchni magazynowych i biurowych.

Spółka zamierza uregulować kwestię związaną z używaniem samochodów służbowych. W tym celu Wnioskodawca zamierza przygotować specjalną dokumentację (obowiązującą wewnątrz Spółki), w której zostaną określone zasady korzystania z samochodów służbowych w celach realizacji powierzonych obowiązków służbowych (dalej: regulamin). Wspomniane powyżej zasady, każdorazowo będą określone w umowie przechowania zawieranej z pracownikiem (pracownikowi będzie przypisany jeden samochód).

Umowa będzie nakładała na pracowników m.in. obowiązek:

• używania samochodu zgodnie z jego przeznaczeniem oraz dbałości o jego estetykę i stan techniczny,
• należytego zabezpieczenie samochodu przed kradzieżą oraz zniszczeniem i uszkodzeniem,
• przestrzegania polityki bezpieczeństwa,
• wydania pojazdu spółce w stanie niepogorszonym po rozwiązaniu umowy.

Hipotetycznie, samochody służbowe mogą być wykorzystywane również do celów prywatnych pracowników. W związku z powyższym, Wnioskodawca zastanawia się nad sposobem uregulowania kwestii udostępnienia pracownikom, dla ich prywatnych potrzeb, samochodów służbowych), jak również nad sposobem wyceny tego świadczenia, tj. ustalenia dodatkowego przychodu po stronie pracowników z tytułu otrzymania przez nich nieodpłatnego świadczenia.

Spółka stoi na stanowisku, że przychód na poziomie pracownika powinien być ustalony w oparciu o koszty ponoszone przez spółkę w związku z umową leasingu (oplata leasingowa, ubezpieczenie samochodu, opłaty serwisowe).

Spółka planuje dokonanie wyliczenia wartości nieodpłatnego świadczenia podlegającego doliczeniu do podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych w następujący sposób:

1. zgodnie z regulaminem, każdy pracownik będący użytkownikiem samochodu służbowego ma prawo do wykorzystania samochodu służbowego w celach prywatnych w ramach przyznanego mu limitu kilometrów wynoszącego 300 km. Jeżeli pracownik przejedzie faktycznie w celach prywatnych więcej kilometrów niż wskazany limit, powinien złożyć na koniec miesiąca oświadczenie o faktycznej ilości przejechanych do celów prywatnych kilometrów.
2. przyznany ryczałt kilometrów rozliczany jest według określonej na podstawie umowy leasingu indywidualnej dla danego samochodu stawki za 1 km, stanowiącej równowartość ilorazu miesięcznej opłaty z tytułu leasingu przez ilość kilometrów fakturowanych miesięcznie (zgodnie z odpowiednią umową leasingu).
3. wartość nieodpłatnego świadczenia ustała się jako iloczyn stawki za 1 km oraz ilości kilometrów przejechanych przez pracownika w danym miesięcy w celach prywatnych.
4. w/w kwota jest powiększana o pozostałe koszty ponoszone przez pracodawcę w związku z leasingiem samochodu, a mianowicie miesięczny koszt ubezpieczenia, miesięczne opłaty serwisowe oraz opłaty za paliwo - przeliczone w proporcji na udział przejechanych w miesiącu kilometrów w celach prywatnych w stosunku do całkowitej ilości przejechanych w danym miesiącu kilometrów (zarówno w celach prywatnych, jak i służbowych).
5. jeżeli w związku z użytkowaniem samochodu służbowego dla celów prywatnych pracownik przekroczy miesięczny limit kilometrów fakturowanych przez dostawcę usług leasingowych, nadwyżka kilometrów ponad ten limit zostanie rozliczona według specjalnej stawki określonej w umowie leasingu w odniesieniu do kilometrów powyżej limitu.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy w przedstawionym stanie faktycznym, w przypadku użytkowania przez pracowników Wnioskodawcy, samochodów do celów prywatnych, przychód pracowników powinno się określać zgodnie z przytoczoną w opisie zdarzenia przyszłego metodologią tj. na podstawie kosztów ponoszonych przez spółkę w związku z umową leasingu?

Zdaniem Wnioskodawcy, stosownie do art. 9 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej „updof”) opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Z kolei art. 12 ust. 1 updof stanowi, że za przychody ze stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz...