PKPiR. Wydatki na najem mieszkania w kosztach podatkowych

Jeżeli wystawiane dowody wewnętrzne potwierdzające zapłatę czynszu i opłat z tytułu najmu spełniają wymagania określone przepisami rozporządzenia MF ws. prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, to dopuszczalnym jest dokumentowanie wydatków związanych z wynajmem mieszkania dowodami wewnętrznymi. Dowód wewnętrzny musi jednak zawierać dane wskazane w § 14 ust. 1 ww. rozporządzenia, by możliwe było ujęcie takiego wydatku w kosztach prowadzonej działalności - wyjaśnił Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji indywidualnej z 12 listopada 2015 r., sygn. IPTPB1/4511-541/15-2/MM.

Z wnioskiem interpretację przepisów podatkowych zwrócił się przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność - świadczenie usług informatycznych związanych z oprogramowaniem. Świadczenie usług w branży IT wiąże się z koniecznością codziennej pracy w miejscu siedziby kontrahenta, bądź też w niektórych sytuacjach pracy zdalnej, ale wówczas z możliwością szybkiego dojazdu do kontrahenta w razie awarii lub nagłej potrzeby. W celu ograniczenia kosztów związanych z dojazdami oraz lepszego wykorzystania swojego potencjału zmuszony był więc wynająć mieszkanie w miejscowości kontrahenta.

Przedsiębiorca chciał wiedzieć, czy postąpi prawidłowo zaliczając do kosztów uzyskania przychodów (ewidencja w księdze przychodów i rozchodów) wydatek na wynajem ww. mieszkania, dokumentując go dowodem wewnętrznym, do którego załącznikiem będzie potwierdzenie zapłaty czynszu i opłat z tytułu najmu, zgodnie z zawartą umową najmu. Jego zdaniem, tak.

Koszty uzyskania przychodów

Organ podatkowy zgodził się z podatnikiem. W uzasadnieniu interpretacji przypomniał, że w myśl art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Zatem, kosztem uzyskania przychodów nie są wszystkie wydatki, ale tylko takie, które nie są wymienione w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, i których poniesienie pozostaje w związku przyczynowo-skutkowym z uzyskaniem przychodu z danego źródła, bądź też zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów. Jednakże ciężar wykazania owego związku spoczywa na osobie, która wywodzi z tego określone skutki prawne.

Kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Z oceny związku z prowadzoną działalnością winno wynikać, że poniesiony wydatek obiektywnie może się przyczynić do osiągnięcia przychodów z danego źródła.

Aby zatem wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodów winien, w myśl powołanego przepisu, spełniać łącznie następujące warunki:

• pozostawać w związku przyczynowym z przychodem lub źródłem przychodu i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu,
• nie znajdować się na liście kosztów nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,
• być właściwie udokumentowany.

Do kosztów uzyskania przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej, spełniających powyższe kryteria, nie można jednak zaliczyć wydatków osobistych osoby prowadzącej działalność gospodarczą.

DIS podkreślił, że o tym co jest celowe i potrzebne, czyli racjonalnie uzasadnione w prowadzonej działalności, decyduje podmiot prowadzący działalność gospodarczą, a nie organ podatkowy. Na podatniku spoczywa więc obowiązek wykazania, że określony wydatek spełnia ustawowe kryteria uznania go za koszt uzyskania przychodu, tj. w szczególności obowiązek wykazania związku kosztów z działalnością gospodarczą, zwłaszcza w sytuacji wystąpienia sporu w tej kwestii.

Dokumentowanie wydatków w PKPiR

Organ podatkowy wyjaśnił, że zgodnie z art. 24a ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie wykonujące działalność gospodarczą, są obowiązane prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów, z zastrzeżeniem ust. 3 i 5, albo księgi rachunkowe, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający ustalenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, w tym za okres sprawozdawczy, a także uwzględniać w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacje niezbędne do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych, zgodnie z przepisami art. 22a-22o.

Zasady i sposób prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów oraz szczegółowe wa...