Fakturowanie: Kiedy wystawiamy fakturę VAT

Faktura jest podstawowym dokumentem potwierdzającym dokonanie transakcji opodatkowanej podatkiem od towarów i usług. Posiadanie jej, co do zasady, warunkuje możliwość odliczenia podatku naliczonego w niej zawartego i tym samym pozwala na realizację zasady neutralności VAT.

Zgodnie z ustawą z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1. sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2. sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany wyżej;
3. wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany wyżej;
4. otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z odrębnymi przepisami ustawy o VAT (dotyczy to m.in. usług dostaw i dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego, świadczenia usług telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych, najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze, ochrony osób oraz mienia, stałej obsługi prawnej i biurowej).

Podatnik nie wystawia faktury w odniesieniu do sprzedaży zwolnionej przedmiotowo od podatku na podstawie przepisów ustawy o VAT (np. dostawa terenów niezabudowanych innych niż tereny budowlane, świadczenie usług pomocy społecznej, usługi transportu sanitarnego) oraz przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2013 r. w sprawie zwolnień od podatku od towarów i usług oraz warunków stosowania tych zwolnień.

Uwaga: Również podatnik zwolniony podmiotowo od podatku VAT nie jest obowiązany do wystawienia faktury. Powyższe przepisy nie oznaczają, że podatnik dokonujący ww. czynności nie ma prawa do wystawienia faktury je dokumentującej.

Wystawienie faktury na żądanie nabywcy

Na żądanie nabywcy towaru lub usługi podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1. sprzedaż, z wyjątkiem czynności, o których mowa odpowiednich przepisach ustawy o VAT (np. świadczenia usług telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych, najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze, ochrony osób oraz mienia, stałej obsługi prawnej i biurowej) oraz otrzymanie całości lub części zapłaty przed wykonaniem tych czynności, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów - jeżeli obowiązek wystawienia faktury nie wynika z zasad ogólnych, tj. gdy żądanie zostanie zgłoszone przez nabywcę pełniącego rolę konsumenta,
2. sprzedaż zwolnioną przedmiotowo z podatku VAT (na podstawie przepisów ustawy lub stosownego rozporządzenia) oraz sprzedaż dokonywaną przez podatnika korzystającego ze zwolnienia podmiotowego w podatku VAT.

Powyższy obowiązek wystawienia faktury na żądanie dokumentującej sprzedaż zwolnioną przedmiotowo od podatku nie dotyczy rolnika ryczałtowego dokonującego dostaw produktów rolnych oraz świadczącego usługi rolnicze.

Uwaga: Żądanie wystawienia faktury, aby podatnik był zobligowany do jej wystawienia, powinno być zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty.

Wystawianie faktur przez nabywcę

Faktury mogą być wystawiane przez nabywców towarów i usług, jeśli dotyczą one:

• sprzedaży (tj. dostawy towarów w kraju, świadczenia usług w kraju, eksportu towarów, wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów); w tym również, gdy jest ona dokonywana przez podatników zagranicznych na rzecz „polskich" odbiorców;

• zaliczek (i wszelkich innych płatności dokonywanych przed dostawą towarów lub świadczeniem usług) na poczet ww. czynności;

• dostawy towarów i świadczenia usług dokonywanych przez „polskiego" podatnika, w przypadku gdy miejscem świadczenia jest terytorium państwa trzeciego.

Przepisy wymagają jednak łącznego spełnienia dwóch warunków, aby możliwe było wystawianie faktur przez nabywcę:

• powinna istnieć umowa w sprawie wystawiania faktur w imieniu i na rzecz podatnika będącego dostawcą,

• w umowie powinna być określona procedura zatwierdzania poszczególnych faktur przez podatnika będącego dostawcą,

Faktury może wystawiać w imieniu i na rzecz podatnika również upoważniona przez niego osoba trzecia, w szczególności jego przedstawiciel podatkowy.

Ważne!

Faktury dokumentujące dostawę towarów dokonywaną w trybie egzekucji, z tytułu której na dłużniku ciąży obowiązek podatkowy, wystawiają w imieniu i na rzecz dłużnika:

1. organy egzekucyjne określone w ustawie z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji;
2. komornicy sądowi wykonujący czynności egzekucyjne w rozumieniu przepisów Kodeksu postępowania cywilnego.

Faktury w formie elektronicznej

Faktury można również wystawić i przesyłać w formie elektronicznej i są one traktowane na równi z fakturami w formie papierowej. Stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury. W przypadku faktur przesyłanych (udostępnianych) w formie elektronicznej podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Faktury mogą być przechowywane w dowolnej formie (również elektronicznej), niezależnie od formy w jakiej zostały wysłane do nabywcy.

Źródło: Ministerstwo Finansów