Ewidencje dla celów podatku PIT - Odrębna ewidencja dla celów ulgi IP BOX

Obowiązki podatników opodatkowanych podatkiem od dochodu z kwalifikowanych praw własności intelektualnej zostały określone w art. 30cb ust. 1 ustawy PIT. Zgodnie z tym przepisem podatnicy podlegający opodatkowaniu 5% stawką podatku są obowiązani:

1. wyodrębnić każde kwalifikowane prawo własności intelektualnej w prowadzonych księgach rachunkowych;

2. prowadzić księgi rachunkowe w sposób zapewniający ustalenie przychodów, kosztów uzyskania przychodów i dochodu (straty), przypadających na każde kwalifikowane prawo własności intelektualnej;

3. wyodrębnić koszty, o których mowa w art. 30ca ust. 4, przypadające na każde kwalifikowane prawo własności intelektualnej, w sposób zapewniający określenie kwalifikowanego dochodu;

4. dokonywać zapisów w prowadzonych księgach rachunkowych w sposób zapewniający ustalenie łącznego dochodu z kwalifikowanych praw własności intelektualnej - w przypadku gdy podatnik wykorzystuje więcej niż jedno kwalifikowane prawo własności intelektualnej, a w prowadzonych księgach rachunkowych nie jest możliwe spełnienie warunków, o których mowa w pkt 2 i 3;

5. dokonywać zapisów w prowadzonych księgach rachunkowych w sposób zapewniający ustalenie dochodu z kwalifikowanych praw własności intelektualnej w odniesieniu do tego produktu lub tej usługi albo do tych produktów lub tych usług - w przypadku gdy podatnik wykorzystuje jedno kwalifikowane prawo własności intelektualnej lub większą liczbę tych praw w produkcie lub usłudze albo w produktach lub usługach, a w prowadzonych księgach rachunkowych nie jest możliwe spełnienie warunków, o których mowa w pkt 2-4.

Dodatkowo wskażmy, iż zgodnie z art. 30cb ust. 2-3 ustawy PIT podatnicy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów wykazują informacje, o których mowa powyżej, w odrębnej ewidencji. Natomiast w przypadku gdy na podstawie ksiąg rachunkowych lub ewidencji, o której mowa w ust. 2, nie jest możliwe ustalenie dochodu (straty) z kwalifikowanych praw własności intelektualnej, podatnik jest obowiązany do zapłaty podatku zgodnie z art. 27 lub art. 30c.

Z przedstawionych regulacji wynika zatem, że podatnik chcący skorzystać z preferencyjnej stawki podatku ma obowiązek wyodrębnienia w zakresie prowadzonej działalności tych danych, które są niezbędne do ustalenia dochodu z kwalifikowanych praw własności intelektualnej.

Co ważne przepisy nie określają żadnej konkretnej formy, wskazując jedynie, że musi to odbywać się w odrębnej ewidencji. Naturalnie tego rodzaju ewidencja powinna być prowadzona w sposób wiarygodny, rzetelny i prawidłowy tak, aby możliwe było w rocznym zeznaniu podatkowym wykazanie łącznej sumy przychodów, kosztów podatkowych, dochodów, strat, dochodów podlegających opodatkowaniu stawką 5%, oraz dochodu, który nie będzie podlegał preferencyjnemu opodatkowaniu.

Bardzo istotny jest przepis wskazujący, że w sytuacji gdy taka ewidencja nie jest prowadzona w sposób prawidłowy i nie daje możliwości wyszczególnienia ww. informacji, podatnik nie ma prawa do zastosowania preferencyjnej stawki podatkowej.

Ważne

Ulga IP BOX wymaga od podatnika aby prowadził odrębną ewidencję pozwalającą na określenie przychodów, kosztów oraz dochodu z kwalifikowanych praw własności intelektualnych. W sytuacji gdy podatnik nie prowadzi tego rodzaju ewidencji bądź też ewidencja ta nie odzwierciedla tych danych nie jest możliwe korzystanie z preferencyjnej stawki podatku.

Zasady prowadzenia odrębnej ewidencji

Korzystanie z ulgi IP-BOX wymaga prowadzenia odrębnej ewidencji (co nie oznacza konieczności posiadania odrębnych ksiąg podatkowych (tj. ksiąg rachunkowych czy też odrębnej podatkowej księgi przychodów i rozchodów). Chodzi w tym przypadku o właściwe wyodrębnienie operacji gospodarczych w tychże księgach. W przypadku podatników zobowiązanych do prowadzenia ksiąg rachunkowych będzie to wymagało wydzielenia w swojej ewidencji odrębnych kont, na przykład kont analitycznych, na których prowadzona będzie ewidencja wydatków kwalifikowanych. Będzie to zatem wyodrębniona ewidencja zarówno dla kont przychodów, kosztów uzyskania przychodów, dochodów (strat) z kwalifikowanych praw, kont dotyczących środków trwałych, jak i rozrachunków.

Natomiast w odniesieniu do sytuacji podatników PIT zobowiązanych do prowadzenia KPiR warto przywołać fragment objaśnień Ministra Finansów z dnia 15 lipca 2019r., w sprawie ulgi IP BOX, gdzie czytamy, że:

„W przypadku podatników, którzy nie prowadzą ksiąg rachunkowych wymóg zapewnienia wyodrębnionej ewidencji dla projektu dotyczącego kwalifikowanego IP może być spełniony poprzez sporządzanie techniką komputerową w postaci arkusza kalkulacyjnego kumulatywnego, comiesięcznego zestawienia dokumentów, które potwierdzają poniesione wydatki dotyczące projektu kwalifikowanego IP na koniec danego miesiąca. Zestawienie kumulatywne obejmuje wydatki od początku realizacji działalności badawczo-rozwojowej prowadzącej, która zmierza do wytworzenia, rozwinięcia lub ulepszenia kwalifikowanego IP do końca danego miesiąca kalendarzowego. Zestawienie to sporządzane jest poprzez narastające ujęcie wydatków w odniesieniu do poszczególnych zadań. Należy je sporządzać w oparciu o zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki. Wersja elektroniczna powinna zostać zarchiwizowana natomiast konstrukcja arkusza kalkulacyjnego powinna umożliwiać uzyskanie danych w okresie późniejszym według stanu na koniec poszczególnych, miesięcy kalendarzowych.”

Można zatem wskazać, że w przypadku podatników prowadzących KPiR najprostszym dostępnym rozwiązaniem będzie stworzenie arkusza kalkulacyjnego zawierającego comiesięcznego zestawienie dokumentów, które potwierdzają poniesione wydatki dotyczące kwalifikowanego prawa własności intelektualnej na koniec danego miesiąca. Zestawienie takie powinno obej...